Wie man eine prägnante Retreat-Meeting-Agenda erstellt
Tipps zum Schreiben der Agenda
Das Erstellen einer Agenda für eine Veranstaltung - insbesondere für eine mehrtägige Veranstaltung - ist manchmal eine Herausforderung, da die Tagesordnung (oder die Übersichtsführung) kurz sein und alle notwendigen Informationen enthalten muss.
Schließlich werden die meisten Teilnehmer mit den angebotenen Programmen vertraut sein und kein umfangreiches Dokument mit sich herumschleppen, um herauszufinden, wo und wann sie sich befinden sollten. Es ist Ihre Aufgabe als Veranstaltungsplaner, den Teilnehmern das Leben so einfach wie möglich zu machen.
Die Grundelemente einer Agenda sollten folgende Informationen enthalten:
- Name und Ort des Ereignisses
- Tag und genaue Uhrzeit jeder Veranstaltung / Aktivität bis zur Viertelstunde.
- Die Art von Veranstaltung wie kreative Brainstorming-Sitzung im Vergleich zu einer strategischen Zielsetzungssitzung im Vergleich zu Podiumsdiskussionen mit Teamleitern
- Relevante Informationen über das Event, z. B. wie man sich für ein Treffen kleidet, wenn es ein Mittag- oder Abendessen oder eine Cocktailparty ist (dh Business-Casual gegen Black-Tie)
- Tipp: Teilen Sie den Teilnehmern immer mit, wo sie zusätzliche Informationen wie die Website der Gastgeberorganisation finden können.
Beispiel für ein Meeting-Agenda-Format
Die meisten Agenda-Formate haben einen Kopfbereich in der Mitte der Seite mit ein bis drei Textzeilen mit dem Namen des Ereignisses, dem Namen der Organisation, die das Ereignis hostet und dem Datum, an dem das Ereignis beginnt.
Die Agenda ist dann in zwei Spalten organisiert: Die linke Spalte enthält Datum und Uhrzeit. Auf der rechten Seite befindet sich der Name des Ereignisses mit Details zur Aktivität.
Ihre Agenda sollte einfach zu befolgen sein. Wenn es sich um eine eintägige Veranstaltung handelt, versuchen Sie, alles auf eine Seite zu bringen. Denken Sie daran, dass der allgemeine Reiseplan einer von mehreren Punkten ist, die Sie zusammen mit anderen formellen Einladungsmaterialien wie elektronischen und gedruckten Einladungen vorbereiten müssen.
Da die Teilnehmer mehrere Kommunikationsmaterialien von Ihnen erhalten, gibt es viele Möglichkeiten, detaillierte Informationen in einem anderen Dokument bereitzustellen.