Welche Mitarbeiter Umzugskosten sollten Sie bezahlen
Es ist am besten, wenn Sie nur die von der IRS genehmigten Umzugskosten als Abzug von einer Steuererklärung zurückzahlen.
Laut der IRS , nur abzugsfähige Umzugskosten für Mitarbeiter enthalten
"angemessene Kosten von:
Umzug von Haushaltswaren und persönlichen Effekten von der ehemaligen Wohnung in die neue Wohnung, und
Reisen (einschließlich Unterkunft) vom ehemaligen Zuhause zum neuen Zuhause.
Rückerstattungen von nicht abzugsfähigen Kosten sind für den Arbeitnehmer stets zu versteuern, selbst wenn die Erstattung als rechenschaftspflichtiger Plan (wie unten beschrieben) gelten könnte.
Die steuerlichen Auswirkungen von Aufwandsentschädigungen durch Mitarbeiter
Im Allgemeinen sind alle Zahlungen, die Sie an Mitarbeiter leisten, steuerpflichtig, und die Zahlung von Umzugskosten für Mitarbeiter gilt als steuerpflichtige Leistung. Aber es gibt eine Möglichkeit, die Leistung für den Arbeitnehmer steuerfrei zu machen.
Wenn Sie möchten, dass die Umzugskosten des Arbeitnehmers für den Arbeitnehmer nicht steuerpflichtig sind (der IRS verwendet den Begriff "ausgeschlossen" von der Besteuerung), müssen Sie diese über das bezahlen, was der IRS einen verantwortlichen Plan nennt.
In diesem Fall übernimmt der Mitarbeiter die Kosten und Sie erstatten diese.
Um die Kriterien für einen rechenschaftspflichtigen Plan zu erfüllen, müssen die Ausgaben aufgeschlüsselt werden und nur bestimmte Ausgaben können bezahlt werden. Die Ausgaben müssen auch für einen Geschäftszweck bestimmt sein.
Der Mitarbeiter muss während der Erbringung von Dienstleistungen als Angestellter Ihres Unternehmens abzugsfähige Kosten bezahlt oder angefallen haben. Möglicherweise müssen Sie dokumentieren, dass der Umzug für Ihr Unternehmen erforderlich ist.
Es gibt auch einige Buchhaltungsverfahren, die befolgt werden müssen, um den Erstattungs-Plan zu erstellen
- Der Arbeitnehmer muss diese Ausgaben " angemessen in angemessener Zeit abrechnen". Das heißt, der Mitarbeiter muss Ihnen Belege für alle Ausgaben geben.
- Wenn Sie dem Mitarbeiter einen Vorschuss auf diese Ausgaben geben, Der Arbeitnehmer muss überschüssiges Geld innerhalb einer angemessenen Frist zurückgeben.
Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie 5.000 $ für Umzugskosten vorrücken und der Angestellte Ihnen Quittungen für 3.660 $ gibt. Der Mitarbeiter muss Ihnen einen Scheck über den Restbetrag (1.350 $) geben. Wenn alle Kriterien für einen verantwortlichen Plan nicht erfüllt sind, handelt es sich bei dem Plan nicht um einen rechenschaftspflichtigen Plan. Und " Erstattungen für nicht abzugsfähige Ausgaben " (an den Arbeitnehmer) und Zulagen für verschiedene oder nicht näher bezeichnete Ausgaben sind für den Arbeitnehmer steuerpflichtig.
Nur um ganz klar zu sein: Alle Vergütungen, die an Mitarbeiter im Rahmen eines nicht rechenschaftspflichtigen Plans geleistet werden, müssen als steuerpflichtig behandelt werden (einschließlich Quellensteuer), auch wenn die Erstattung für Ausgaben erfolgt, die für den Mitarbeiter abzugsfähig sind. Und alle Zahlungen, die nicht durch Belege belegt werden, sind, auch wenn sie Teil eines rechenschaftspflichtigen Plans sind, steuerpflichtig und unterliegen der Quellensteuer.
Zurückhalten von Lohnsteuer auf Umzugskosten an Mitarbeiter
Wurden die Zahlungen nach den Kriterien für einen rechenschaftspflichtigen Plan geleistet und sind alle notwendigen Bedingungen erfüllt, unterliegen die Zahlungen an die Mitarbeiter für Umzugskosten nicht der Quellensteuer.
Umzugskostenzahlungen, die nicht unter den Kriterien für einen rechenschaftspflichtigen Plan (oben beschrieben) getätigt werden, unterliegen der Quellensteuer für Bundeseinkommenssteuern, FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) und bundesstaatlichen Arbeitslosensteuern.
Moving Expense-Zahlungen auf dem W-2-Formular eines Mitarbeiters melden
Wenn die Rückerstattung an den Mitarbeiter alle Bedingungen eines rechenschaftspflichtigen Plans erfüllt, wie oben beschrieben, müssen Sie diese Erstattungen nicht auf die W-2 des Mitarbeiters einbeziehen. Wenn der Mitarbeiter die Ausgaben angemessen abrechnet, aber der Selbstbehalt nicht erstattet wird, müssen Sie sich bei Ihrem Gehaltsabrechnungsdienst oder Steuerberater erkundigen, wie die steuerpflichtigen und nicht steuerpflichtigen Beträge zu melden sind. Sie müssen den Betrag dieser Leistung melden, wenn Sie den W-2-Jahressteuerbericht für den Mitarbeiter des Vorjahres ausfüllen.
Patriot Software bietet mehr Informationen darüber, wie diese Ausgaben auf dem W-2-Formular eines Mitarbeiters eingegeben werden. Wir verwenden das obige Beispiel, in dem der Mitarbeiter 5.000 USD für Umzugskosten erhält, Einnahmen für 3.660 USD und die verbleibenden 1.350 USD. Der Betrag, den der Arbeitnehmer behält, ist für den Arbeitnehmer steuerpflichtig. Wir gehen davon aus, dass diese Zahlung gemäß den Anforderungen für einen verantwortlichen Plan erfolgt, wie oben beschrieben:
- Die steuerpflichtigen 1.350 US-Dollar sind in Box 1 der W-2 enthalten (und in den Feldern 3, 5 und 16, wenn sie vom Staat oder der Stadt besteuert werden).
- Die Quellen- und FICA-Steuern des Bundes und der Länder müssen für die steuerpflichtigen 1.350 US-Dollar berechnet werden und in den entsprechenden Feldern des W-2 enthalten sein.
- Sie müssen den Betrag von 3.660 US-Dollar (den Betrag, der dem nachgewiesenen Betrag entspricht (z. B. der nicht-steuerbare Anteil) in Feld 12 des Formblatts W-2 mit dem Code "L" angeben.
Weitere Informationen dazu finden Sie in IRS-Publikation 15 (Rundschreiben E).
Einem Angestellten zusätzliches Geld für Umzugskosten geben
Einige Unternehmen geben den Mitarbeitern einen bestimmten Betrag für die Umzugskosten, abhängig von der Art des Umzugs und der Entfernung. Die Zahlung ist möglicherweise noch als Geschäftskosten für Ihr Unternehmen abzugsfähig.
Wenn Sie einem Mitarbeiter Geld für die Umzugskosten geben möchten und der Mitarbeiter entscheiden soll, wie dieses Geld ausgegeben wird, haben Sie einen nicht steuerbaren Plan, der den Vorschriften des IRS entspricht. Wenn Sie in diesem Fall, wie oben erwähnt, nicht möchten, dass der Mitarbeiter Belege vorlegen muss, ist die gesamte Zahlung für den Mitarbeiter als Vorteil steuerpflichtig. Außerdem müssen die Bundeseinkommensteuer und die FICA-Steuer auf die Zahlung einbehalten werden .
In diesem Fall möchten Sie möglicherweise einen zusätzlichen Betrag zur Zahlung hinzufügen, um dem Mitarbeiter mit den zusätzlichen Steuern zu helfen, die bezahlt werden müssen. Dies wird "Einlösen" eines Schecks genannt, und es wird getan, um dem Angestellten den genauen Betrag der Zahlung nach Steuern zu geben.
Wenn Sie beispielsweise einem Mitarbeiter 2.000 $ an Umzugskosten zahlen, können Sie eine Bruttokalkulation vornehmen, um mehr als 2.000 $ zur Deckung der zusätzlichen Steuern bereitzustellen. Patriot Software hat einen Brutto-Rechner, der Ihnen dabei helfen könnte.
Mitarbeiter Umzugskosten sind abzugsfähig
Die Zahlung von Umzugskosten des Mitarbeiters ist eine abzugsfähige Betriebsausgabe an Ihr Unternehmen. Lohnabzüge für Mitarbeiter sollten auf diejenigen beschränkt werden, die der Mitarbeiter von seiner eigenen Steuererklärung abziehen kann. Das sind nur die Kosten für den Umzug von Haushaltswaren und für Reisekosten an den neuen Standort für den Arbeitnehmer und seine Familie.
Erzählen von Mitarbeitern über den Umzugskostenerstattungsplan
Wie bei allen anderen Leistungen an Arbeitnehmer müssen alle Arbeitnehmer gleich behandelt werden. Sie können Kriterien für die Qualifizierung für den Plan nach Mitarbeitertyp festlegen (z. B. im Angestelltenverhältnis oder stündlich), aber Sie können einem Mitarbeiter in der gleichen Klassifizierung keinen größeren Vorteil als einen anderen geben.
Es ist immer eine gute Idee, diese Art von Nutzen schriftlich festzuhalten und in Ihre Kommunikation mit den Mitarbeitern aufzunehmen. Ihr Handbuch für Mitarbeiter oder Richtlinien und Verfahren ist ein guter Ort, um den Plan zu beschreiben. Vergessen Sie nicht, Informationen über die steuerlichen Auswirkungen dieser Leistung anzugeben.
Mitarbeiter mit ihren Umzugskostenabzügen unterstützen
Sofern Sie kein qualifizierter Steuerberater sind , ist die steuerliche Beratung von Arbeitnehmern in Bezug auf Einkommensteuerabzüge keine gute Sache. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, professionelle Steuerberatung zu erhalten oder professionelle Steuersoftware zu verwenden . Hier sind einige Dinge, die Sie tun können, um Mitarbeitern zu helfen, diesen Umzugskostenvorteil zu verstehen und wie sich dies auf die Steuern auswirkt:
- Geben Sie Ihren Mitarbeitern ein Umverteilungspaket, in dem erläutert wird, wie und wann Umzugskosten von Ihrem Unternehmen erstattet werden.
- Geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Quellensteuer (auf Formular W-4 ) zu ändern, um die ursprüngliche Erstattung zu berücksichtigen.