Erfahren Sie, wie Sie Ihr erstes großes Event planen

Wesentliche Details zeichnen

Herzliche Glückwünsche! Ihr Chef hat Sie gerade nominiert, um die Herbstbildungskonferenz des Unternehmens zu koordinieren. Es ist eine großartige Gelegenheit für Sie, Ihre Fähigkeiten zu zeigen und möglicherweise eine Gehaltserhöhung zu erhalten. Es gibt nur ein Problem: Sie haben noch nie eine solche Veranstaltung geplant! Keine Sorgen machen. Viele andere haben sich in derselben Zwangslage wiedergefunden, und Sie werden Erfolg haben, weil Sie organisiert und entschlossen sind.

Wie bei jedem Geschäftsprojekt besteht der erste Schritt darin, alle Informationen zu organisieren und die dringlichsten Fragen zu ermitteln.

Bevor Sie mit der Auswahl eines Veranstaltungsortes oder der Einstellung eines Referenten beginnen , müssen Sie die grundlegenden Parameter Ihrer Veranstaltung kennen. Es ist fast unmöglich, Details und Kosten mit einem Dritten zu besprechen, bis Sie mehr Einzelheiten herausgearbeitet haben. Hier sind die wichtigsten Details, die Sie vor der Kontaktaufnahme mit externen Anbietern definieren sollten.

Datum

Alles dreht sich um das Datum Ihrer besonderen Veranstaltung. Idealerweise möchten Sie drei mögliche Daten im Blick haben, damit Sie die Verfügbarkeit und Preise auf der ganzen Linie vergleichen können. Versuchen Sie, verschiedene Tage der Woche für maximale Flexibilität einzubeziehen.

Zeitrahmen

Selbst ein Unterschied von einer Stunde kann sich auf Ihre Planung auswirken. Daher müssen Sie sich genau über Ihre voraussichtlichen Zeitrahmen informieren. Wenn Sie beispielsweise um 10.00 Uhr statt um 8.00 Uhr beginnen, müssen Sie möglicherweise kein Frühstücksbudget zuweisen.

Anwesenheitsnummern

Es ist ein Detail, das für produktive Verhandlungen oft zu grob geschätzt wird. Machen Sie sich mit Ihren Anwesenheitsprognosen realistisch. Diskutieren Sie im Voraus, wen Sie einladen und stellen Sie Ihre Projektionen in einer Tabelle zusammen. Anwesenheit und Budget sind direkt miteinander korreliert. Erraten Sie nicht zufällig die Anzahl der Personen, von denen Sie glauben, dass sie teilnehmen werden.

Breakout-Sitzungen

Möglicherweise benötigen Sie nur einen Bankettsaal, wenn Sie ein Abendessen veranstalten, aber für eine Konferenz im großen Stil werden wahrscheinlich zusätzliche Breakout-Räume und ein Ausstellungsraum benötigt. Noch einmal können Sie die Kosten nicht messen, bis Sie definiert haben, wie viel Platz Sie benötigen. Für Konferenzen ist der beste Ansatz, eine simulierte Route in Ihrem allerersten Meeting zu planen. Ideen zu teilen und sie auf Papier zusammenzufügen, wird Ihnen helfen, die nächsten Planungsentscheidungen zu treffen.

Budget vs. Kosten

Es mag unpraktisch erscheinen, an einem Budget zu arbeiten, bevor Sie die Kosten für den Veranstaltungsort und das Catering kennen, aber wenn Sie so arbeiten, können Sie alle Vorschläge des Anbieters messen. Beginnen Sie mit Ihren Umsatzquellen. Wie viel sollten Sie für die Teilnahme berechnen? Rufen Sie Sponsoren an, um Kosten auszugleichen? Was zahlen Aussteller für die Teilnahme? Die Einnahmen bestimmen letztendlich Ihr Budget, daher ist es nur sinnvoll, sie zuerst zu schützen.

Marketing

Nachdem Sie Ihre Umsatzquellen identifiziert haben, ist der nächste Schritt, Ihren Marketingplan zu skizzieren. Was ist der beste Weg, um Ihre Umsatzgeneratoren zu erreichen? Vielleicht haben Sie eine Liste potenzieller Teilnehmer als Arbeitgeber oder Mitgliedsorganisation. Das wäre natürlich hilfreich, aber was ist mit Sponsoren und Ausstellern?

Wenn Sie mehr als 20 Aussteller anwerben möchten, müssen Sie diese erreichen können. Gezielte Marketingkampagnen kosten Geld, und das senkt Ihre Einnahmen.

Transport und Unterkunft

Durch das Ausführen einer lokalen Konferenz werden normalerweise keine Bedenken hinsichtlich des Transports geäußert. Sie müssen jedoch immer noch eine Unterkunft für Referenten, Aussteller und besondere Gäste ansprechen. Einige Hotels bieten Ermäßigungen auf Tagungsflächen, wenn Sie genügend Übernachtungen buchen . Die einzige Möglichkeit, dies zu nutzen, besteht darin, dass Sie Ihre Unterkunft im Voraus kennen. Gehen Sie durch Ihre Anwesenheitsdaten zurück und projektieren Sie, wie viele Gäste von außerhalb Ihrer Region kommen.

Nun, das hört sich wahrscheinlich nach einer Menge Informationen an, die man im Vorfeld sammeln kann, und das ist es auch. Bedenken Sie jedoch, dass dies die Details sind, die alles andere im Planungsprozess beeinflussen.

Möglicherweise werden Sie von den eher "glamourösen" Aufgaben wie Site-Besuchen und Menüplanung angezogen. Vergiss nicht, dass ihre Zeit kommen wird. Konzentrieren Sie sich jetzt auf die Fakten, damit Sie später die besten Entscheidungen treffen können.