Viele Hotels haben sich auf Online-Hotel-RFP-Websites (Request for Proposals) wie Conventionplanit.com und sabrehotelrfp.com verlassen, um ihre Meeting- und Konferenzservicefähigkeiten zu bewerben. Sie haben auch ihre eigenen Online-RFP-Formulare entwickelt.
Viele Planer zögern jedoch, ihre Hotel-Ausschreibungen über Suchmaschinen von Drittanbietern zu senden. Viele Planer ziehen es vor, ihre Anfragen für Hotelangebote direkt an das Hotel und die Konferenzzentren zu richten.
Welche Informationen sind in einem Hotel RFP enthalten?
Ein großartiges Werkzeug, um Planern zu helfen, ihre eigenen Formulare für Hotelgebote und andere Eventbedürfnisse zu entwickeln, ist die Veranstaltung akzeptierte Praktiken, die Werkzeuge vom Convention Industry Council austauschen .
Grundlegende Elemente für eine Hotel-Ausschreibung sollten Folgendes umfassen:
- Grundlegende Kontaktdaten des Anfragenden (Name, Titel, Organisation, Adresse, Telefon, E-Mail usw.)
- Ereignisdaten (mindestens zwei verschiedene Optionen angeben)
- Zimmerblöcke benötigt (Daten und Anzahl der Gästezimmer)
- Besprechungsraumanfragen (Termine, Raumgrößen, Mengen)
- Anforderungen an Speisen und Getränke
- Zugänglichkeitsanforderungen
- Versand- und Empfangsbedingungen
- andere wichtige Informationen
Nutzen von RFP-Tools
Darüber hinaus stellt die Global Business Travel Association (GBTA) ihren Mitgliedern ein umfangreiches RFP-Tool zur Verfügung, das Eventplaner gerne in Erwägung ziehen.
Zu den Elementen der RFP des GBTA Hotels gehören:
- Informationen zur Hoteleinrichtung im Überblick
- RFP Requester Übersichtsinformationen
- Gästezimmer Vertragsdetails
- Größe des gesamten Tagungsraums eines Hotels
- Gesamtzahl der Konferenzräume
- Größe des größten Ballsaals oder Tagungsraums eines Hotels
- Deckenhöhe für größten Ballsaal oder Konferenzraum
- Hat das Hotel einen festen Sitzungssaal?
- Wie viele Personen wird der Sitzungssaal aufnehmen?
- Verfügt das Hotel über Ausstellungsfläche?
- Wie groß ist der Ausstellungsraum?
- Wie groß ist die Entfernung zum Kongresszentrum?
- Wie lautet der Name des Kongresszentrums?
- Wie hoch ist der Steueranteil für Lebensmittel und Getränke?
- Was ist die Bankett-Servicegebühr?
- Sind die Bankettgebühren zu versteuern?
- Bietet das Hotel audiovisuelle (A / V) Dienstleistungen an?
- Wird das Hotel einen Rabatt auf In-House-A / V-Services bieten?
- Wird das Hotel Kunden erlauben, externe A / V-Anbieter einzubinden?
- Wie viele Tagungsräume enthalten kabelloses Highspeed-Internet?
- Wie können Besprechungsräume Videokonferenzen enthalten?
- Gibt es eine Gebühr für die Nutzung eigener A / V-Anbieter?
- Akzeptiert das Hotel "Meeting-Karten" für Unternehmen?
- Bietet das Hotel Tagungspauschalen an?
Darüber hinaus wäre es hilfreich, die Art der Veranstaltung, die Sie veranstalten, mit den Hotelverkäufen zu teilen. Dadurch erhalten Sie Einblick in die Ziele Ihres Meetings.
Die gute Nachricht über die Zusammenarbeit mit Hotels ist, dass die meisten ziemlich Erfahrung darin haben sollten, ähnliche Veranstaltungen zusammen zu stellen, und ein großartiger Vertriebs- oder Catering-Manager wird Ihnen mehr Informationen darüber geben können, wie Eventplaner ihre Ziele erreichen können.