Sei der Chef
Die meisten Veranstaltungen sind eine gemeinsame Anstrengung verschiedener Abteilungen, aber am Ende des Tages muss es einen Leiter geben, der die gesamte Produktion überwacht. Jede Person im Team sollte sich auf ihr Fachgebiet konzentrieren und die Bedeutung ihrer Grenzen verstehen. Identifizieren Sie sich von Anfang an als Lead-Planer. Erläutern Sie Ihren Mitarbeitern die Bedeutung des Informationsflusses und erläutern Sie, was passiert, wenn Protokolle ignoriert werden. Da niemand für die Erstellung eines Problems verantwortlich sein möchte, erläutern Sie die Regeln für den internen Dialog am ersten Tag.
Organisieren Sie Ausschüsse
Ziel ist es, Arbeitnehmer zu koppeln, deren Verantwortlichkeiten sich in irgendeiner Weise überschneiden. Zum Beispiel sollte sich die Marketingabteilung im gleichen Gremium befinden wie das audiovisuelle Team, um sicherzustellen, dass alle Grafiken und Logos korrekt angezeigt werden. Das Erstellen von Teams, die natürlich zusammenarbeiten müssen, wird viele redundante E-Mails eliminieren, die dazu neigen, beim Shuffle verloren zu gehen.
Wählen Sie einen Kontakt aus jedem Ausschuss aus, um Sie über die jüngsten Entwicklungen zu informieren.
Fristen
Durch die rechtzeitige Abgabe von Fristen wird der Stress für alle Beteiligten reduziert. Sie können den Wert Ihrer Fristen erhöhen, indem Sie ein Flussdiagramm erstellen, das veranschaulicht, wie die Arbeit jedes Ausschusses genutzt wird, um alles zusammenzubringen.
Mitarbeiter reagieren in der Regel besser, wenn sie wissen, dass eine andere Abteilung auf ihre Antwort wartet. Durch die gemeinsame Nutzung dieser Informationen wird der Prozess transparent und die Verantwortung betont, ohne negative Maßnahmen zu ergreifen.
Halten Sie Führungskräfte informiert
Einer der größten Fehler, die Sie machen können, ist, hinter den Kulissen zu arbeiten, bis Sie bereit sind, Ihren Führungskräften Ideen zu präsentieren. Nur selten, wenn überhaupt, werden Sie in ihr Büro gehen und gehen, ohne etwas an Ihrer Veranstaltung ändern zu müssen. Sparen Sie sich diese Frustration, indem Sie sie während des Planungsprozesses in regelmäßigen Abständen proaktiv treffen. Es ist viel einfacher, Änderungen in der Mitte Ihres Projekts vorzunehmen, als am Ende zurück zu kreisen.
Kontaktieren Sie Ihre Verkäufer
Ein weiterer scheinbar unschuldiger Fehler, der auftreten kann, ist die sekundäre Kommunikation mit Anbietern . Es passiert, wenn ein Mitarbeiter die Initiative ergreift, um direkt mit einem Anbieter Kontakt aufzunehmen, um Planungsdetails zu teilen, die Ihnen nicht bekannt sind. Das Ergebnis dieser Nebengespräche kann einen großen Einfluss darauf haben, wie das Ereignis zustande kommt. Die einzige Möglichkeit, dies zu verhindern, besteht darin, Ihren Lieferanten davon abzuhalten, Bestellungen von anderen Mitarbeitern anzunehmen. Sie mögen denken, dass es zunächst hart klingt, aber Sie werden viel leichter schlafen, wenn Sie wissen, dass alle Informationen durch Sie fließen.
Proaktive Updates
Als Lead-Planer für eine Veranstaltung müssen Sie so viele Informationen teilen, wie Sie erhalten. Bewahren Sie ein Master-Planungsdokument auf, das die Details der Veranstaltung beschreibt, und senden Sie wöchentliche Updates an alle Ihre Ausschussmitglieder. Halten Sie Ihre Kommunikation kurz und auf den Punkt. Sie möchten, dass jeder die Notizen in Ihren wöchentlichen E-Mail-Updates liest, aber wenn Sie unaufhörlich wandern, werden Sie schnell ihre Aufmerksamkeit verlieren.
Die Verwaltung des Informationsflusses Ihrer Ereignisse erfordert dieselben Verfahren wie die abteilungsübergreifende Kommunikation. Halten Sie alle über ihre Verantwortlichkeiten auf dem Laufenden und teilen Sie wichtige Aktualisierungen mit allen Beteiligten. Der entscheidende Unterschied ist, dass Sie der CEO des Projekts sind. Ihre Aufgabe besteht darin, alle eingehenden Informationen zu verwalten und sie in eine gemeinsame Vision zu übersetzen, die den Anforderungen jeder Abteilung gerecht wird.
Die Grundlage für den Erfolg ist, dass alle Informationen in dieselbe Richtung fließen.