Es ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Veranstaltung
Was ist eine Veranstaltungsbestellung (BEO)?
Fast jedes größere Ereignis, das in einem Hotel oder einer besonderen Veranstaltungseinrichtung geplant wird, erfordert eine Veranstaltungsbestellung oder BEO, bei der es sich um einen Vertrag handelt, der jedes Detail der Veranstaltung umreißt. Wenn Sie ein Veranstaltungsplaner sind, sollten Sie sich mit BEOs vertraut machen, damit Sie sicherstellen können, dass alle Details korrekt erfasst werden.
Die Vereinbarung wird häufig auf einem Formular beschrieben, in dem die Auswahl für Speisen und Getränke, Audio / Video, Raumeinrichtung, einschließlich Tischdekoration, Personalbedarf und alle anderen Elemente im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltung aufgeführt wird. In der BEO ist eine Liste der Kosten enthalten, die Sie bezahlen müssen.
Die Vereinbarung enthält höchstwahrscheinlich "Blöcke" von Informationen in den Unterüberschriften, wie Kontaktinformationen, Zeitplan, Speisen- und Getränkearrangements, Raumeinrichtung, audiovisuelle Medien, Geschäftsbedingungen und die Unterschriftsblöcke.
Die Bankett-Veranstaltungsbestellung lesen
Während es offensichtlich ist, dass Sie das BEO lesen und den Bedingungen zustimmen müssen, die in der Vereinbarung umrissen werden, vergewissern Sie sich auch, um das Kleingedruckte zu lesen.
Stellen Sie sicher, dass Sie vollständig darüber informiert sind, was Sie zustimmen, einschließlich aller Kosten.
Überprüfen Sie, dass das Folgende im allgemeinen Abschnitt des BEO beschrieben ist:
- Informationen vor Ort, einschließlich einer Handynummer
- Nutzung des Platzes für den Tag der Veranstaltung (überprüfen Sie, ob die genannten Räume die Orte sind, die Sie tatsächlich besucht haben)
- Legen Sie Start-, End- und Endzeiten für das Ereignis fest
- Die Gesamtzahl der erwarteten Gäste
Speisen und Getränke Arrangements
Ein Teil des BEO wird den Speisen und Getränken gewidmet sein. Sie möchten sicherstellen, dass die folgenden Informationen in diesem Abschnitt aufgeführt sind:
- Die gesamte Speisekarte , einschließlich aller Kurse
- Jeder Artikel an einem Buffet und wie jede Station im Raum aufgestellt und positioniert wird
- Wie der Veranstaltungsort die Bedürfnisse von Gästen mit besonderen Ernährungsbedürfnissen (wie glutenfreie oder vegetarische Ernährung) berücksichtigt
- Servicezeiten
- Spezielle Dienstleistungen wie Wein und Mineralwasser auf den Tischen
- Eine Aufschlüsselung aller Lebensmittelpreise
- Detaillierte Liste von Alkohol, Marken von Alkohol und Bier an der Bar erhältlich
Zimmereinrichtung
Das BEO sollte den gesamten Raumaufbau genau umreißen. Es enthält:
- Platzierung von Tabellen
- Die Anzahl der Plätze pro Tisch
- Platzierung von Essensstationen
- Ort der Unterhaltung (und ggf. Angaben zur Unterbringung von Animatoren, einschließlich Aufbewahrung von Ausrüstung, Zugang zu Speisen und Getränken, Platzwechsel usw.)
- Lage der Bar / en
Einige BEOs können sogar ein Diagramm des eingerichteten Raums enthalten.
Audio Visual und Outside Vendors
Audiovisuelle Arrangements erscheinen manchmal auf einem BEO, aber da viele Veranstaltungsorte A / V-Dienste an einen Dritten vergeben, kann es durchaus einen separaten Vertrag geben.
Wenn es in der BEO enthalten ist, stellen Sie sicher, dass alle Details abgeschlossen sind, bevor Sie den Vertrag unterzeichnen .
Geschäftsbedingungen
Alle Verträge, einschließlich BEOs, haben Bedingungen, an die Sie sich halten müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Bedingungen kennen, bevor Sie das Dokument signieren. Zum Beispiel, was sind die Bedingungen der Vereinbarung im Falle einer Stornierung? Wie werden Streitigkeiten beigelegt, wenn beispielsweise ein Gast rutscht und fällt?
Es ist wichtig, dass Sie dem Facility Manager Fragen stellen und die Details mit Ihrem Kunden bestätigen, bevor Sie ihn unterzeichnen. Sobald Sie die BEO unterzeichnet haben, ist dies ein verbindlicher Vertrag.