Seit einigen Jahren behandelt das IRS die Handykosten für Unternehmen und Angestellte als Teil einer Kategorie von Geschäftsvermögen, die als börsennotiertes Eigentum bezeichnet wird . Diese Kategorie von Vermögenswerten umfasst Vermögenswerte, die sowohl für persönliche als auch für geschäftliche Zwecke verwendet werden können, so dass die IRS detaillierte Aufzeichnungen von Unternehmen benötigt, um die Nutzung von Mobiltelefonen als abzugsfähige Betriebsausgaben vom persönlichen Gebrauch zu trennen.
Eine Bestimmung des Small Business Jobs Act von 2010 entfernte Mobiltelefone aus der Kategorie der gelisteten Immobilien.
Handys sind ein Nebeneffekt
Obwohl das IRS Mobiltelefone aus der aufgeführten Immobilienkategorie entfernt hat, wurden die Handykosten nicht aus der Kategorie der Nebenleistungen entfernt . Die meisten Unternehmen heutzutage verlangen, dass Mitarbeiter, die reisen oder in Führungspositionen sind, Mobiltelefone haben.
Aber wie viel von der Handynutzung ist persönlich und ist diese persönliche Nutzung ein steuerpflichtiger Vorteil für den Arbeitnehmer? Die IRS sagt, dass ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Mobiltelefon eine Nebenleistung für den Arbeitnehmer darstellt und dass der Wert des Telefons, einschließlich der Telefonkosten und der monatlichen Gebühren, dem Arbeitnehmer zu versteuern ist, sofern nicht nachgewiesen werden kann, dass es sich um das Telefon handelt hauptsächlich für geschäftliche Zwecke verwendet werden. (Internal Revenue Bulletin 2011-38)
Aber das IRS sagt auch, dass "wenn ein Arbeitgeber einem Angestellten hauptsächlich aus ... geschäftlichen Gründen ein Mobiltelefon zur Verfügung stellt , die geschäftliche und persönliche Nutzung des Mobiltelefons im Allgemeinen für den Angestellten nicht übertragbar ist.
Die IRS wird keine Aufzeichnung der geschäftlichen Nutzung benötigen, um diese steuerfreie Behandlung zu erhalten. "
Mobiltelefone als Arbeitsbedingung Nebenleistung
Die IRS nennt Mobiltelefone eine "Nebenleistungsleistung für Arbeitsbedingungen", das heißt "alle einem Arbeitnehmer des Arbeitgebers zur Verfügung gestellten Immobilien oder Dienstleistungen in dem Umfang, in dem, wenn der Arbeitnehmer für solche Immobilien oder Dienstleistungen bezahlt, eine solche Zahlung zulässig wäre Abzug "als gewöhnliche und notwendige Geschäftsausgaben.
Als Nebenleistung für die Arbeitsbedingungen hat der persönliche Gebrauch der Mitarbeiter keinen Einfluss auf die Fähigkeit des Unternehmens, geschäftsbezogene Mobiltelefonkosten abzuziehen, und ist auch nicht als Nebenleistung für den Arbeitnehmer steuerpflichtig.
Zunächst muss der primäre Geschäftszweck festgelegt werden, damit die geschäftsbezogenen Ausgaben für das Unternehmen abzugsfähig sind und die persönliche Nutzung des vom Arbeitgeber bereitgestellten Telefons, das dem Arbeitnehmer besteuert wird, vermieden wird. Der nicht geschäftliche persönliche Gebrauch des Mobiltelefons ist nicht als Geschäftsaufwand des Unternehmens abzugsfähig.
Wenn Sie von Mitarbeitern verlangen, Mobiltelefone für geschäftliche Zwecke zu verwenden, wird der persönliche Gebrauch des Mitarbeiters für steuerliche Zwecke als De-minimus- Nebenleistung gemäß der Definition des IRS behandelt. Diese IRS-Bestimmung gilt für die Nutzung eines vom Arbeitgeber bereitgestellten Mobiltelefons nach dem 31. Dezember 2009.
Geschäftszwecke für Mobiltelefone
Das "Gewöhnliche und Notwendige" wird vom IRS bestimmt und gilt für Mobiltelefone in spezifischer Weise. Ein Beispiel, das der IRS verwendet, um "Geschäftszwecke" zu beschreiben, ist die Anforderung des Arbeitgebers, den Mitarbeiter außerhalb der Geschäftszeiten zu kontaktieren. Die IRS sagt, dass die Bereitstellung des Mobiltelefons für "Moral oder Wohlwollen" Zwecke, um einen neuen Mitarbeiter anzuziehen, oder um eine zusätzliche Entschädigung für einen Mitarbeiter bereitzustellen, nicht als "geschäftliche Zwecke" und schließt das Handy nicht als Nebenleistung.
Halten Sie gute Aufzeichnungen bei der Verwendung von Mobiltelefonen
Handys aus der Liste der gelisteten Immobilien zu nehmen bedeutet nicht, dass Sie das Problem ignorieren können , gute Aufzeichnungen über die persönliche Nutzung von Mobiltelefonen zu führen. Sie müssen immer noch nachweisen können, dass das Telefon hauptsächlich für geschäftliche Zwecke genutzt wurde.
Was macht man als nächstes
Um Probleme bei der Steuerprüfung zu vermeiden und die Gesetze zur unternehmensbezogenen Nutzung von Mobiltelefonen einzuhalten, besprechen Sie das Problem mit Ihrem Steuerberater. Einige Maßnahmen, die Sie berücksichtigen sollten:
- Beschränken Sie Mobiltelefone nur auf diejenigen Mitarbeiter, die sie haben müssen, um ihre Pflichten ordnungsgemäß zu erfüllen, z. B. Außendienstmitarbeiter, häufig vermittelte Manager und Führungskräfte.
- Halten Sie die Protokolle des Mitarbeiterhandys zur Überprüfung der geschäftlichen Nutzung bereit. Wenn dies mühsam ist, suchen Sie nach einer Möglichkeit, über Ihren Mobilfunkanbieter auf Online-Protokolle für Mobiltelefone zuzugreifen, damit Sie sie bei Bedarf abrufen können.
- Erfordern, dass Angestellte mit Firma-bereitgestellten Handys ein anderes Mobiltelefon für persönlichen Gebrauch haben.
Lesen Sie mehr über das IRS zur steuerlichen Behandlung von vom Arbeitgeber bereitgestellten Handys.