Ihre Spenderdateien in Ordnung bringen
Wann weißt du wann diese Zeit gekommen ist und was machst du dann? Mehrere Nonprofit-Fachleute gaben diese Antworten, als ich sie bat, diesen Satz zu vervollständigen: "Ich wusste, dass es Zeit war, ein neues Spender-Management-System zu bekommen, wenn ..."
- Die eine, die wir hatten, konnte die Daten nicht so beschreiben, wie wir sie brauchten.
- Der Hund hat meine Karteikarten gegessen.
- Ich wollte etwas über meine Spender wissen, und es dauerte eine absurde Menge an Zeit, um die Antwort zu finden.
- Das letzte "System" blieb in ihrem Kopf.
- Die einzige Person, die eine Ahnung hatte, wie man das System benutzt (eine alte Access-Datenbank), ging in den Ruhestand.
- Der Computer eines Freiwilligen ist abgestürzt und wir haben alles verloren.
Klären diese Gründe für Ihre gemeinnützige Organisation?
Zu entscheiden, dass Sie ein neues System benötigen, ist jedoch der einfache Teil. Es gibt eine Welt der verwirrenden Informationen über konkurrierende Systeme da draußen, und keine einfache Möglichkeit, alles zusammen zu setzen.
Ich habe mich an die "Consumer Reports" der Nonprofit-Technologie gewandt, um Antworten zu finden. Idealware ist eine Non-Profit-Organisation, die anderen gemeinnützigen Organisationen dabei hilft, intelligente Software-Entscheidungen zu treffen, indem sie unvoreingenommene Forschung betreiben und diese dann in leicht verständliche Berichte, Artikel und Schulungen übersetzen.
Andrea Berry, Director of Partnerships and Learning bei Idealware, schlägt diese Schritte zur Auswahl eines neuen Spendenmanagementsystems vor.
Finde heraus, ob du wirklich ein neues System brauchst.
Berry sagt zunächst, warum Sie Ihr System nicht mögen. Das Problem ist möglicherweise nicht das, was Sie denken, und es ist nicht einfach, die Software zu wechseln. Es braucht Zeit, Mühe und Geld.
Berry sagte: "Es gibt kein Silberkugelsystem da draußen, also stellen Sie sicher, dass Ihr derzeitiges System wirklich unzureichend ist.
Zum Beispiel müssen Sie vielleicht mehr über das System erfahren, das Sie haben, anstatt komplett auf ein brandneues System umzusteigen. "
Nehmen Sie sich die Zeit, um festzustellen, was das Problem wirklich ist. Könnte es einer der folgenden sein?
- Du brauchst mehr Training. Vielleicht verfügt Ihr aktuelles System über Funktionen, die Sie nicht verstehen oder verwenden können. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob es Trainingsoptionen wie Videos oder Online-Ressourcen gibt, auf die Sie zugreifen können.
- Sie brauchen mehr Unterstützung. Was sind die Supportoptionen für Ihr aktuelles System? Gibt es verfügbaren und bezahlbaren Support? Versteht der Verkäufer Ihre Probleme und versucht zu helfen oder redet er mit Ihnen? Haben sie eine Lösung für Ihr spezielles Problem?
- Sie verstehen nicht alle Fähigkeiten Ihres aktuellen Systems. Wissen Sie wirklich, dass es nicht das tut, was Sie wollen? Gibt es eine Dokumentation? Einige Anbieter arbeiten hart daran, mehr Hilfe wie Videos, Foren, in denen Sie Fragen stellen können, und Literatur, die für Nicht-Techniker geschrieben wurde, bereitzustellen.
- Ihr System ist zu schwach oder zu robust. Die Dimensionierung eines Systems für Ihren Prozess und Ihr Budget ist ein entscheidender Schritt.
- Ihr System ist zu teuer. Zahlen Sie für mehr Funktionalität als Sie benötigen? Berry sagt: "Wenn Sie mit einem Verkäufer sprechen, denken Sie daran, dass dies ein Verkauf ist ... die Natur besteht darin,, zu verkaufen '. Wenn Sie Ihre Bedürfnisse verstehen, werden Sie nicht durch das "Shiny-Object-Syndrom" abgelenkt. "
- Ihr System ist veraltet. Vielleicht fehlen Ihrem System neue Funktionen. Denken Sie daran, es sollte regelmäßig aktualisiert werden, entweder automatisch oder von Ihnen oder Ihrem Lieferanten. Seien Sie sich nur bewusst, wie Ihr System auf dem neuesten Stand bleibt.
- Ihr System wird vom Anbieter nicht mehr unterstützt. Berry sagt, das ist nicht üblich, passiert aber, besonders wenn ein kleinerer Verkäufer von einem größeren gekauft wird.
Idealware bietet eine Arbeitsmappe, einen Leitfaden für Verbraucher zu kostengünstigen Spendermanagementsystemen, die Sie durch diesen Selbstbewertungsprozess führen.
Identifizieren Sie ein Team von Stakeholdern.
Du hast dich also entschieden zu wechseln. Was kommt als nächstes?
Berry sagte: "Was wir die ganze Zeit sehen, ist, dass der Entwicklungsdirektor beschließt, ein neues System zu bekommen, aber nicht mit der Marketingabteilung, dem Geschäftsführer oder dem Freiwilligenkoordinator , die das System benutzen werden."
Es ist eine gute Idee, jeden zu konsultieren, der das System benutzen wird. Wenn Sie die Funktionen, die Sie benötigen, brainstormieren, lassen Sie alle mitzureden. Stellen Sie sicher, dass alle, die das System nutzen oder von ihm betroffen sind, vertreten sind. Jemand in der großen Geschenke-Abteilung sollte auf jeden Fall anwesend sein, wie eine Person, die die Fundraising-Bemühungen leitet.
Verstehen Sie Ihre aktuellen Prozesse.
Erstellen Sie eine detaillierte Liste Ihrer Fundraising-Prozesse, standardisieren Sie diese und bewerten Sie alles, was Sie mit Ihren Datenbanken tun. Fragen Sie Ihre Organisation:
- Warum machen wir das so?
- Müssen wir die Dinge so weiter machen?
Berry sagte: "Standardisierung gibt Ihnen Flexibilität bei der Auswahl eines Systems ... die weniger teuren Systeme bieten keine große Flexibilität, also die weniger" Kuriositäten ", desto besser. Suchen Sie nach Best Practices in diesem Bereich und vermeiden Sie einzigartige Verfahren."
Vermeiden Sie Redundanzen, bevor Sie investieren. Wie oft geben Sie zum Beispiel eine Adresse ein? Übernehmen Sie keine skurrilen Taktiken, die sich im Laufe der Jahre vermehrt haben, sondern konzentrieren Sie sich auf das, was Ihre Organisation derzeit benötigt.
Beispielsweise möchten Sie einen Standard für die Telefonnummer eingeben. Werden Sie Nummern als (555) 555 - 5555 oder 555 - 555 - 5555 aufnehmen? Dies sind alles wichtige Details, über die Sie nachdenken sollten.
Priorisieren Sie Ihre Wunschliste .
Holen Sie alle zusammen, die das System benutzen werden oder wer Berichte davon erhält. Brainstorming alles, was Sie wollen, und ordnen Sie diese Funktionen dann. Bestimmen Sie, was Sie unbedingt benötigen, ohne das das System nutzlos ist. Wenn Sie dies zuerst tun, werden Sie davon abgehalten, eine Komplexität zu erreichen, die Ihr Budget ruinieren könnte.
Berry empfiehlt, eine dreistufige Liste zu erstellen:
- Was brauchst du, sonst ist das System nutzlos?
- Was wäre schön zu haben, aber ist kein Deal Breaker?
- Was würden Sie wollen, wenn Geld keine Option wäre?
Beliebte Funktionen umfassen häufig:
- Geber Engagement Tracking
- Benutzerdefinierte Felder und Notizen
- Spenderanbau
- Zeitplanungsfunktionen
- Berichte über beliebte Trends
- Mitgliederverwaltung
Bonus: Werfen Sie einen Blick auf Salsas CRM-Leitfaden, um die richtigen Funktionen für Ihr Unternehmen zu ermitteln.
Recherchiere.
Verwenden Sie Idealware. Sie haben die notwendige Forschung für Sie getan. Die Berichte von Idealware haben das Feld eingeschränkt, Systeme ausgewählt, die dedizierte Gebermanagementsysteme sind, und dann die Top-Ten-Systeme herausgezogen und eine Merkmalsliste bereitgestellt.
Konsultieren Sie den Consumer's Guide zu Low-Cost Donor Management Systemen.
Erstellen Sie anhand des Berichts eine Vorauswahl von drei oder vier realisierbaren Systemen.
Planen Sie Anbieterdemonstrationen.
Einige Verkäufer werden zu Ihnen kommen, oder Sie können zu ihnen gehen. Aber viele Demos werden online mit Hilfe eines Web-Sharing-Tools gesendet. Manchmal können Sie sogar eine Testversion herunterladen.
Verwenden Sie echte Beispiele, um zu sehen, wie jedes System für Ihre Bedürfnisse funktioniert. Eine große Hilfe sind die sechs Tipps von Idealware zur Navigation durch die Hersteller-Demo.
Ordnen Sie die Systeme Ihrer Wunschliste zu - vice vs. core needs und hohe Kosten vs. bezahlbar - und wählen Sie das richtige System für Sie aus.
Möglicherweise können Sie Ihr neues System online mit einer Kreditkarte kaufen, aber größere Systeme haben möglicherweise einen Vertrag, der bearbeitet und unterzeichnet werden muss.
Berry sagt: "Manchmal können Sie Ihr neues System sofort verwenden, während andere Systeme angepasst werden müssen. DonorPerfect Online ist bekannt für die Anpassung eines Systems vor dem Start, während andere Systeme wie GiftWorks von Anfang an einfach zu bedienen sind - Manche Systeme benötigen einen Berater, um sich einzurichten. "
Denken Sie daran, dass Sie Ihr CRM verwenden werden, um die Spenderbeziehungen am besten zu verbessern, aber Sie können es auch verwenden, um Ihre Fundraising-Strategien zu verbessern.
Dan Quirk ist Marketing Manager bei Salsa Labs, dem führenden Fundraising-Software-Unternehmen für wachstumsorientierte gemeinnützige Organisationen. Dans Marketing-Fokus auf Content-Erstellung, Conversion- Optimierung und moderne Marketing-Technologie hilft ihm, Non-Profit-Entwicklungsteams bei Best Practices für digitales Fundraising zu coachen .