Erfolgreiche Geschäftsdatensicherung

So schützen Sie Ihre kritischen Geschäftsdaten

Datensicherung ist entscheidend für den Schutz der Kontinuität Ihres Unternehmens . Wenn sich Ihr einziges Backup auf einem einzelnen Desktop- / Laptop-Computer oder mobilen Gerät befindet und es verloren geht oder gestohlen wird, sind Ihre Geschäftsdaten verloren. Und Papierkopien von Geschäftsdaten sind kein angemessener Datenschutz; Was ist, wenn Ihre Geschäftsräume zu Boden gehen oder schwere Überschwemmungen auftreten? Wieder einmal könnten die Daten, die Sie für Ihr Geschäft benötigen, unwiederbringlich verloren sein.

Datenverlust

Um Paul Simon zu paraphrasieren, gibt es 50 Möglichkeiten, Ihre Daten zu verlieren:

Ein Datensicherungsregime ist ein Muss

Für einen angemessenen Datenschutz müssen Sie ein Datensicherungssystem einrichten, das die folgenden drei Schritte ausführt:

Die Grundregel für den Schutz von Geschäftsdaten ist, dass, wenn der Verlust von Daten die Geschäftsabwicklung beeinträchtigt, dies gesichert wird.

Desktop-Softwareprogramme können bei Bedarf neu installiert werden. Die Wiederherstellung der Details von Transaktionen oder Geschäftskorrespondenz ist jedoch unmöglich, wenn diese Dateien verloren gehen oder irreparabel beschädigt werden.

Datenarchiv vs Datensicherung

Sicherungen sind normalerweise periodische Kurzzeitbilder von Daten für Disaster Recovery-Zwecke.

Archivieren bezieht sich im Allgemeinen auf die Langzeitspeicherung von Daten, die nicht mehr regelmäßig verwendet werden, aber bei Bedarf wiederhergestellt werden können (z. B. ein fertiges Projekt oder Daten von einem früheren Client).

Sichern Sie kritische Geschäftsdaten

Es gibt zwei Schritte zur erfolgreichen Datensicherung.

Was muss in einer Datensicherung sein?

Alle Dateien, die Sie erstellt und / oder geändert haben, sollten regelmäßig gesichert werden. Für viele Unternehmen umfasst dies alles von Buchhaltung Dateien über E-Mail.

Immer mehr Geschäftsanwendungen sind über die Cloud verfügbar. Wenn Sie jedoch Desktop-Anwendungen (ohne Browser) verwenden, können diese von einem Medium neu installiert oder heruntergeladen werden. Sie müssen daher nicht gesichert werden.

Cloud-Speicher

Durch den Einsatz von Online-Backup-Services können Sie Ihre Daten einfach sichern. Dies ist nur einer der Gründe, warum Cloud Computing ideal für kleine Unternehmen ist . Cloud-Dienste sind jedoch immer noch anfällig für Datenverluste durch Hackerangriffe oder Sabotage von Mitarbeitern (siehe den jüngsten Fall des American College of Education in Indianapolis, der nach der Entlassung eines IT-Mitarbeiters entdeckte, dass er vor dem Verlassen die administrativen Passwörter auf Online umgestellt hatte) Konten, die verhindern, dass die Hochschule auf ihre Daten zugreifen kann).

Es ist keine schlechte Idee, gelegentlich lokale Backups von Cloud-Daten zu machen.

Lokale Datensicherungen

Wenn Sie Ihre Daten lokal speichern (z. B. wenn Sie keinen Cloud-Speicher verwenden), können Sie Ihre Backups vereinfachen, indem Sie alle Dateien auf einem einzigen Laufwerk auf Ihrem Computer archivieren. Angenommen, Sie müssen Buchhaltungsdateien, Textverarbeitungsdokumente, Tabellen, Fotos und E-Mails sichern. Wenn Sie Simply Accounting, Microsoft Office (einschließlich Outlook) und Paintshop Pro auf einem separaten Laufwerk oder in einem separaten Ordner verwenden, können Sie alle Dateien, die Sie mit diesen Programmen erstellt oder geändert haben, einfacher archivieren. Alles, was Sie tun müssen, ist die Festplatte oder den Ordner zu sichern.

Sobald Sie die kritischen Daten ausgewählt haben, die archiviert werden sollen, ist es einfach, ein Backup-Programm zu installieren und zu verwenden, um Ihre Geschäftsdaten regelmäßig zu archivieren.

Die nächtliche Sicherung Ihrer Daten wird empfohlen. Es gibt viele Backup-Softwareprogramme, mit denen Sie einen Zeitplan festlegen können, der Ihre Daten automatisch sichert. Backup-Software, die auch Dateien zippt und verschlüsselt, spart Speicherplatz und erhöht die Datensicherheit.

Bewahren Sie Ihre Datensicherungen nur dann vor Ort auf, wenn sie in einem feuerfesten, unzerstörbaren Safe aufbewahrt werden. Wenn Sie in ein Bandlaufwerk oder eine externe Festplatte investieren und einen regelmäßigen Zeitplan für die Datensicherung genau einhalten, hilft das nicht, wenn sich alle Ihre Datensicherungskopien an einem Ort befinden und dieser Ort von einer Katastrophe betroffen ist. Um wirklich sicher zu sein, sollten Ihre Backups extern gespeichert werden. (Cloud-Backup beseitigt diese Bedenken nicht vollständig, ist aber sicherlich besser als viele physische Speicherorte.)

Einige Unternehmen behalten ihre Datensicherungen in Sicherheitsboxen bei Banken. (Die Gebühr für eine Sicherheitsbox ist steuerlich absetzbar, wenn Sie weitere Anreize benötigen.) Andere Inhaber kleiner Unternehmen halten mehrere Datensicherungskopien ihrer Aufzeichnungen in den Häusern von verschiedenen Freunden oder Familienmitgliedern. Es spielt keine Rolle, wo Sie diese aufbewahren möchten, solange die für die Datensicherung außerhalb der Site ausgewählte Site sicher ist und Sie regelmäßig darauf zugreifen können.

Sicherungsgeräte

Online-Backup-Dienste

Für die ultimative Sicherheit sollten Sie starke Kennwörter verwenden, sie regelmäßig ändern und sicherstellen, dass die gesicherten Dateien verschlüsselt sind (da Cloud-Speicher gemeinsam genutzt werden, verschlüsseln Cloud-Anbieter normalerweise Benutzerdaten).

USB (Daumen) Laufwerke

USB-Sticks nehmen ständig an Kapazität zu und sind ideal für schnelle Datensicherungen. Obwohl sie nicht über die Kapazität externer Festplatten verfügen, verfügen sie über hohe Datenübertragungsraten und sind sehr portabel. Sie können einfach Daten auf ein USB-Laufwerk sichern und es aus dem Off nehmen. Da sie keine beweglichen Teile haben, sind USB-Laufwerke sehr zuverlässig.

Externe Festplatten

Für kleine Unternehmen ist der Kauf und die Verwendung einer externen Festplatte für Datensicherungen die empfohlene Methode. Externe Festplatten sind im Vergleich zu Bandlaufwerkssystemen kostengünstig. Sie sind auch einfach zu bedienen; Schließen Sie die Festplatte einfach an den USB-Port Ihres Computers an. Die meisten externen Festplatten werden mit Backup-Software geliefert.

LAN-Speicher (Local Area Network)

Wenn Sie ein lokales Netzwerk (LAN) haben, können Sie auch Dateien auf einem anderen Computer oder Server sichern. Wenn sich die Backup-Maschine jedoch am gleichen Ort befindet, kann sie durch Diebstahl oder durch Feuer oder Überschwemmung beschädigt werden. Um einen Diebstahl zu verhindern, kann ein Server in einem verschlossenen Käfig, Schrank oder Schrank installiert werden.

Bandspeicher

Wenn Sie große Datenmengen zum Sichern haben (oder regelmäßig vollständige Datenarchive für die Langzeitspeicherung erstellen und aufbewahren möchten), sind Bandsicherungen die beste Option. Sie sind sehr zuverlässig und können große Datenmengen speichern.

Sichern Sie es oder riskieren Sie es zu verlieren

Gehen Sie nicht das Risiko ein, Ihre Geschäftsdaten zu verlieren. Die beste Verteidigung gegen eine solche Katastrophe ist ein angemessener Datenschutz. Durch die Erstellung eines Sicherungssystems, das die regelmäßige und ordnungsgemäße Archivierung und Sicherung Ihrer Geschäftsdaten umfasst, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, bei jedem Sturm zu bestehen und weiterzumachen. Denken Sie daran - Sie können nie zu viele Datensicherungen haben!