In den meisten Staaten sind die meisten Verbraucherbeschwerden, Provisionsstrafen und die Aussetzungen und Widerrufe von Lizenzen mit dem Immobilienmanagement verbunden . Es ist nicht so, dass diese Lizenznehmer, die das Property Management machen, dumm sind.
Es ist ein sehr transaktionsintensives Geschäft. Während ein durchschnittlicher Agent mit einem Kaufvertrag und zugehörigen Dokumenten jährlich ein Dutzend Verkaufstransaktionen durchführen könnte, könnte der durchschnittliche Immobilienverwalter hunderte kleinere Transaktionen durchführen.
Die Tatsache, dass sie kleiner sind, macht diese Transaktionen nicht weniger wichtig und reduziert nicht das Risiko, das damit verbunden ist. Als Immobilienverwalter verpflichten Sie sich mit einem Eigentümer, ihre Immobilien zu vermarkten und zu vermieten, die Mieten einzusammeln und sie an den Eigentümer zu überweisen und die Immobilie von der Wartung bis zur Durchsetzung der Mieterregeln zu verwalten.
Dabei handeln Sie mit Eigentümern, Mietern, Reparaturunternehmen, Werbemitteln, Auftragnehmern und anderen. Jede einzelne dieser Transaktionen birgt ein gewisses Risiko für Ihr Unternehmen. Es ist nicht unbedingt eine Menge Risiko in jedem Fall, aber es ist kumulativ.
Die finanziellen Funktionen sind bei weitem die wahrscheinlichsten Probleme für den Broker.
Finanzfunktionen beinhalten:
- Die Marketing- und Finanzfunktion erfordert Aufzeichnungen über Ausgaben und Einnahmen sowie Steuerunterlagen, Werbebücher und vieles mehr.
- Mieterverwaltung beinhaltet Aufzeichnungen über alle ihre Anfragen, Mietzahlungshistorie und Regelverletzungen, und
- Anlagenwartung und -reparaturen erfordern Wartungspläne, Reparaturaufzeichnungen für die Garantie sowie Mitarbeiter- und Subunternehmer-Personalakten.
Die Komponente Risikomanagement ist natürlich sehr wichtig. Eine große Katastrophe kann das Überleben der Immobilie wirtschaftlich gefährden. Die aufbewahrten Aufzeichnungen sind ein Teil davon, da jegliche rechtliche Schritte anderer Personen vereitelt werden können, wenn es detaillierte Aufzeichnungen gibt, die ihre Ansprüche widerlegen.
Ein Teil des Risikomanagements ist die Bestimmung des Risikos gegenüber der Belohnung. Ein gutes Beispiel ist ein Whirlpool oder ein Swimmingpool auf dem Grundstück. Der Immobilienverwalter und -eigentümer muss den Wert des Pools mit den entstandenen Risiken abgleichen. Wenn ein solches Risiko festgestellt wird, gibt es drei Möglichkeiten, wie es behandelt werden kann:
1. Vermeidung - Es kann die Entscheidung getroffen werden, den Whirlpool oder den Pool zu entfernen, da das zusätzliche Mieteinkommen die Kosten der Versicherung oder die damit verbundenen Risiken nicht wert ist.
2. Steuerung - Wenn der Whirlpool beibehalten wird, wird möglicherweise ein codiertes Schloss und ein Zaun installiert, um kleinere Kinder fernzuhalten.
3. Risikotransfer - Der am weitesten verbreitete Umgang mit Risiken ist der Abschluss einer Versicherung, um das Risiko auf den Versicherer zu übertragen.
Der erfolgreiche Property Manager wird Probleme planen, ausgezeichnete Dateien und Aufzeichnungen für jede Aktivität aufbewahren und diese Funktionen kontinuierlich bewerten, um festzustellen, ob Änderungen erforderlich sind.
Dokumente und E-Mail
In vielen Staaten müssen Sie nur Transaktionsdatensätze für sechs Jahre aufbewahren.
Es ist jedoch ratsam, sie länger zu halten, besonders wenn Sie dies in elektronischer Form tun dürfen. Sie können darauf wetten, dass, wenn eine der Parteien einen Anspruch hat, jemand, der Sie vor sechs Jahren und vor zehn Tagen verklagen will, immer noch ihre Dokumentenkopien hat. Es ist viel schwieriger, Ihren Fall vorzubringen, wenn Sie Ihre Kopien bereits vernichtet haben.
Wenn es um E-Mails geht, kann jede Gerichtsmaßnahme, die einen staatlich garantierten Kredit (so ziemlich alle unsere Wohnangebote) beinhaltet, Sie dazu zwingen, E-Mails bezüglich der Transaktion und Kommunikation mit Ihrem Kunden / Kunden zu erstellen. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten und Software-Produkte, um verwandte E-Mails zu speichern, aber lesen Sie hier einige Artikel über Evernote, eine Lösung aus vielen Gründen. So behandeln Sie E-Mails mit Evernote und Ihren Gmail-Archiven.
Passen Sie es an Ihre E-Mail-Lösung an.
- Richten Sie in Gmail die automatische Weiterleitung jeder E-Mail an oder von Ihrem Kunden / Kunden ein.
- Sie gehen in ein Notizbuch in Evernote für die Transaktion.
- Einige Wochen nach dem Schließen können Sie alle diese E-Mails in Evernote abrufen und in chronologischer Reihenfolge in eine PDF-Datei drucken.
Da PDF-Dateien durchsuchbar sind, können Sie schnell beliebige E-Mails abrufen, die jemand mit Keywords wünscht. Es funktioniert ganz gut.