Beantworten Sie Ihr Telefon mit einer richtigen Business-Telefon-Begrüßung.
Zum Beispiel beim Beantworten des Telefons sagen etwas wie "Cypress Technologies. Susan sprechen. Wie kann ich Ihnen helfen?" Dadurch kann der Anrufer nicht nur wissen, dass er ein Geschäft erreicht hat, sondern auch die Verantwortung für die Beantwortung der Frage übernehmen und so Zeit bei Sondierungsfragen wie "Ist das Cypress Technologies?" Und "Leerlauf-Chat" sparen .
Denken und priorisieren, während Sie sprechen.
Ist der Anruf am besten sofort oder später erledigt? Viele der Anrufe erhalten Unternehmen sind schnelle Anfragen, die leicht beantwortet werden, wie zum Beispiel: "Wie spät bist du offen?" Aber andere beinhalten komplexere und zeitraubende Antworten. Wenn das der Fall ist, sagen Sie dem Anrufer dies und fragen Sie, wann es angebracht wäre, sie zurückzurufen, um darüber zu diskutieren.
Verwenden Sie Paraphrasieren und Zusammenfassen, um Anrufe auf der Spur zu halten.
Wenn Sie mit jemandem am Telefon sprechen, der zu plaudern oder von dem Punkt abzuweichen scheint, sagen Sie etwas wie: "Also, was ich Sie sagen hören ist ..." oder "So sind die Schlüsselpunkte ..." oder "Ist (Zusammenfassung einfügen) eine faire Zusammenfassung dessen, was du gesagt hast?" Es ist schwer, mit jemandem zu plaudern, der sich weigert zu plaudern.
Schließen Sie jeden Anruf mit einer Zusammenfassung der Aktion Sie und der Anrufer haben Einverstanden
Während dies in den meisten Fällen nur Sekunden dauert, kann es Ihnen viel Zeit ersparen, indem Fehler vermieden werden und die Notwendigkeit einer Doppelprüfung besteht. Zum Beispiel könnten Sie nach einem Gespräch, bei dem Sie ein Treffen mit einem Kunden vereinbart haben, sagen: "Gut.
Ich werde mich morgen um 10.00 Uhr in Ihrem Büro in (Ort einfügen) treffen und wir werden die Proben gemeinsam besprechen. "
Halten Sie eine Nachricht Pad von den Telefonen, so können Sie Details während des Anrufs Jot.
Dies ist nicht nur eine gute Zeitverwaltung zu der Zeit, so dass Sie sich auf den Anruf konzentrieren können, sondern auch eine Hilfe zur Zeitverwaltung, wenn Sie die Details einer bestimmten Konversation finden und / oder überprüfen müssen.
Geben Sie Ihren Kunden und Kunden die E-Mail-Option
Viele von ihnen werden E-Mail verwenden, um Sie zu kontaktieren, anstatt zu telefonieren, wenn sie wissen, was Ihre E-Mail-Adresse ist. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens auf Ihren Visitenkarten und auf Ihrer Website sichtbar ist, wenn Sie eine haben. Wenn Sie ihre E-Mail-Adressen haben, senden Sie eine E-Mail an Ihre derzeitigen Kunden und Kunden, erwähnen Sie die E-Mail-Option und präsentieren Sie sie als eine Möglichkeit, die Kommunikation zu verbessern.
Verwenden Sie Technologie, um die Zeit zu verwalten, die Sie ausgeben, um das Telefon zu beantworten
Ihr Unternehmen sollte mindestens einen Anrufbeantworter und eine Mailbox haben. Richten Sie diese mit geeigneten Business-Skripts ein und verwenden Sie diese, um das Telefon für Sie zu beantworten, wenn Sie nicht im Büro sind oder an etwas Ununterbrochenem arbeiten müssen. Planen Sie dann eine Zeit, um diese Telefonnachrichten jeden Tag zu beantworten. In Sachen Zeitmanagement gewinnen Sie wertvolle Zeit, indem Sie Telefonanrufe zusammenfassen.
Wenn Sie ein Home-Based-Geschäft betreiben, erhalten Sie ein separates Geschäftstelefon oder eine separate Leitung
Sie benötigen ein zweites "Business-Only" -Telefon mit einem eigenen Anrufbeantworter und / oder Voicemail. Das ist nicht nur professioneller, aber es wird Ihnen auch die Zeit sparen, die es dauert, durch Nachrichten zu waten und festzustellen, welche geschäftsrelevant sind.
Es ist immer am besten, wenn eine Person das Telefon beantwortet
Wenn eine Maschine abgeholt wird oder schlimmer, ist ein automatisiertes Interactive Voice Response (IVR) -System eine echte Abschaltung, die Ihr Geschäft kostet, wenn die Leute sich nicht die Mühe machen, Nachrichten zu hinterlassen oder zurückzurufen. Wenn das Beantworten von eingehenden Anrufen zu viel Zeit in Anspruch nimmt, sollten Sie eine Rezeptionistin oder einen professionellen Anrufbeantworter beauftragen, um den Anruf entgegenzunehmen. Die Kosten für jemand anderen tun dies möglicherweise mehr als ausgeglichen durch die Steigerung Ihrer Produktivität und bessere Verkäufe .
Halten Sie ein schriftliches Skript von häufig gestellten Fragen, die von Ihrem Telefon gestellt werden.
Es spart Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zeit, wenn sie nicht nach Antworten suchen müssen oder überlegen müssen, wie sie eine bestimmte Anfrage beantworten sollen, wenn sie ans Telefon gehen.
Telefontipps Zusammenfassung
Denken Sie daran, das Telefon soll ein Business-Tool sein, kein aufdringlicher Zeitverschwender, der Ihren Arbeitstag bestimmt. Wenn Sie Ihre eingehenden Anrufe gemäß dieser Tipps zur Zeitverwaltung verwalten, können Sie Ihre Zeit besser verwalten, Ihre Produktivität verbessern und Ihr Telefon wieder an den richtigen Platz bringen. So können Sie Ihr Unternehmen besser führen als Sie zu führen.