Das Hauptbuch ist der zusammenfassende Finanzbericht für Ihr Unternehmen
Das Hauptbuch ist eine vollständige Aufzeichnung aller finanziellen Transaktionen, die während der Lebenszeit Ihres Unternehmens getätigt wurden, nicht nur das letzte Jahr oder der vorherige Monat.
Warum benötigt Ihr Unternehmen ein Hauptbuch?
Das Hauptbuch dient mehreren Funktionen im finanziellen Betrieb Ihres Unternehmens. Betrachten Sie es als einen Sammelbehälter. Es enthält alle finanziellen Informationen, die Sie verwenden werden, um Ihre Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen zu erstellen. Es dient zur Erstellung von Jahresabschlüssen , zur Untersuchung von Out-of-Balance-Bedingungen sowie für interne und externe Audits. Es umfasst die Bilanzierung von Vermögenswerten, Schulden , Eigenkapital , Erträgen und Aufwendungen.
Kreditgeber werden immer nach einer Vielzahl Ihrer finanziellen Unterlagen fragen, wenn Ihr Unternehmen einen Kredit beantragt. Ihr Hauptbuch kann Ihnen helfen, die Informationen, die Sie benötigen, sofort zu lokalisieren und zu lokalisieren.
Das Hauptbuch gegen das allgemeine Journal
Verwechseln Sie das Hauptbuch nicht mit Ihrem allgemeinen Journal. Letzteres ist nur eine chronologische Aufzeichnung der Transaktionen, während das Hauptbuch nach Konten organisiert ist und den Kontostand nach jeder Buchung anzeigen kann.
Unternehmen geben typischerweise einen Großteil ihrer Finanztransaktionsdaten täglich in verschiedene Buchungsjournale ein. Wenn eine finanzielle Transaktion stattfindet und ein Quelldokument generiert wird, wird die Transaktion in das allgemeine Journal eingegeben.
Transaktionen werden in chronologischer Reihenfolge aufgelistet. Das Datum, der Betrag, die betroffenen Konten und die Richtung, in der die Konten betroffen sind, werden notiert.
Sie müssen sicherstellen, dass die Belastungen und Gutschriften ausgeglichen sind, wenn Sie jede Transaktion notieren.
Spezielle Zeitschriften
Ihr Unternehmen könnte auch eine große Auswahl an speziellen Zeitschriften haben. Zu den gebräuchlichsten gehören Verkaufsjournale , Kassenbuchungen und Barauszahlungsjournale . Die Anzahl und Art der Fachzeitschriften, die ein Unternehmen führt, ist eine persönliche Entscheidung. Diese Journale werden normalerweise generiert, wenn Sie Ihre finanziellen Transaktionen in den Computer eingeben, wenn Ihr Unternehmen ein computergestütztes Buchhaltungssystem verwendet.
Das Hauptbuch zeigt alle Übersichtsinformationen für Finanztransaktionen Ihres Unternehmens aus dem allgemeinen Journal und diesen speziellen Journalen.
Wie funktionieren Journaleinträge?
Das Hauptbuch wird erstellt, indem die Buchungen der Finanztransaktionen eines Unternehmens aus seinen Buchungsjournalen in das Hauptbuch übertragen werden. Jede Finanztransaktion enthält ein Quellendokument, z. B. eine Rechnung oder eine stornierte Prüfung, sowie einen Journaleintrag , der normalerweise im allgemeinen Journal, in Ihren speziellen Journalen oder in beiden zu finden ist.
Die Rolle Ihres Kontenplans
Hauptbuchkonten basieren auf dem Kontenplan für Ihr kleines Unternehmen. Dieses Diagramm zeigt die wichtigsten Konten, die in Ihrem Abschluss aufgeführt sind .
Abhängig von der Größe und Komplexität Ihres Geschäfts kann Ihr Diagramm buchstäblich aus Hunderten von Konten bestehen, einschließlich Konten für Umlaufvermögen, Anlagevermögen , kurzfristige Verbindlichkeiten, langfristige Verbindlichkeiten, Eigenkapitalkonten , Verkaufserlöse, Spesenabrechnungen, Gewinne, und Verluste.
Ein einfaches Beispiel für einen Hauptbucheintrag
Nehmen wir an, Sie haben gerade Ihre Türen für die Gestaltung von Websites für andere Unternehmen geöffnet. Ihre Operation erfordert, dass Sie ein ziemlich umfangreiches Computersystem unterhalten, das Sie 10.000 $ zurückstellt.
Geben Sie das Datum der Transaktion in der ersten Spalte links von Ihrem Hauptbuch ein und notieren Sie sich den Journaleintrag für das Computersystem in der nächsten Spalte. Die dritte und vierte Spalte sind auf Soll- und Habenbeträge ausgerichtet.
Beachten Sie, dass Debit- und Kreditbeträge oberflächlich nicht nachvollziehbar sind.
Assets, die ein Plus sind, haben ein Sollsaldo, so dass Sie den Wert von 10.000 US-Dollar als Sollbetrag eingeben würden. Wenn Sie andere Vermögenswerte, wie z. B. Bargeld, aufgebraucht haben, um die $ 10.000 zu erhalten, oder wenn Sie eine Haftung in Form eines Darlehens zum Kauf des Systems hinzugefügt haben, handelt es sich bei diesen Transaktionen um Gutschriften. Sie würden daher die entsprechenden Nummern in der vierten Spalte eingeben.
Microsoft Business Systems bietet eine viel umfassendere Aufschlüsselung für mehrere Spalten, um Transaktionen zu verfolgen. Sie sind keineswegs auf vier beschränkt.
Ein letztes Wort über Hauptbucheinträge
Transaktionen sollten in ihre entsprechenden Journale eingetragen, dann zusammengefasst und einmal im Monat in das Hauptbuch eingetragen werden. Für jedes Konto sollte eine separate Seite vorhanden sein.