Hier sind einige Bereiche, in denen Sie Erfahrung und Fachwissen zeigen müssen ...
Entscheidung fällen
Es scheint, als ob jeder Aspekt der Eventplanung eine Wahl beinhaltet. Von Veranstaltungsorten und Catering bis hin zu Verkäufern und Dekorauswahl müssen die Planer die besten Entscheidungen für die Gruppe rechtzeitig treffen. Diese Entscheidungen werden in einer Führungsrolle verstärkt, da die gesamte Abteilung Sie zur endgültigen Genehmigung anschaut. Während es wichtig ist, informierte Entscheidungen zu treffen, müssen Sie auch schnell eine Richtung wählen, um die Dinge in Bewegung zu halten.
Prozessmanagement
Abteilungen mit mehreren Koordinatoren haben täglich eine enorme Menge an Informationen. Dazu gehören wichtige Dokumente wie Verträge, Bankett-Event-Bestellungen, Rechnungen und Lieferantenvereinbarungen . Die einzige Möglichkeit, alle diese Informationen effektiv zu verwalten, ist ein definierter Prozess, den Teammitglieder befolgen müssen. Ohne eine strukturierte Regelung für das Einreichen von Dokumenten und das Nachverfolgen von überfälligen Anforderungen wird Ihre Abteilung schließlich den Tag sehen, an dem etwas Wichtiges durch die Risse gleitet.
Achten Sie darauf, wie Sie erwarten, dass Informationen durch Ihr Team fließen, und versuchen Sie, Prüfpunkte einzubeziehen, um den Fortschritt zu überwachen.
Personal leiten
Es ist fast unmöglich, ein Team zu führen, ohne zu verstehen, wie jeder Mensch zur Mission beiträgt. In der Eventplanung erstreckt sich das Team auf alle, die am Aufbau der Veranstaltung beteiligt sind.
Wenn Sie es so betrachten, kann die Liste ziemlich lang werden. An der Spitze befinden sich die Ereigniskoordinatoren und von dort verzweigt sich die Hierarchie zu Servern, Platzanweisern und Sicherheitspersonal. Ein guter Direktor versteht, wie jede dieser Positionen funktionieren soll. Wenn Probleme auftauchen, können sie das Problem direkt angehen und die Menschen in die richtige Richtung lenken.
Minimieren Sie Ineffizienzen
Zeit ist eine kritische Ressource bei der Planung von Veranstaltungen, und das Ziel jedes Direktors sollte sein, die Zeit zu minimieren, die mit Unentschlossenheit und Warten verschwendet wird. Dies kann so einfach sein, wie eine bessere Einrichtung eines Raums zu finden, oder so komplex wie die Struktur einer Abteilung zu reorganisieren. Das Ziel der Reorganisation einer Aufgabe oder Struktur sollte darin bestehen, zu ermitteln, wo Zeit verloren geht, und gleichzeitig eine Lösung bereitzustellen, um sie effizienter zu machen. Jede verstreichende Minute kann nicht wiederhergestellt werden. Daher ist es wichtig, Prozesse ständig zu analysieren, um Bereiche für Verbesserungen aufzudecken.
Fördern Sie Teamwork
Es braucht ein Team von qualifizierten Personen, um einen Veranstaltungsplan durchzuführen, und am Ende des Tages verlassen wir uns alle aufeinander, um die Arbeit zu erledigen. Gute Teams verbinden sich in der Regel nicht selbst - sie werden von der Erfahrung und der Ausrichtung ihres Trainers geleitet.
In der Eventplanung ist der Coach der Direktor, und der Präzedenzfall für die Mitverantwortung beginnt bei ihnen. Es ist der Direktor, der sicherstellen muss, dass die Bedürfnisse des Kunden korrekt an andere Abteilungen kommuniziert werden , so dass alles auf der Eventfläche zusammenkommt. Keine Person ist verantwortlich für den Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung, und ein guter Regisseur wird eine Atmosphäre fördern, in der jede Person ihre Verbindung zu dem größeren Bild versteht.
Die Leitung einer Event-Planungsabteilung erfordert viel Erfahrung, aber die Erfahrung in der Welt ist kein Ersatz für echte Führungsqualitäten. Sie müssen in der Lage sein, Mitarbeiter zu leiten und Prozesse zu analysieren, um das Beste aus Ihrem Team zu machen. Wenn Sie ein Regisseur werden wollen, dann sind dies die Eigenschaften, die Sie entwickeln möchten, um für die nächste Gelegenheit in Ihrer Karriere in Betracht gezogen zu werden.