Neben der Steuerplanung ist im Dezember auch die Zeit, die Gehaltsabrechnung zu Ende des Jahres abzuschließen und sich auf das neue Lohnjahr vorzubereiten. Hier sind ein paar Erinnerungen, um Ihnen zu helfen, Ihre Gehaltsliste für dieses Jahr zu schließen und sich für die Lohnsteuer des nächsten Jahres bereit zu machen
W-4-Formular für Mitarbeiter - Bescheinigung über Quellensteuerabzug für Arbeitnehmer
Mitarbeiter können W-4-Formulare jederzeit ausfüllen, und das Ende des Kalenderjahres ist eine gute Zeit, um sie daran zu erinnern, ihre W-4 zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind und der Betrag, den sie einbehalten wollen, korrekt ist .
Wenn Ihr Staat Einkommenssteuer verlangt, sollten die Arbeitnehmer auch das Einkommenssteuerformular ihres Staates für Änderungen und Zurückbehaltungsbeträge überprüfen. Nur eine Erinnerung daran, dass Mitarbeiter ihre W-4-Formulare im Laufe des Jahres so oft ändern können, wie sie wollen, natürlich nicht mehr als einmal für einen Gehaltsscheck.
Nicht-Arbeitnehmer W-9 Formular - Antrag auf Steuernummer und Zertifizierung
Eine W-9 Form ähnelt der W-2 Form, ist aber für Nicht-Angestellte. Das W-9-Formular wird verwendet, um die Adresse und Steuernummer der Person zu überprüfen. Die Steueridentifikationsnummer ist die wichtigere Information, da die IRS diese verwendet, um 1099 zu entsprechen, die von Steuerzahlern mit 1099 von Arbeitgebern eingereicht wurden.
Bestellen Sie W-2-Formulare und 1099-MISC-Formulare
Wenn Sie Ihre eigenen W-2-Formulare (die Jahressteuerbescheinigung für Mitarbeiter) und 1099-MISC-Formulare (Jahressteuerbescheinigung für unabhängige Auftragnehmer) versenden, ist es jetzt an der Zeit, Formulare für dieses Steuerjahr zu bestellen.
Wenn Sie über einen Gehaltsabrechnungsservice verfügen, prüfen Sie im Januar, ob Sie über ausreichende Kenntnisse verfügen, um diese Formulare vorzubereiten. Denken Sie daran, W-2-Formulare und 1099-MISC-Formulare müssen vor Ende Januar bei Einzelpersonen eingereicht werden.
Sie können W-2-Formulare von Bürofachgeschäften oder von der IRS erhalten. Sie können ein W-2-Formular, das Sie aus dem Internet herunterladen, nicht verwenden, da die rote Tinte auf Kopie A speziell ist und nicht kopiert werden kann.
Sie müssen das offizielle Formular verwenden.
Lesen Sie mehr über W-2s und 1099s
Überprüfen Sie die Namen der Mitarbeiter und Sozialversicherungsnummern (SSNs)
Bevor Sie W-2-Formulare vorbereiten, erkundigen Sie sich bei der Sozialversicherungsverwaltung, ob die Namen der Mitarbeiter und die Sozialversicherungsnummern übereinstimmen und korrekt sind. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Business Services Online" der SSA.
Überprüfen Sie Informationen, die keine Mitarbeiter sind, bevor Sie 1099-MISC-Formulare versenden.
Bevor Sie einen Nicht-Angestellten, wie einen Unternehmer oder ein Unternehmen, das Sie bezahlt haben, senden, müssen Sie die Steuernummer für diese Person überprüfen. Wie oben erwähnt, müssen Sie ein W-9 Formular senden, um die Adresse und Steuernummer zu erhalten.
Andere Jahressteuerabgaben für Lohnsteuer
- Stellen Sie sicher, dass die Löhne der Mitarbeiter im richtigen Jahr erfasst werden. Es kommt darauf an, dass das Rechnungslegungskonzept des konstruktiven Empfangs als das Datum gilt, an dem die Person uneingeschränkten Zugang zu den Fonds hat. Also, setzen Sie den Lohn in das richtige Jahr, indem Sie das Datum des Gehaltsschecks verwenden. Wenn Sie für die letzte Dezemberwoche Lohnlöhne zahlen, aber der Gehaltsscheck ist im Januar datiert, zählt das Einkommen gegen Januar. Die Ausnahme ist, wenn Sie aus irgendwelchen Gründen die Löhne im Dezember für Lohnempfänger vorbezahlen, für die Löhne, die sie im Januar zahlen müssen. Lesen Sie mehr über das Timing von Mitarbeitergehältern am Jahresende sowie über andere Timing-Probleme beim Jahresend- und -aufwand.
- Bestimmen Sie, wie Sie mit Mitarbeitergehältern umgehen , die lange Zeit nicht eingelöst wurden. Sie müssen sich ernsthaft darum bemühen, den Mitarbeiter zu finden (verwenden Sie zertifizierte Briefe, damit Sie zeigen können, dass der Brief nicht zustellbar war). Wenn Sie den Mitarbeiter nicht finden können, sind Sie laut Landesrecht verpflichtet, nicht ausgezahlte Gehaltsschecks an Ihre staatliche Finanzverwaltung zu übergeben. Sie werden weiter daran arbeiten, das Individuum zu finden. Sie müssen auch die Gehaltsabrechnung für den nicht eingelösten Gehaltsscheck in Ihrem Buchhaltungssystem berücksichtigen. Die Art, wie es gehandhabt wird, hängt von der Wahrscheinlichkeit ab, dass der Mitarbeiter den Scheck einlöst.
- Bestimmen Sie steuerpflichtige Beträge für Mitarbeiter W-2 für bestimmte Leistungen, einschließlich Prozentsätzen für den persönlichen Gebrauch von Firmenfahrzeugen und Mobiltelefonen durch Eigentümer und Angestellte und Arbeitgeber-bezahlte Bildungsausgaben, die steuerpflichtig sein können. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater über die Berichtspflichten für diese Leistungen.