Steuern, Verträge mit Auftragnehmern, Sicherungseinbehalte
Viele Kleinunternehmer bevorzugen es, mit unabhängigen Auftragnehmern zu arbeiten, anstatt Mitarbeiter einzustellen. Vorteile für die Einstellung von unabhängigen Auftragnehmern umfassen:
- Flexibilität bei der Möglichkeit, die geleisteten Stunden zu variieren oder nach Projekt zu bezahlen und nicht zu bezahlen, wenn keine Arbeit zur Verfügung steht.
- Auslagerung von nicht essentiellen Aufgaben wie IT und Wartung, so dass Sie keine neue Abteilung in Ihrem Unternehmen einrichten müssen.
- In der Lage zu sein, die Beziehung ohne den Papierkram und mögliche Probleme, die mit der Entlassung eines Angestellten gehen, leicht zu beenden.
- Sie müssen keine FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) in Bezug auf Steuern, Leistungen und Vereinbarungen zahlen. Aber Sie müssen immer noch einen Vertrag (keinen Arbeitsvertrag) haben und es gibt noch Papiere, die Sie ausfüllen müssen und Steuern, die zugeteilt werden müssen.
- Weniger Einstellungskram, weniger Berichte und Zahlungen an die IRS.
Aber, als der anstellende Arbeitgeber, gibt es noch einige Dinge, die Sie tun müssen, um diesen unabhängigen Auftragnehmer anzustellen und anzufangen, diese Person zu bezahlen.
01 - Was ist ein unabhängiger Auftragnehmer?
Ein perfektes Beispiel für einen unabhängigen Unternehmer ist ein Reinigungsservice. Der Service kommt in Ihr Büro, um zu arbeiten, aber die Reinigungsdienstarbeiter sind keine Mitarbeiter Ihres Unternehmens.
Unabhängige Unternehmer gelten als Unternehmer. Sie melden Einkommen aus ihren persönlichen Steuererklärungen und können Betriebsausgaben abziehen.
02 - Stellen Sie sicher, dass der Arbeitnehmer ein unabhängiger Auftragnehmer und kein Arbeitnehmer ist
Die IRS ermittelt den Status der Mitarbeiter von Fall zu Fall und untersucht verschiedene Faktoren - einschließlich des Verhaltens, der Finanzen und der Kontrolle - um den Status zu bestimmen. Wenn Sie über den Status von Menschen, die für Ihr Unternehmen arbeiten, unklar sind, können Sie eine Bestimmung von der IRS.
Die falsche Klassifizierung eines neuen Arbeiters als unabhängiger Auftragnehmer kann Steuerverbindlichkeiten, Bußgelder und Strafen für Ihr Unternehmen verursachen. Stellen Sie daher sicher, dass der von Ihnen eingestellte Mitarbeiter ein unabhängiger Auftragnehmer und kein Angestellter ist. Dieser Artikel erklärt den Unterschied.
03 - Formular W-9 für unabhängige Auftragnehmer
Das W-9 Formular dient dem gleichen Zweck wie ein W-4 Formular für neu eingestellte Mitarbeiter.
Wenn ein Vertragsarbeiter keine Steueridentifikationsnummer in der Akte hat, kann er von seinen Zahlungen zurückgehalten werden (als Sicherungseinbehaltung bezeichnet).
04 - New Hire Papierkram für einen unabhängigen Auftragnehmer
(1) A) Formular W-9 (ähnlich einem Formular W-4 für Arbeitnehmer) zur Angabe einer Steueridentifikationsnummer ,
(2) eine Kopie des Lebenslaufs oder der beruflichen Qualifikationen der Person zu Ihrem eigenen Schutz und zur Überprüfung im Falle einer Prüfung, und
(3) eine Kopie des Vertrags. Selbst die einfachste IC-Beziehung sollte einen Vertrag haben.
05 - Check Credentials vor der Einstellung eines unabhängigen Auftragnehmers
Führen Sie eine Hintergrundprüfung für alle potenziellen Auftragnehmer durch, genau wie Sie vor der Einstellung von Mitarbeitern prüfen.
Wenn der unabhängige Auftragnehmer als Unternehmen organisiert ist, sollten Sie mit dem Better Business Bureau eine Überprüfung vornehmen, um sicherzustellen, dass keine Beschwerden gegen dieses Geschäft eingereicht wurden.
Vergessen Sie nicht die bewährte Web-Suche, einschließlich Bewertungen des Geschäfts.
06 - Zahlung eines unabhängigen Auftragnehmers
07 - Unabhängige Unternehmer und Lohnsteuer
Für jeden unabhängigen Unternehmer, den Sie im Laufe des Jahres 600 USD oder mehr bezahlt haben, müssen Sie den Gesamtbetrag, der auf dem Formular 1099-MISC bezahlt wurde, angeben und dem Auftragnehmer eine Kopie dieses Formulars für seine Einkommenssteuern geben.
Der 1099-MISC muss dem Auftragnehmer spätestens am letzten Tag des Januars des folgenden Jahres ausgehändigt werden, und bis Ende Februar muss ein Formular 1096 mit Kopien der 1099-Formulare an die Sozialversicherungsverwaltung geschickt werden.
08 - Einbehaltung von Einkommenssteuern von einem unabhängigen Auftragnehmer
Sie als Unternehmer und Zahler müssen Steuern auf Zahlungen an einen unabhängigen Unternehmer einbehalten, wenn
- Der Steuerzahler hat Ihnen keine Steueridentifikationsnummer (Sozialversicherungsnummer, Arbeitgeber-ID-Nummer oder individuelle Steuerzahler-ID-Nummer) gegeben.
- Das IRS hat Sie darüber informiert, dass die Steuerzahler-ID falsch ist
- Der IRS hat Ihnen mitgeteilt, dass der Steuerpflichtige in früheren Jahren nicht alle Zins- oder Dividendenerträge gemeldet hat
09 - Erstellen eines Vertrags für einen unabhängigen Auftragnehmer
Wenn der Auftragnehmer geistiges Eigentum schafft, sollte das Eigentum an diesem Eigentum deutlich gemacht werden. Schließlich möchten Sie vielleicht, dass der Auftragnehmer ein Wettbewerbsverbot unterzeichnet.