Sie können ein Unternehmen gründen, nachdem Sie Ihren ersten Mitarbeiter eingestellt haben, oder Sie denken darüber nach, Mitarbeiter zu haben und sich zu fragen, ob Sie die Gehaltsabrechnung selbst durchführen oder einen Gehaltsabrechnungsservice erhalten sollten.
Wie Sie die Optionen für abwägen Wenn Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungen bearbeiten und Lohnsteuerabrechnungen bearbeiten, können Sie die Aufgaben, die bei der Verarbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern sowie bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung anfallen, als hilfreich betrachten.
Nehmen Sie für diese Diskussion an, dass alle Ihre Mitarbeiter normale und nicht unabhängige Auftragnehmer sind.
Erstens, einige Payroll Entscheidungen zu treffen
Vielleicht möchten Sie diesen Artikel über die Auswahl von Optionen für die Verarbeitung von Lohn- und Gehaltsabgaben verwenden, um Ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen.
Bevor Sie mit der Verarbeitung der Personalabrechnung beginnen
Wenn Sie Mitarbeiter einstellen, gibt es Papierkram, den Sie ausfüllen müssen. Für jeden neuen Mitarbeiter müssen neue Mietformulare unterzeichnet und in einer bestimmten Datei abgelegt werden. Um Ihnen bei der Einrichtung der Lohnbuchhaltung zu helfen, finden Sie hier eine Checkliste mit Aufgaben , die ausgefüllt werden müssen und Entscheidungen darüber, wie Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen.
Verarbeitung der Personalabrechnung
Die Abrechnung wird am Ende jeder Abrechnungsperiode (wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich) abgewickelt.
Ihre erste Aufgabe ist es , einen Gehaltsscheck für jeden Mitarbeiter vorzubereiten . Um dies zu tun, müssen Sie:
- Berechnen Sie das Bruttolohn für den Mitarbeiter, basierend darauf, ob diese Person entlohnt oder stündlich ist.
- Nehmen Sie Abzüge für die Einkommenssteuer des Bundes (Einbehaltung) , Sozialabgaben und Medicare Lohnabzüge, staatliche Quellensteuer und andere Abzüge, die vom Arbeitnehmer vereinbart wurden.
Nachdem Sie Paychecks vorbereitet haben
Nachdem Sie die Gehaltsscheckberechnungen durchgeführt und einen Gehaltsscheck für jeden Mitarbeiter erstellt haben, müssen Sie einige weitere Aufgaben erledigen, bevor der Abrechnungsprozess für diesen Bezahlzeitraum abgeschlossen ist.
1. Sie müssen den Betrag berechnen, den Sie sowohl für die Arbeitgeber- als auch für die Arbeitnehmeranteile der FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) schulden, und einen Betrag in Höhe der Mitarbeiter- und Arbeitgeberanteile dieser Steuern hinterlegen, die später über die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu zahlen sind Steuereinlagen.
2. Sie müssen alle Abgaben für alle Mitarbeiter erfassen und diesen Betrag später durch Lohnsteuereinzahlungen zurückzahlen .
Lohnsteuer-Einzahlungen vornehmen
Abhängig von der Größe Ihrer Gehaltsabrechnung müssen Sie halbjährlich oder monatlich Lohnsteuereinzahlungen bei der IRS vornehmen für:
- die Beträge, die Sie vom Arbeitnehmer einbehalten haben, zahlen für Bundes- und Landeseinkommenssteuern
- Die Beträge, die Sie vom Mitarbeiter abgezogen haben, zahlen für Sozialversicherung und Medicare
- die Beträge, die Sie als Arbeitgeber für Sozialversicherung und Medicare schulden.
Sie können Ihre Lohnsteuerzahlungen auf dem Formular 8109 oder mithilfe des elektronischen Ablagesystems (EFTPS) der IRS vornehmen .
Andere Lohnsteuer-Einzahlungen
Zusätzlich zu den Abzügen des Bundes und der Sozialversicherung / Medicare müssen Sie:
- Machen Sie regelmäßig Zahlungen für die Bundesarbeitslosensteuer.
- Machen Sie Lohnsteuer-Einzahlungen in Ihren Staat und möglicherweise Ihre Ortschaft zusätzlich zu Bundes-Lohnsteuer Einlagen.
Lohnsteuerberichterstattung
Unternehmen müssen regelmäßig Lohnsteuerberichte vorlegen.
Sie müssen:
- Reichen Sie dem IRS einen Quartalsbericht auf Formular 94 1 ein, der den Betrag Ihrer Lohnsteuerpflicht und die Beträge, die Sie im vorangegangenen Quartal für diese Verbindlichkeit gezahlt haben, enthält.
- Reichen Sie dem IRS einen jährlichen Bericht über die Arbeitslosensteuer auf dem Formular 944 ein , aus dem hervorgeht, wie hoch Ihre Steuerlast für Arbeitslosigkeit ist und welche Beträge Sie für diese Verbindlichkeit bezahlt haben.
- Reichen Sie andere staatliche Arbeitslosen- und Arbeiterentschädigungsberichte ein.
Gehaltsabrechnungsaufgaben gerade halten
Um sicherzustellen, dass Sie keine Lohnsteuerzahlungen oder -berichte verpassen, richten Sie einen Lohnsteuerkalender ein.