So beantragen Sie eine Verlängerung der Zeit auf Datei W-2s
Die Quintessenz: Wenn Sie spät einreichen müssen, Datei so bald wie möglich, um zusätzliche Bußgelder und Strafen zu vermeiden.
UPDATE: Neues früheres Anmeldedatum für W-2- und 1099-MISC-Formulare
Die IRS hat angekündigt, dass die Frist für die Einreichung von W-2 und 1099-Formularen , einschließlich W-2-Formularen, 1099-MISC-Formularen und den Übermittlungsformularen W-3 und 1096, der 31. Januar des Folgejahres ist.
Das ist ein Monat vor dem früheren Anmeldetag und gilt sowohl für E-Mail-Formulare als auch für E-Mails. Das neue frühere Datum gilt für Steuerjahre, die mit dem Steuerjahr 2016 beginnen, um Steuerbetrug zu verhindern.
Die Frist für die Abgabe von W-2 an Mitarbeiter hat sich nicht geändert; es ist immer noch der 31. Januar des folgenden Jahres.
Neue Anforderungen für das Einreichen einer Erweiterungsanwendung für W-2s
Zusätzlich zu den Änderungen der Anmeldefristen hat das IRS die Vorschriften für die Beantragung einer Erweiterung für die Einreichung von W-2-Formularen geändert. Die Erweiterungsanwendung ist nicht garantiert, und Sie müssen eine ausführliche Erläuterung für die Erweiterungsanforderung bereitstellen. Anträge müssen bis zum 31. Januar auf dem IRS-Formular 8809 eingereicht werden. Die Verlängerung ist für 30 Tage.
Fälligkeitstermine für W-2-Formulare und 1099-MISC-Formulare
Die Formulare und die, die sie erhalten müssen, bis zum 31. Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres
- W-2s müssen den Mitarbeitern ausgehändigt und bei der Sozialversicherungsverwaltung eingereicht werden.
- 1099-MISC-Formulare müssen an Nicht-Angestellte gegeben und beim IRS eingereicht werden.
Das Formular 1099-MISC muss dem Nicht-Angestellten zur Verfügung gestellt und dem IRS für alle Personen, an die Sie im Steuerjahr mindestens $ 600 bezahlt haben, vorgelegt werden. Hier ist die Liste der Personen, die das Formular 1099-MISC erhalten müssen.
Strafen für die verspätete Einreichung von W-2 und 1099-MISC-Formularen
Der IRS verhängt Strafen für das Versäumnis, den Mitarbeitern W-2-Erklärungen zu liefern.
Wenn Sie W-2s online einreichen, müssen Sie keine W-3-Formulare angeben, aber wenn Sie W-2s per E-Mail einreichen, können Sie eine Strafe für das Versäumnis der Einreichung von W-3-Kontoauszügen, zusammen mit Kopien von Mitarbeiter W- zahlen. 2.
Strafen können auch für Aussagen, die unvollständig oder ungenau sind, verhängt werden. Wenn Sie einen "vernünftigen Grund" für Ihr Versagen anzeigen können, können Sie die Strafen vermeiden, aber zählen Sie nicht auf die SSA oder das IRS, die Ihre Entschuldigung "vernünftigen Grundes" akzeptieren. Wenn Ihr Fehler vorsätzlich ist oder nachgewiesen werden kann, dass Sie das Gesetz absichtlich missachtet haben, sind die Strafen höher. Hier sind die Details:
Die Strafe für ein Versäumnis, eine W-2 zu liefern, beträgt $ 50 pro Aussage, unabhängig davon, wann die korrekte Aussage gemacht wird.
Einreichung bei der Social Security Administration (SSA)
Sie können für Strafen haftbar gemacht werden, wenn Sie das Formular W-3 mit der SSA (zusammen mit W-2s für alle Mitarbeiter) nicht bis Ende Februar für das vorhergehende Jahr einreichen. Darüber hinaus können Sie bestraft werden, wenn die Formulare falsch sind, mit Fehlern oder Auslassungen. Sie können Strafen vermeiden, wenn Sie:
- Rechtzeitig, bis zum Fälligkeitsdatum
- Fügen Sie alle erforderlichen Informationen in das Formular ein
- Stellen Sie sicher, dass die Informationen korrekt sind
- Stellen Sie sicher, dass Sie das korrekte Formular ausfüllen (kein fotokopiertes Formular für den W-3)
- Legen Sie die Datei elektronisch ab, wenn Sie dazu aufgefordert werden (wenn Sie 250 oder mehr W-2-Formulare einreichen möchten)
Überprüfen Sie die Formulare sorgfältig auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Stellen Sie insbesondere sicher, dass Sie korrekte TINs für Mitarbeiter, richtig buchstabierte Nachnamen und dass alle Geldbeträge korrekt sind.
Strafen für kleine Unternehmen
Die Strafen sind für " kleine Unternehmen " geringer (diejenigen mit einem durchschnittlichen jährlichen Bruttoeinkommen von 5 Mio. USD oder weniger für die drei letzten Steuerjahre).
Die Höhe der Strafe richtet sich nach der Datei. Der niedrigste Betrag beträgt $ 15 für korrekt eingereichte Rücksendungen innerhalb von 30 Tagen ab dem Fälligkeitsdatum.
Die Nutzung eines Lohnabrechnungsdienstleisters entbindet Sie nicht von der Verantwortung, sicherzustellen, dass die W-2-Formulare korrekt und pünktlich eingereicht werden. Wenn Ihre Dateiversendung nicht beabsichtigt ist, beträgt die Strafe mindestens 100 US-Dollar für jedes Formular ohne Höchstwert.
Strafen für die verspätete Einreichung von 1099-MISC-Formularen
Wenn Sie ein 1099-MISC-Formular nicht bis zum Fälligkeitsdatum einreichen, können Sie aufgrund der Verspätung einer Strafe unterliegen: Wenn Sie innerhalb von 30 Tagen korrekt einreichen, beträgt die Strafe 30 USD; $ 60 pro Rücksendung, wenn Sie mehr als 30 Tage zu spät, aber bis zum 1. August, und $ 100 pro Rücksendung einreichen, wenn Sie nach dem 1. August einreichen oder gar keine Daten einreichen. Rücksendungen müssen vollständig und korrekt sein, um Strafen zu vermeiden.
Wenn Sie den Zahlungsempfängern 1099-MISC-Kontoauszüge nicht rechtzeitig zur Verfügung stellen, können Sie auch eine separate Vertragsstrafe erhalten. Der Betrag basiert auf, wenn Sie die richtige Aussage liefern.
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