Stellen Sie sicher, dass es Ihren aktuellen und zukünftigen Bedürfnissen entspricht
Da Sie Ihre Buchhaltungssoftware jedoch häufig verwenden, ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie die Buchhaltungssoftware auswählen, die für Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen geeignet ist.
Ist es mobil zugänglich?
Der Markt für Kleinunternehmen für Buchhaltungssoftware hat sich dem Cloud Computing in großem Umfang angenommen. Die meisten der neueren Anbieter wie FreshBooks und Zoho bieten keine Desktop-Versionen an und traditionelle Anbieter wie Intuit (QuickBooks) haben ihre Desktop-Software-Angebote ins Web migriert und lenken ihre Kunden in Richtung auf Abonnement-basierte Abrechnung. Einige Anbieter bieten Desktop- oder Hybrid-Desktop / Cloud-Versionen an.
Online-Versionen sind ideal für mobile Benutzer. Neben der Unterstützung der am häufigsten verwendeten Webbrowser bieten sie in der Regel auch iPhone / iPad- und Android-Apps. Damit sind sie ideal für den Versand von Rechnungen und die Eingabe von Speseninformationen, egal wo Sie sind.
Passt es zu Ihren Buchhaltungsanforderungen?
Wenn Sie ein Einzelunternehmer / Unternehmer oder ein sehr kleiner Unternehmer ohne Mitarbeiter sind, können Sie mit einem grundlegenden Buchhaltungspaket zurechtkommen, das die Rechnungsstellung, Spesenabrechnung und eine Reihe von Berichten zur Kontrolle Ihres Geschäfts übernimmt.
In der Regel sind diese kostengünstigen Angebote keine echten Abrechnungspakete, da sie keine doppelte Buchführung ( Debitorenbuchhaltung , Kreditorenbuchhaltung und Hauptbuch ) durchführen.
Größere Unternehmen, die Mitarbeiter haben , integriert sind oder anderweitig größere Buchhaltungsanforderungen haben, benötigen ein robusteres (und teureres) Paket, das eine doppelte Buchführung durchführen kann und erweiterte Funktionen wie Gehaltsabrechnung , Bestandsverwaltung, Projektmanagement, Kundenbeziehungsmanagement ( CRM), Analysen und eine viel größere Auswahl an Berichten (und Optionen zum Anpassen von Berichten).
Glücklicherweise können Sie bei den meisten Produktangeboten mit einem Basispaket beginnen und bei wachsenden Anforderungen expandieren. Es gibt auch viele Add-Ons von Drittanbietern für die populäreren Buchhaltungspakete, so dass Sie beispielsweise ein Abrechnungsmodul hinzufügen können, wenn der Anbieter dies nicht anbietet (siehe QuickBooks-Add-Ons).
Eine weitere nützliche Funktion ist der Buchhaltungszugriff. FreshBooks zum Beispiel bietet ein Portal für Buchhalter, so dass Ihr Buchhalter auf Ihre FreshBooks-Berichte und Journaleinträge zugreifen kann, was Ihnen den manuellen Informationsaustausch erspart.
Verfügt es über benutzerfreundliche Funktionen?
- Ermöglicht die Software das Senden von Schecks, Bestellungen und Rechnungen über das Internet?
- Hat es die Möglichkeit, online mit Ihren Bankkonten zu verknüpfen?
- Ist es in andere Software integriert, die Sie häufig verwenden, z. B. Microsoft Office?
- Kann es Daten von anderen Buchhaltungsprogrammen oder Datenbanken konvertieren?
- Was passiert, wenn Sie sich in Zukunft für ein anderes Softwarepaket entscheiden - können Sie Ihre vorhandenen Daten einfach extrahieren und migrieren?
Mit anderen Worten, wird die Buchhaltungssoftware in der Lage sein, alle Ihre Bedürfnisse zu erfüllen, jetzt und in Zukunft?
Wie steil ist die Lernkurve?
Alle Buchhaltungssoftware behauptet, "benutzerfreundlich" zu sein, aber Sie müssen noch etwas Zeit in das Lernen investieren, wie man es benutzt.
Dies ist besonders wichtig, wenn Sie nicht über Hintergrundwissen im Rechnungswesen verfügen. Ist die Software auf Buchhaltungsfachleute ausgerichtet oder kann jemand relativ schnell mit ihnen Schritt halten?
Schauen Sie genau hin, bevor Sie kaufen. Ist die Benutzeroberfläche intuitiv und komfortabel? Werden Sie (und Ihre Mitarbeiter) in der Lage sein, sich hinzusetzen und es zu lernen, oder benötigen Sie eine weitere Investition in das Training? Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose Testphase (in der Regel 30 Tage) an.
Wie gut ist der Kundendienst und Support?
In Bezug auf die Lernkurve macht Online-Hilfe das Programm. Verfügt die Buchhaltungssoftware über Funktionen wie Bildschirmtipps, einen durchsuchbaren Hilfeindex, Demos und Beispielkonten, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern? Gibt es druckbare Handbücher? Und wie zugänglich ist die Unterstützung des Unternehmens? Sehen Sie sich die Online-Bewertungen an, um die Eindrücke von Nutzern zu erhalten, die die Software bereits genutzt haben.
Ist es skalierbar?
Wie einfach oder teuer ist es, von einem Nutzer zu mehreren Nutzern zu wechseln? Die meisten grundlegenden Softwareangebote sind Einzelbenutzer oder Einzelbenutzer + Buchhalterzugriff. Um Benutzer hinzuzufügen, müssen Sie auf teurere Pläne aktualisieren. Zum Beispiel erlaubt der "Basic Plan" von Zoho Books einen Benutzer + Account, der "Standard Plan" erlaubt zwei Benutzer + Accountant und der "Professional Plan" erlaubt unbegrenzte Benutzer (siehe Zoho Books Pläne / Preise).