Immobilien CRM Inside Gmail - eine fast perfekte Lösung

  • 01 - Zeichnen Sie Ihren Weg zu Gmail CRM

    Streak.com

    Ich sage "fast perfekt", denn nichts geht bis zur Perfektion. Als Gmail-Liebhaber und Immobilienprofi habe ich jedoch nichts gefunden, was Streak für CRM in Gmail gleichsetzen könnte. Alle meine Anforderungen für ein Immobilien-CRM-System sind in der installierten App und in Gmail enthalten.

    Lassen Sie uns darüber nachdenken, was wir in unserer Customer Relationship Management-Lösung in ihrer einfachsten Form verwalten möchten. Einfach ist in Ordnung, aber ich möchte eine gewisse Mindestfunktionalität:

    • Verwalten Sie Käufer führt von der Gründung bis zum Verlust oder einem Kaufvertrag.
    • Verwalten Sie Verkäufer-Leads vom Start bis zum Abschluss eines Listings.
    • Verwalten Sie ein Listing von Listing-Vereinbarung bis zu einem Kaufvertrag.
    • Verwalten Sie eine Transaktion, Käufer- oder Verkäuferseite, vom Vertrag bis zum Abschluss.

    Das sind die grundlegenden Komponenten, die in meinem System sein müssen. Wenn du an sie denkst, haben sie einen bestimmten Fluss zu ihnen, und hier scheint Streak. Ich werde Sie durch jeden der Prozesse mit dem Streak-Bildschirm in Gmail führen. Lassen Sie uns zunächst zwei grundlegende Komponenten von Streak erklären.

    • Pipelines: Dies ist der Ablauf eines Prozesses. Jeder der vier obigen Punkte hat einen logischen Ablauf vom Anfang bis zum Ende oder der nächsten Stufe. In Streak ist das eine Pipeline. Geplante Pipelines sind wie Spalten in einer Tabelle, jede Spalte die nächste Phase des Prozesses.
    • Boxen: Das ist nicht so offensichtlich, aber wirklich einfach, wenn Sie logisch darüber nachdenken. Eine Box ist die Zeile in einer Tabelle und kann praktisch alles sein, was Sie gerade durcharbeiten. Der Käufer führt bis zum Abschluss, die Box wäre die Information des Käufers. Die Box wird zu einem Datensatz in der CRM-Datenbank, den ich Ihnen in einem weiteren Schritt zeigen werde.

    Lassen Sie uns zum nächsten Schritt übergehen, wo wir unsere erste Pipeline, den "Buyer Working", den Lead-Prozess betrachten.

  • 02 - Der Käufer führt die Arbeits-Pipeline in Streak für Gmail

    Jim Kimmons

    Dies ist Ihr erster Blick auf eine Pipeline-Ansicht, bunt, aber auch sehr deutlich ein Pfad mit Pfeilen von Anfang bis Ende. Wir arbeiten mit einem Käufer, der gerade in unser System gekommen ist, vielleicht von einer Empfehlung oder einer Website. Es gibt Vorlagen für die Auswahl eines Pipeline-Typs und einen für einen Immobilien-Deal. Ich modifiziere einfach das für jedes dieser Beispiele, also ist dies mein Prozess. Ich versuche es einfach zu halten, aber logisch, um den Prozess zu verfolgen.

    • Lead - Ich habe sie gerade in das System eingegeben.
    • Kontaktaufnahme - Ich habe einen ersten Versuch einer Unterhaltung unternommen, vielleicht per E-Mail oder Telefonanruf.
    • Korrespondierend - Wir sprechen oder mailen, aber noch nicht von Angesicht zu Angesicht oder Vorführungen.
    • Termin oder Vorführungen - Wir checken die Eigenschaften aus.
    • Follow-up - Zurück im Büro, im Anschluss an ihre Gedanken über Häuser, die sie sahen.
    • Vertrag in Verhandlungen - Wir haben einen Deal geschrieben und verhandeln mit Verkäufer (n).
    • Vertrag tot oder akzeptiert - Deal gestorben oder wurde angenommen. Wenn wir gestorben sind, können wir diese Aussicht auf den richtigen Schritt zurückführen und weiter mit ihnen arbeiten.

    Jetzt sehen wir unsere erste BOX, die einfach die Kontaktdaten des Käufers ist. Sie können sie direkt in eine Zeile unter der Lead-Leiste im Text eingeben. Ich tippte den Namen "Rob K." ein um loszulegen. Wenn Sie jedoch auf die linke Seite der Zeile gehen, können Sie auf das Feldsymbol klicken, um zum Detaildatensatz zu gelangen. Hier sind die Anweisungen zum Erstellen einer neuen Box in der Pipelineansicht. Wir werden uns das Datensatzdetail als nächstes ansehen.

    Beachten Sie vorerst, dass es eine Unterspalte für die Bühne gibt, in der sie sich befinden, und Sie müssen nur darauf klicken, um eine andere Stufe auszuwählen, um Ihre Box (Käufer) zur nächsten Stufe zu bewegen, in diesem Fall Kontaktiert. Wenn Sie sie bewegen, bewegen sie sich im unteren Teil durch die Stufen und im oberen Teil bewegen sie sich von links nach rechts.

  • 03 - Verkäufer Lead Working Pipeline

    Jim Kimmons

    Hier sehen Sie die Pipeline, die ich für einen Listing / Verkäufer Lead eingerichtet habe. Es beginnt, wenn sie das System betreten und endet, wenn sie mit mir oder jemand anderem auflisten. Die Prozessschritte sind:

    • Lead - Gerade in das System eingegeben, noch keine Aktion ausgeführt.
    • Kontaktiert - Entweder E-Mail oder Telefonkontakt hergestellt.
    • Follow-up - Zeit, während ich arbeite, um einen Termin zu bekommen.
    • Erster Termin - Ein Termin wird festgelegt und / oder wird ausgeführt.
    • Warten - Verabredung, auf eine Entscheidung von ihnen wartend.
    • Mit anderen gelistet - Verloren sie an einen anderen Agenten oder Brokerage. Entfernt sie aus dieser Pipeline, aber ihre Informationen verbleiben in den Datenbanken.
    • Zum Listing - Sie listen mit mir auf und ich werde sie meiner Listing Management Pipeline hinzufügen.

    Du bekommst jetzt den Fluss. Wenn Sie mehrere Boxen (Interessenten) in einer dieser Pipelines haben, werden sie unten in der entsprechenden Stufe gruppiert, und Sie sehen die Anzahl der Boxen in einer Bühne oben. Sie haben Sortieroptionen für die Anzeige ihrer Listen im unteren Bildschirmbereich.

  • 04 - Listing Management Pipeline in Streak für Google Mail

    Jim Kimmons

    Sobald sich ein Verkäufer entscheidet, mit mir zu listen, wird seine Box (Datenbankeintrag) in die Listing-Management-Pipeline verschoben. Sie fangen an, die Effizienz hier zu sehen, da Sie jeden Tag in Google Mail arbeiten und vier Pipelineansichten durchlaufen können, um alles zu sehen, was Sie arbeiten und in welcher Phase des Prozesses.

    • Listing Signed - Sie haben den Eintrag unterschrieben und ich arbeite daran.
    • Datenerfassung - Dies ist, während ich ihre Dokumente sammle, das Zuhause vermesse, Eigentumsinformationen für die MLS aufzeichne, usw.
    • Listing in MLS - Es ist jetzt live auf dem MLS, Multiple Listing Service
    • Marketing-Set - Ich habe Anzeigen, eine einzelne Auflistung Webseite, anderes Marketing eingerichtet. Sie werden erst verschoben, wenn ich alle Anzeigen für den Start eingerichtet habe.
    • Gezeigt werden - Habe gezeigt, warte auf einen Vertrag.
    • Vertrag in Verhandlung - Vertrag erhalten und verhandelt mit Käufer (n).
    • Contract Dead - Der Vertrag wurde auf beiden Seiten nicht akzeptiert und die Listbox wurde zurück in die Phase "Being Shown" verschoben. Wenn abgelaufen und verloren, wird die Box, aber nicht der Datenbankeintrag aus der Pipeline entfernt.
    • To Transaction - Verschiebt sie in Transaktionspipeline, da der Vertrag von beiden Seiten ausgeführt wird.

    Ich halte diese Etappen breit und nicht zu detailliert, da ich keine lange Reihe von Pfeilen oben haben möchte. Das Ziel ist es, alles mit einer schnellen Übersicht zu organisieren, die mir den Status und Fortschritt aller Leads, Listings und als nächstes anzeigt; Transaktionen. Sie können Ihren Datensätzen benutzerdefinierte Felder hinzufügen und sie in der Unterzeile direkt unter den Pfeilen in der Pipeline anzeigen lassen.

    Als nächstes werden wir die Pipeline sehen, die zu Geld führt!

  • 05 - Transaktionsverwaltungspipeline für Streak in Gmail

    Jim Kimmons

    Dies ist die Geld-Pipeline, die einen Vertrag von der Annahme bis zur Schließung übernimmt. Ich benutze dasselbe für Käufer- und Verkäuferseite, da die Etappen breit sind und für jede Transaktion gelten. Auf diese Weise zeigt mir nur eine einzige Pipeline die Phase jeder Transaktion, an der ich arbeite.

    • Angebot / Nego / Vertrag - Der Vertrag wird ausgehandelt, sobald er von beiden Seiten akzeptiert wird, wird er weitergehen.
    • Titel / Umfrage / Überprüfung - Im Allgemeinen sind die ersten Dinge, auf die wir uns verlassen, die Einrichtung eines Treuhandkontos, die Beantragung des Titelbinders, die Einrichtung von Inspektionen usw.
    • Repariere Nego. - Dies ist, nachdem Inspektionen geliefert worden sind und erhält die Transaktionskasten, wenn es Forderungen nach Reparaturen oder Geld durch den / die Käufer (n) gibt.
    • Beurteilung / Darlehen - Vorausgesetzt, die Reparaturen wurden gelöst, in der Regel geht es jetzt darum, das Gutachten und das Darlehen genehmigt zu bekommen.
    • Pre-Closing - Viele Details, bevor Sie zum Schlusstisch kommen.
    • Schließung - Es schließt heute oder morgen, und Sie werden es hier lassen, bis Sie Ihren Provisionsscheck bekommen.

    Dieser ist jetzt ziemlich selbsterklärend, da Sie verstehen, wie die Pipelines und Boxen funktionieren. Ich erstelle einfach eine neue Box für die Transaktion, etwa "Smith Sale to Jones". Ich kann dann alle Informationen, die über meine Google Mail eingehen, in die Box ablegen, um alles für eine schnelle Referenz zusammenzuhalten.

  • 06 - Formelsäulen

    Jim Kimmons

    Ich sehe keine Provisionen, bevor ich den Scheck sehe ... naja, die meiste Zeit. Sie können jedoch Berechnungen in Spalten durchführen, eine leistungsstarke Funktion.

    Beachten Sie zuerst das Streak-Symbol und den Link oben in Gmail. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird ein Hilfesystem mit allen Funktionen angezeigt, das Ihnen alles sagt, was Sie wissen müssen, und Sie verlassen Ihren Google Mail-Bildschirm nicht. Ich wollte sehen, wie man eine Formelspalte erstellt, also auf den Link geklickt hat und einen Abschnitt in der Hilfe dazu gefunden hat. Sie können im Bild sehen, dass es ein vollständiges Tutorial zum Erstellen von Formeln gibt.

  • 07 - NewsFeed und noch viel mehr

    Jim Kimmons

    Wenn Sie in Ihren Pipelines arbeiten, können Sie oben rechts in Google Mail auf die Schaltfläche NewsFeed klicken. Sie erhalten dann einen Feed mit Aktionen, die Sie in Bezug auf diese Pipeline und die Boxen ausgeführt haben. Sie können leicht mit dem, was Sie mit diesem NewsFeed getan haben, Schritt halten.

    Ich habe Ihnen einen sehr umfassenden Überblick über Streak for Gmail CRM gegeben und Sie müssen sich die vielen Funktionen ansehen. Für jeden Ihrer Kontakte, Leads, Interessenten und Transaktionen gibt es eine besser erkennbare Datensatzanzeige. Durch Klicken auf das Boxsymbol in der Pipeline können Sie zu diesem Datensatzbildschirm gehen, Änderungen und Ergänzungen vornehmen und auf zugehörige Informationen klicken.

    Sehen wir uns einen weiteren Bildschirm an, wie Sie mit Streak aus einer E-Mail in Gmail interagieren.

  • 08 - Hinzufügen einer Box aus E-Mail in Gmail

    Jim Kimmons

    Eine der besten und am häufigsten verwendeten Methoden zum Erstellen einer Box in einer Pipeline besteht darin, sie über eine E-Mail auszuführen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie in einer E-Mail einen neuen Lead erhalten. Sehen Sie auf dem Bild, dass sich oben in einzelnen Gmails eine Schaltfläche befindet, mit der Sie eine neue Box erstellen, zu einer vorhandenen Box hinzufügen oder eine Box bearbeiten können.

    Nehmen wir an, Sie erhalten einen neuen Kundenkontakt per E-Mail. Sie klicken einfach, um ein Feld zu erstellen, und Sie fügen es Ihrer Käufer-Arbeits-Pipeline mit dem Namen des Interessenten als Box-Name hinzu. Nun können Sie jede E-Mail, die Sie von jemandem erhalten, der mit der Arbeit mit diesem Käufer in Verbindung steht, einfach verwenden, um sie dem Käuferfeld in der Pipeline hinzuzufügen. Jetzt ist es mehr wie eine echte Datei-Box, da es mehrere verwandte Elemente enthält.

    Dies ist ein großartiges Werkzeug in der Transaction Pipeline. Sobald Sie E-Mails vom anderen Agenten, der Titelfirma und anderen erhalten haben, fügen Sie sie einfach zur Transaktions-Box hinzu.

    Es gibt noch viel mehr, aber das wird den Artikel umhüllen. Viel Spaß und schau es dir an, denn Streak hat eine immer kostenlose Option.

  • 09 - E-Mail-Tracking als CRM & Legal Tool

    Jim Kimmons

    Ein Bonus von Streak ist die E-Mail-Tracking-Funktion. Das Bild zeigt einen Verlauf der geöffneten E-Mails. Sie erhalten auch Benachrichtigungen über E-Mails, die als Pop-Out geöffnet werden, wenn Sie sie möchten. Ich möchte wissen, dass meine E-Mails empfangen und geöffnet wurden, insbesondere bei Transaktionen.

    Schließlich geht es bei CRM um die Verwaltung einer Beziehung, und ein Teil davon besteht darin, zu wissen, dass Sie Ihre E-Mail-Kontakte erreichen. Es kann auch in Zukunft nützlich sein, wenn Sie von einem Gericht beauftragt werden, zu zeigen, dass Informationen oder Dokumente rechtzeitig geliefert wurden. Es geht nicht nur darum, dass du etwas falsch machst. Ich hatte Kunden aus der Vergangenheit, die mich aufforderten, ihnen Dokumente über E-Mails für Aktionen zu geben, an denen sie beteiligt waren und die nichts mit mir zu tun hatten.

    Ein Beispiel aus dem wirklichen Leben ist ein Bauherr aus einem staatlichen Auftraggeber, der ein Grundstück in den Bergen gekauft hat, um ein Altersheim zu bauen. Das Gebiet war in der Vergangenheit in Streitigkeiten mit der Grafschaft verstrickt, ob es rechtlich unterteilt war oder nicht. Jede Änderung im County-Anwalt schien eine neue Runde der Kontroversen zu erzeugen.

    Bei meiner Due Diligence für den Kunden stellte ich fest, dass ein zwei Jahre altes Schreiben des Bezirksstaatsanwalts vorlag, in dem stand, dass die Immobilie als legal betrachtet werden und eine Baugenehmigung erhalten würde, wenn sie beantragt würde. Ich bat um einen neuen Brief, obwohl es derselbe Bezirksstaatsanwalt war. Nachdem ein bisschen gequatscht worden war, wurde ein neuer Brief ausgegeben. Ich schickte meinem Kunden eine Kopie mit der Nachricht, dass das Dokument, auf das wir gewartet hatten, geliefert worden war, damit wir mit dem Kauf fortfahren konnten.

    Zwei Jahre später beantragte er bei einem anderen Bezirksstaatsanwalt eine Baugenehmigung und wurde abgelehnt. Er hat meinen Immobilienanwalt um Hilfe gebeten. Der Anwalt kontaktierte mich, um zu fragen, ob es irgendwelche Dokumente gebe, die beweisen, dass wir uns beim Kauf auf den Brief verlassen haben. Ich habe die E-Mail mit der Verfolgung aufgegriffen und die Grafschaft hat die Erlaubnis ausgestellt. Das Verfolgen von E-Mails ist nur eine gute Geschäftspraxis.