Sie können in der Tat gefragt werden, ob Sie ein Party-Planer oder ein Meeting-Planer sind. Im Beruf der Veranstaltungsplanung sind die Berufsbezeichnungen so vielfältig und zahlreich wie die angebotenen Dienstleistungen, und es kann oft schwierig sein, eine von der nächsten zu beschreiben und zu unterscheiden.
Es kann schwierig sein, ein Portfolio für die Planung von Veranstaltungen zu erstellen, nach Arbeit zu suchen oder mit einem Kunden zu arbeiten, der nicht genau über Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten Bescheid weiß.
Ereignisverwaltung vs. Ereignisplanung
Während das Ereignismanagement und die Ereignisplanung sehr eng verwandt sind, sind sie zwei sehr unterschiedliche Funktionen. Der Hauptunterschied liegt in diesen beiden Wörtern: Management und Planung. In sehr einfachen Worten verwalten Event Manager die Event- und Event-Planer planen die Veranstaltung.
Event Manager können jedoch auch Aspekte von Ereignissen planen, und Eventplaner können bestimmte Komponenten des Ereignisplanungsprozesses verwalten. Eventmanager und Eventplaner arbeiten Seite an Seite und ihre Verantwortlichkeiten können sich überschneiden.
Um die Sache noch verwirrender zu gestalten, bieten einzelne Veranstaltungsplaner oft Veranstaltungsmanagement-Dienstleistungen an, und Event-Manager können auch Event-Planungsdienste anbieten. Wenn Sie sich am Kopf kratzen, sollten Sie sich das Event-Management genauer ansehen.
Event Management umfasst das Projektmanagement
Event-Management beinhaltet die Schaffung und Entwicklung von Großveranstaltungen, die Konferenzen, Kongresse, Konzerte, Messen, Festivals und Zeremonien umfassen können. Event-Management umfasst die Identifizierung der Zielgruppe, die Formulierung des Veranstaltungskonzeptes, die Planung der Gesamtlogistik der Veranstaltung und die Durchführung des Projektmanagements der Veranstaltung als Ganzes - einschließlich der Verwaltung der für die einzelnen Funktionen zuständigen Teams, des Budgets und der Überwachung der Ausführung der Veranstaltung.
Event-Manager überwachen auch die Dienste aller externen Anbieter und Fachleute, einschließlich Event-Planer.
Zu den spezifischen Aufgaben eines Event Managers gehören:
- Auswählen und Reservieren von Veranstaltungsorten
- Koordination von externen Anbietern
- Engagierende Lautsprecher oder Unterhaltung
- Vermittlung von Transport und Parken
- Erlangung notwendiger Genehmigungen und angemessener Versicherungen
- Verantwortung für die Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsstandards
- Entwicklung von Notfall-Notfallplänen
- Krisen- und Situationsmanagement bei der Veranstaltung
- Entwerfen eines Sicherheitsplans
- Überwachung des Ereignisses
Diese Liste ist keineswegs vollständig. Je nach Umfang der Veranstaltung und den anderen angestellten Fachkräften können die Aufgabenbereiche variieren.
Die Rolle von Event Management Services
Event-Management-Firmen werden häufig für die Planung und Durchführung von großen Unternehmenstreffen und Sonderveranstaltungen engagiert. Während Hochzeiten und Konzerte häufige Ereignisse für einen Event-Management-Profi sind, sind auch Sportveranstaltungen, Treffen und große Partys Gelegenheiten, die vom Event-Management profitieren können.
Regierungsbehörden, gemeinnützige Organisationen, Verbände und Unternehmen nutzen Event-Management-Unternehmen, um wichtige Veranstaltungen und Meetings zu koordinieren. Die Event-Management-Funktion kann oft innerhalb einer Corporate Marketing- oder PR-Abteilung oder im Rahmen ihrer Sonderveranstaltungen gefunden werden.
Fähigkeiten zum Erfolg
Wie bei den meisten Event-Planungsfunktionen erfordert das Event-Management exzellente organisatorische Fähigkeiten, um erfolgreich zu sein. Die Fähigkeit, viele sich bewegende Teile zu bearbeiten und zu jonglieren, ist von grundlegender Bedeutung. Zusammen mit dieser erstklassigen Organisation kommt die Notwendigkeit effizienter Zeitmanagementfähigkeiten hinzu.
In der Lage zu sein, Prioritäten zu setzen und auf der Stelle zu bleiben, führt zu einer erfolgreichen Veranstaltung. Das Eventmanagement beginnt mit dem Prozess, eine Vision für das Event zu erstellen und es dann bis zur Ausführung zu durchlaufen, was sowohl Kreativität als auch Flexibilität erfordert.
Da das Projektmanagement ein Schlüsselelement ist und nicht nur die Verwaltung von Funktionen, sondern auch die Organisation von Teams umfasst, sind auch zwischenmenschliche Fähigkeiten wichtig. Die Interaktion mit Einzelpersonen auf allen Ebenen einer Organisation ist Teil des Jobs und die Fähigkeit, hervorragende Kommunikationsfähigkeiten zu entwickeln und sich wohl und sympathisch zu fühlen, wird einen großen Beitrag zur Entwicklung dieser Beziehungen leisten.