Die Ausgabe dieser Karten an die Mitarbeiter bedeutet, dass sie bestimmte Transaktionen im Auftrag des Unternehmens ausführen und später alle Belege am Ende eines jeden Monats an den Finanzvorstand übergeben können. Als Unternehmen, anstatt Barauszahlungen an jeden Mitarbeiter, Corporate Kreditkarten erweisen sich als die beste Option, da Sie nicht in den Ärger der Ausgabe von Bargeld beteiligt sein wird.
Bevor Sie jedoch Visitenkarten herausgeben, müssen Sie Vorkehrungen treffen. Ohne diese Möglichkeit besteht für einige Mitarbeiter die Möglichkeit, Geschäftsgelder zu missbrauchen . Das Risiko von unerlaubten Käufen steigt, wenn die Kreditkarten der Unternehmen in ihren Händen sind und es keine Schutzmaßnahmen gibt. Um dieses Risiko zu kontrollieren, helfen die folgenden Richtlinien:
Stellen Sie zu Beginn Erwartungen fest
Bei der Ausgabe der Karten ist es ratsam, alle Mitarbeiter darüber zu informieren und zu informieren, was von ihnen in Bezug auf die Kartennutzung erwartet wird. Sie müssen eine Richtlinie erstellen, die die Verantwortlichkeit des Karteninhabers, die Art der Ausgaben, auf denen die Karten verwendet werden sollen, und die Art der Dokumente, die für jede Ausgabe einzureichen sind, anschaulich erläutert.
Dies ist einer der Schlüsselpunkte, die jedes Unternehmen einführen sollte, um zu verhindern, wie der Karteninhaber die Karte benutzt. Ohne dies zu tun, werden Ihrem Unternehmen zusätzliche Kosten entstehen, die nie budgetiert wurden, was auf lange Sicht die Betriebskosten erhöht.
Stellen Sie sicher, dass die Kartenregeln richtig verstanden werden
Wie wir wissen, haben die meisten Angestellten keine Lesekultur. Dies bedeutet, dass wenn Sie nur Mitarbeiter Corporate Cards mit einem legalen Kleingedruckten der Regeln austeilen, ohne sie auf, wie oder was in Bezug auf Kartennutzung erwartet wird, es nicht helfen wird, da viele von ihnen die Karte ohne das Lesen der verwenden können Regeln.
Um das obige Szenario zu vermeiden, ist es gut, ein Treffen mit den Mitarbeitern zu organisieren und sie durch die Richtlinie zu führen. Danach wäre es gut, wenn sie das Verständnis der Politik schriftlich anerkennen. Dies bedeutet, dass im Falle, dass sich ein Mitarbeiter gegen die Richtlinien wendet, geeignete Maßnahmen ergriffen werden müssen.
Auf Ausgaben achten
Manchmal neigen die meisten Angestellten dazu, sich gegen die Regeln zu stellen und am Ende mehr auszugeben, als in der Richtlinie beschrieben. In diesem Sinne ist es gut, die Verwendung der Geschäftskreditkarten im Auge zu behalten. Der Chief Financial Officer sollte die Vorgesetzten in jeder Abteilung darüber informieren, dass ihnen die Aufgabe übertragen wird, die Mitarbeiter mit Karten in dieser Abteilung zu beaufsichtigen.
Dies wird in gewisser Weise den Missbrauch von Karten seitens der Angestellten minimieren. Wenn ein Mitarbeiter weiß, dass jemand die Ausgaben der Karte überwacht, befürchten sie, sich an nicht erlaubten Käufen zu beteiligen, die nicht in der Police aufgeführt sind.
Schutzmaßnahmen ergreifen
Geld ist eine wirtschaftliche Ressource, und daher ist es sehr knapp. Das heißt, wenn ein Mitarbeiter seine Kartennutzungsrechte missbraucht, wird die Last sofort von ihm auf das Unternehmen übertragen. In diesem Sinne ist es in Ordnung, wenn Sie für jede Karte Ausgabenlimits setzen.
Diejenigen in Führungspositionen könnten im Vergleich zu denen in den unteren Rängen höhere Limits erhalten. Diese Maßnahme soll das Risiko unberechtigter Transaktionen verringern. Das festgelegte Ausgabenlimit sollte niemals überschritten werden und sollte in der Richtlinie angegeben werden. Wenn ein Mitarbeiter das Limit überschreitet, muss der zusätzliche Betrag von seiner Lohnsumme zuzüglich einer Strafe abgezogen werden.
Führe immer einen Jahresrückblick durch
Das Kreditkartenprogramm der Firma muss Jahr für Jahr überprüft werden. Dies liegt daran, dass bestimmte Mitarbeiter möglicherweise von einer Abteilung zur anderen gewechselt sind und da jede Abteilung eine bestimmte Ausgabengrenze hat, ist eine jährliche Überprüfung des Programms erforderlich.
Auf diese Weise können die Abteilungsleiter auch neue Ausgabenlimits in Übereinstimmung mit den Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters erlassen. Wenn ein Mitarbeiter in einer Abteilung arbeitet, die keine Firmenkreditkarte mehr benötigt, kann er aus dem Programm entfernt werden.
Steigern Sie die Effizienz durch Follow Ups
Es ist gut für Sie, wenn jemand, der nicht zu Ihrer Firma gehört oder kein Karteninhaber ist, Zusammenfassungen von Transaktionen im Auftrag des Unternehmens zu machen und diese Ihnen am Ende eines jeden Monats vorzulegen. Der Hauptzweck dieser benannten Person wird darin bestehen, die Namen der Mitarbeiter aufzulisten, die keine rechtzeitigen Erklärungen und Erklärungen zu ihrer Kartennutzung abgegeben haben.
Dies ist eine einfache Möglichkeit für Sie zu überwachen, welche Mitarbeiter die Kartenrichtlinien einhalten und welche nicht. Nach einer bestimmten Zeit, können Sie eine Peitsche gegen diejenigen ewigen Karteninhaber knacken, die immer gegen die Richtlinien gehen, indem Sie die Karten von ihnen vorübergehend oder sogar dauerhaft wegnehmen.
Bewerten Sie die Ausreißer
Denken Sie daran, dass eine von einem Mitarbeiter ausgestellte Firmenkarte nur für bestimmte Gegenstände verwendet werden sollte, die für das Unternehmen nützlich sind, und niemals für den Kauf persönlicher Gegenstände verwendet werden sollte, außer im Notfall. Daher müssen alle Ausgaben, die jeder Mitarbeiter am Ende eines jeden Monats auf der Karte verwendet, überwacht werden.
Wenn ein oder mehrere Mitarbeiter die Karte für persönliche Gegenstände verwenden, sollte eine gründliche Untersuchung durchgeführt werden, um festzustellen, ob es sich um einen Notfall handelt oder nicht. Wenn es sich nicht um einen Notfall handelte, sollten Disziplinarmaßnahmen gegen den Karteninhaber ergriffen werden. Umgekehrt müssen, wenn es sich um einen Notfall handelt, die angefallenen Kosten vom Lohn des Karteninhabers abgezogen werden, ohne dass gegen sie disziplinarische Maßnahmen ergriffen werden.
Teilen Sie das Risiko auf
Ihre Firmenkartenrichtlinie sollte sicherstellen, dass der Mitarbeiterbenutzer auf eigenes Risiko persönlich für alle Kreditkartenbilanzen verantwortlich ist. Mit einer solchen Politik muss das Unternehmen die Gelder an die einzelnen Karteninhaber nur in Höhe der genehmigten Ausgaben zurückzahlen.
Dies bezeichnen wir als Risikoteilung zwischen Unternehmen und Mitarbeitern. Dies ist eine gute Möglichkeit, mit Angestellten umzugehen, die dazu neigen, ihre persönlichen Sachen mit der Karte zu kaufen, da sie nur einen Betrag erhalten, der nur mit den genehmigten Ausgaben übereinstimmt.