Wie man Payroll in Kanada tut
Wie man Payroll in Kanada tut
Als kanadischer Arbeitgeber gibt es fünf Schritte zur Gehaltsabrechnung:
1. Eröffnung und Betrieb eines Gehaltskontos bei der Canada Revenue Agency (CRA).
2. Sammeln erforderlicher Informationen von Mitarbeitern, wie zum Beispiel ihre Sozialversicherungsnummer (SIN) und ein ausgefülltes Bundes- und Landes-TD1-Formular.
3. Die entsprechenden kanadischen Gehaltsabzüge von den Gehältern der Arbeitnehmer in jeder Lohnperiode vornehmen.
4. Diese Lohnabzüge zusammen mit dem Anteil des Arbeitgebers an den Canada Pension Plan (CPP) -Beiträgen und den Arbeitslosenversicherungsbeiträgen (Employment Insurance (EI)) an die Canada Revenue Agency zu überweisen.
5. Meldung der Einnahmen und Abzüge jedes Mitarbeiters auf dem entsprechenden T4- oder T4A-Beleg und Einreichung einer Informationsmeldung am oder vor dem letzten Februartag des folgenden Kalenderjahres.
Schauen wir uns die Details an.
Schritt 1) Öffnen und betreiben Sie ein Gehaltskonto bei der Canada Revenue Agency (CRA).
Sie benötigen ein CRA-Gehaltsabzugsprogramm, um Ihre Gehaltsabzüge an die Canada Revenue Agency zu überweisen.
Wenn Sie bereits eine Business-Nummer haben und sich bereits für andere CRA-Programmkonten (wie GST / HST) registriert haben, fügen Sie Ihren bestehenden Programmkonten einfach ein Payroll-Abbuchungskonto hinzu.
Wenn Sie noch keine Business-Nummer haben , müssen Sie zuerst eine erhalten, was Sie auf verschiedene Arten tun können:
- Registrieren Sie sich online mit dem Business Registration Online (BRO) Service
- Kontaktieren Sie die Canada Revenue Agency telefonisch unter 1-800-959-5525
- Post oder Fax Formular RC1, Anfrage für eine Geschäftsnummer an Ihr nächstgelegenes Steuerbüro (TSO) oder Steuerzentrum (TC)
Sobald Sie eine Geschäftsnummer haben, können Sie sich über den Business Registration Online (BRO) -Dienst für Programmkonten registrieren, einschließlich:
- Lohnabzüge
- GST / HST
- Körperschaftsteuer
- Import- Export
Schritt 2) Sammeln Sie die erforderlichen Informationen von Mitarbeitern, z. B. ihre Sozialversicherungsnummer (SIN) und ein ausgefülltes Bundes- und Landes-TD1-Formular.
Als Teil des Einstellungsprozesses sollten Sie die SIN-Karte jedes neuen Mitarbeiters geprüft und den Namen und die SIN des Mitarbeiters genau so aufgezeichnet haben, wie sie auf der Karte erscheinen. (Denken Sie daran, nach Sozialversicherungsnummern zu sehen, die mit der Zahl "9" beginnen, wenn Sie dies tun, da diese Nummer eine Person kennzeichnet, die Sie nicht einstellen können; sie oder er ist kein kanadischer Staatsbürger oder unbefristet und nur zur Arbeit berechtigt für einen bestimmten Arbeitgeber mit einer gültigen Beschäftigungsgenehmigung, ausgestellt von Citizenship and Immigration Canada.)
Sie sollten den neuen Mitarbeiter auch bereits das entsprechende Bundes- und Landesformular TD1, Einkommensteuererklärung, ausgefüllt haben, in dem festgelegt wird, wie viel Steuern vom Arbeitseinkommen einer Person abgezogen werden müssen.
Schritt 3) Machen Sie die entsprechenden Gehaltsabzüge von den Mitarbeitern für jeden Zahlungszeitraum zahlen.
Fügen Sie die steuerpflichtigen Leistungen Ihres Mitarbeiters zuerst hinzu.
Stellen Sie einem Mitarbeiter Unterkunft und Verpflegung, die Nutzung eines Firmenwagens, Parkplätze oder einen zinsgünstigen Kredit zur Verfügung? Alles, was Sie einem anderen Mitarbeiter als Geld zur Verfügung stellen, kann als steuerpflichtige Leistung angesehen werden.
Und wenn das Gehalt eines Angestellten steuerpflichtige Vorteile beinhaltet, müssen diese dem Einkommen jedes Angestellten hinzugefügt werden, bevor Sie Lohnabzüge vornehmen, weil das Gesamteinkommen den Gesamtbetrag bestimmt, der den Quellenabzügen unterliegt, und die steuerpflichtige Leistung unterliegt zu CPP-Beiträgen, EI-Prämien und Einkommensteuerabzügen wie jedes andere Einkommen.
Der Leitfaden T4130, Leitfaden für Arbeitgeber - Steuerpflichtige Leistungen und Vergütungen der Canada Revenue Agency enthält Einzelheiten dazu, wie der Wert dieser Leistungen zu berechnen ist und welche steuerpflichtigen Leistungen der GST / HST unterliegen.
Dann sind Sie bereit, Ihre kanadischen Lohnabzüge zu machen. Im Allgemeinen müssen Arbeitgeber die folgenden drei Abzüge des staatlichen Programms von den Gehältern der Arbeitnehmer vornehmen:
- Einkommenssteuer
- Canada Pension Plan (CPP) Beiträge
- Arbeitslosenversicherungsprämien (EI).
Möglicherweise verfügen Sie über weitere Abzüge für Ihre Organisation, z. B. erweiterte Gesundheitsleistungen, Lebensversicherungen, Rentenpläne usw.
1) Abzug der Einkommensteuer
Um herauszufinden, wie viel Einkommenssteuer Sie von Ihrem Gehalt abziehen müssen, verwenden Sie die Provinz- oder Landtabellen für die Provinz oder das Gebiet, in dem sich der Mitarbeiter zur Arbeit meldet. Der einfachste Weg, dies zu tun, ist die Verwendung des Online-Rechners der Gehaltsabrechnung der Canada Revenue Agency, der alle anderen Lohnabzüge berechnet, die Sie ebenfalls vornehmen müssen.
Wenn Sie jedoch den Online-Rechner für Gehaltsabzüge nicht verwenden können, sind alle erforderlichen Tabellen für Gehaltsabrechnungen über die Gehaltsabrechnungsseite der Canada Revenue Agency verfügbar.
2) Abzug von Canada Pension Plan (CPP) -Beiträgen
Im Allgemeinen müssen Sie CPP-Beiträge abziehen, wenn ein Arbeitnehmer älter als 18 Jahre und jünger als 70 Jahre alt ist, eine rentenfähige Beschäftigung hat, nicht behindert ist und keine CPP- oder QPP-Pension (Quebec Pension Plan) erhält.
Auf der Canada Pension Plan-Seite der Canada Revenue Agency finden Sie einen Link zu den CPP-Beitragssätzen, Höchstbeträgen und Ausnahmeregeln sowie weitere nützliche Informationen zu CPP-Beiträgen.
Wenn Sie ein Arbeitgeber in Quebec sind
Beachten Sie, dass die Provinz Quebec einen eigenen provinziellen Pensionsplan hat, den Quebec Pension Plan (QPP), den Quebec Parental Insurance Plan (QPIP) und eine eigene Einkommenssteuer -
"Arbeitgeber mit Arbeitnehmern in Quebec müssen anstelle des CPP Beiträge für die QPP abziehen, wenn die Beschäftigung im Rahmen der QPP rentenfähig ist. Arbeitgeber müssen Abzüge sowohl für die QPIP als auch für die EI vornehmen, wenn die Beschäftigung versicherbar ist" T4001 Employers 'Guide - Lohnabzüge und Überweisungen (Canada Revenue Agency).
Besuchen Sie die Revenu Québec Website für weitere Informationen.
3) Abzug von Arbeitslosenversicherungsbeiträgen (EI)
In der Regel ziehen Sie die EI-Prämien vom Lohn des Mitarbeiters für jeden Dollar des versicherbaren Einkommens bis zum jährlichen Höchstbetrag ab. Der EI-Beitrag des Arbeitgebers beträgt das 1,4-fache der für jeden Arbeitnehmer einbehaltenen EI-Prämie. Beachten Sie, dass es im Gegensatz zu CPP keine Altersgrenze für den Abzug von EI-Prämien gibt. Wenn Ihre EI-Abzüge den jährlichen Höchstbetrag erreichen, hören Sie auf, sie abzuziehen.
Informationen zu den EI-Abzügen für ein bestimmtes Jahr finden Sie in der Tabelle der EI-Beitragssätze und Höchstbeträge der Canada Revenue Agency. Beachten Sie, dass es ein separates Diagramm für Quebec gibt, das eine andere Ratenstruktur hat.
Im Jahr 2017 beträgt der maximale jährliche versicherbare Verdienst 51.300 US-Dollar und Lohnabzüge sind zu einem Federal Rate von 1,63% (1,27% in Quebec) mit einer maximalen jährlichen Mitarbeiterprämie von 836,19 US-Dollar (651,51 US-Dollar in Quebec) zu leisten. Die maximale jährliche Arbeitgeberprämie 2017 beträgt 1.170,67 US-Dollar (912,11 US-Dollar in Quebec).
Wie bei anderen Gehaltsabzügen können Sie den Gehaltsabzugs-Online-Rechner der Canada Revenue Agency verwenden, um den Betrag der Beschäftigungsversicherung zu berechnen, den Sie für einen beliebigen Zahlungszeitraum abziehen müssen.
Sie können auch die Tabellen der Canada Revenue Agency, des Leitfadens T4302, der Tabellen für Abrechnungsabzüge und des Leitfadens T4008, der Ergänzungsabzüge für die Abrechnungsabzüge verwenden oder sie manuell mit dieser Methode berechnen.
Einige Leistungen und Zahlungen an Arbeitnehmer unterliegen nicht der Arbeitsversicherung; Siehe diese Liste der Canada Revenue Agency.
Als kanadischer Arbeitgeber kann es auch besondere Situationen geben, die sich auf Ihre EI-Abzüge auswirken. Informationen zu Themen wie z. B. Beschäftigung außerhalb Kanadas, Sonderzahlungen und die Einstellung eines Familienmitglieds finden Sie auf der Seite "Beschäftigungsversicherung" der Canada Revenue Agency.
Schritt 4) Überweisen Sie die Gehaltsabzüge Ihrer Mitarbeiter zusammen mit den Beiträgen des Arbeitgebers an die Canada Revenue Agency.
Normalerweise sendet Ihnen die Canada Revenue Agency bei jeder fälligen Gehaltsabrechnung ein Überweisungsformular per Post zu. Als neuer kanadischer Arbeitgeber haben Sie jedoch kein Überweisungsformular für Ihre erste Zahlung, daher müssen Sie einen Scheck oder eine Zahlungsanweisung an den Empfänger senden, die mit Ihrer Geschäftsnummer (BN) auf der Rückseite an den Empfänger gedruckt wird geeignetes Steuerzentrum.
Bei diesem Scheck oder Ihrer Zahlungsanweisung müssen Sie einen Brief mit folgendem Inhalt angeben:
- dass du ein neuer Überweiser bist,
- der Zeitraum, den Ihre Überweisung umfasst,
- Ihr vollständiger Arbeitgebername, Adresse und geschäftliche Telefonnummer; und
- Ihre Geschäftsnummer.
Neue Arbeitgeber werden von der CRA als reguläre Überweisungen eingestuft, was bedeutet, dass Sie Ihre Abzüge zurückzahlen müssen, damit die Canada Revenue Agency sie am oder vor dem 15. Tag des Monats erhält, der auf den Monat folgt, in dem Sie die Abzüge vorgenommen haben. Später, wenn Sie eine Überweisungshistorie erstellt haben, werden Sie möglicherweise als quartalsweise oder beschleunigter Übergeber eingestuft und müssen weniger Papierkram erledigen.
Weitere Informationen zur Überweisung, einschließlich zur Korrektur von Gehaltsabrechnungsfehlern, finden Sie auf der Seite Gehaltsabzüge der CRA.
Schritt 5) Füllen Sie alle T4-Belege und Informationen zurück.
Schließlich müssen Sie als Arbeitgeber jedes Jahr einen T4-Beleg für jeden Mitarbeiter ausfüllen und das Formular T4-Zusammenfassung ausfüllen.
Sie müssen die T4-Informationsrückgabe einreichen und die T4-Belege den Mitarbeitern am oder vor dem letzten Tag des Februars, der dem Kalenderjahr folgt, auf das die Informationsrücksendung folgt, übermitteln.
T4-Auszüge können elektronisch mit der T4-Web Forms-Anwendung der Canada Revenue Agency ausgefüllt werden (mit der Sie ein bis sechs Original- oder geänderte T4-Belege ausfüllen können) oder online mit einem PDF-ausfüllbaren T4-Formular ausgefüllt werden.
Weitere Informationen zu T4-Zetteln finden Sie auf der CRA-Seite T4 - Informationen für Arbeitgeber.
Das Formular T4 Zusammenfassung kann auch ausgefüllt und elektronisch eingereicht werden. Sie können es auch in Papierform ablegen. In diesem Fall müssen Sie die Originalzusammenfassung und die zugehörigen T4-Belege an das Ottawa Technology Center senden. Sie finden einen Link zu dieser Adresse und eine Zeile für Zeile Anweisungen zum Ausfüllen des T4-Übersichtsformulars, indem Sie dem Link am Anfang dieses Absatzes folgen.
Weitere Informationen zum Ausführen der Gehaltsabrechnung in Kanada
Alle Ihre Geschäftsunterlagen , einschließlich Ihrer Unterlagen zur Gehaltsabrechnung, müssen bei Ihnen oder in Ihrem Wohnort in Kanada aufbewahrt werden, es sei denn, die Canada Revenue Agency hat Ihnen die Erlaubnis erteilt, diese anderweitig aufzubewahren.
Beachten Sie auch, dass Geschäftsunterlagen und Belege, "die zur Ermittlung Ihrer Steuerpflichten und -ansprüche erforderlich sind", für einen Zeitraum von sechs Jahren aufbewahrt werden müssen.
Nichteinhaltung der kanadischen Payroll-Anforderungen
Die Strafen für die Nichteinhaltung der Gehaltsanforderungen in Kanada reichen von Geldstrafen von 1.000 bis 25.000 US-Dollar, Haftstrafen von bis zu 12 Monaten oder einer Kombination aus beidem. Auf der Seite CRA Penalties finden Sie die Details zu bestimmten Verstößen und Unterlassungen, wenn Sie die entsprechenden Gehaltsabzüge nicht rechtzeitig auf die Anmeldeformulare anwenden.
Mehr Personalabrechnung in Kanada Ressourcen
Die Canada Revenue Agency verfügt über viele Ressourcen im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung. Neben den oben genannten CRA-Ressourcen sind diese Arbeitgeberführer besonders nützlich:
- T4001: Arbeitgeberhandbuch - Lohnabzüge und Überweisungen
- T4130: Leitfaden für Arbeitgeber - Steuerpflichtige Leistungen und Zulagen
Siehe auch:
Der Einstellungsprozess: Wie man Angestellte in Kanada anstellt
Schritte zum Starten eines Geschäfts in Kanada
7 Möglichkeiten, Mitarbeiterbeschaffung zu erleichtern