Organisation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Konferenz
Die Konferenzplanung unterscheidet sich von anderen Arten der Veranstaltungsplanung und umfasst zusätzliche Schritte.
Konferenzen sind in der Regel große Veranstaltungen, die normalerweise ein Jahr oder länger dauern. Ihre Aufgabenliste kann die Auswahl eines Veranstaltungsortes, die Buchung von Hotelzimmern, die Einrichtung einer Online-Registrierung, die Sicherung von Rednern, die Organisation von Hospitality-Suiten, die Ausrichtung einer Ausstellungshalle, die Planung von Meetings, den Umgang mit Speisen und Getränken und vieles mehr umfassen. Die Erstellung eines gut organisierten Konferenzplanungsleitfadens, der die Schritte aufzeichnet, ist ein Muss für jeden erfolgreichen Konferenzplaner.
Die folgenden Schritte helfen Ihnen bei der Vorbereitung eines Konferenzplanungsleitfadens, der als Vorlage für die Planung einer Konferenz dient. Passen Sie das Handbuch entsprechend dem von Ihnen geplanten Ereignis an und ändern Sie es, und halten Sie es griffbereit. Wenn es richtig vorbereitet und verwendet wird, wird es bald zu Ihrem wertvollsten Konferenzplanungstool.
Beginnen Sie mit den Grundlagen
Der erste Teil Ihres Konferenzplanungsleitfadens sollte die Grundlagen der Konferenz enthalten:
- Ereignisdatum und -zeit
- Veranstaltungsort (falls bekannt)
- Veranstaltungszweck
Fügen Sie andere bekannte Elemente hinzu, z. B. alternative Daten oder Anzahl der Teilnehmer.
Wie ist der Plan?
Bevor Sie die verschiedenen Elemente einer Konferenz planen, müssen Sie herausfinden, was diese verschiedenen Elemente sind und wo sie in das Gesamtschema Ihrer Veranstaltung passen.
Also nimm Stift und Pad oder setze dich vor den Computer und schreibe alles auf, was dir in den Sinn kommt. Mach dir keine Sorgen über die Auflistung der Dinge in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit oder in irgendeiner Art von chronologischer Reihenfolge. Das wird später kommen. Im Moment werden Sie im Wesentlichen eine sehr lange, aber einfache Version Ihrer To-Do-Liste erstellen, die in verschiedene eigenständige Komponenten aufgeteilt wird, die während des Planungsprozesses einzeln behandelt werden.
In diesem Abschnitt können folgende Elemente aufgeführt sein:
- Veranstaltungsortauswahl
- Hotelauswahl
- Besprechungsraum
- Hospitality-Suiten
- Konferenz Ausstellungshalle und Stände
- Eröffnungsfeierlichkeiten
- Referenten- / Ausstellerregistrierung
- Teilnehmerregistrierung
- Reisevorbereitungen
- Teilnehmerabzeichen
- Veranstaltungsprogramm
- Nahrungsmittel und Getränke
- Audio-visuell
- Personal vor Ort
Nehmen Sie sich etwas mehr Zeit, um diese Liste zu erstellen, damit Sie nichts übersehen, und fügen Sie alles hinzu, was später auftaucht. Überzeugen Sie sich nicht von den vielen aufgeführten Verantwortungsbereichen; Der Zweck ist, an alles zu denken, damit Sie jeden Artikel effizient planen und verwalten können.
Wählen Sie einen Veranstaltungsort
Sobald Sie den Zeitpunkt der Konferenz festgelegt haben und den Gesamtumfang der Veranstaltung verstehen, ist der nächste Schritt die Auswahl eines Veranstaltungsortes.
Abhängig von der Größe der Konferenz können Sie möglicherweise einen Veranstaltungsort für alle Ihre Konferenzbedürfnisse auswählen, von der Ausstellungshalle bis zu Tagungsräumen, Bankettsälen und Hotelzimmern. Wenn die Konferenz zu groß ist, um an einem Ort untergebracht zu werden, sollten Sie einen Veranstaltungsort suchen, der sich in der Nähe von Außenhotels oder Catering-Standorten befindet, damit die Konferenzteilnehmer nicht zu weit von einer Konferenzveranstaltung zur anderen fahren müssen.
Denken Sie über die Teilnehmerregistrierung nach
Wie werden sich die Teilnehmer für diese Konferenz anmelden? Wie erhalten sie eine Anmeldebestätigung? Wie werden Namens-Tags bei der Konferenz generiert und verteilt? Ihr Konferenzplanungsleitfaden enthält Antworten auf all diese Fragen und sollte aktualisiert werden, sobald die Konferenzregistrierung läuft.
Wenn von einer Veranstaltung große Menschenmengen erwartet werden, dann ist ein Online-Konferenzregistrierungssystem der richtige Weg.
Das System kann Zahlungen verarbeiten , Registrierungen verfolgen und andere relevante Informationen organisieren und bei der Erstellung von Berichten helfen.
Aussteller und Konferenz Ausstellungshallen
Ausstellungsbereiche sind ein gemeinsames Merkmal auf Konferenzen und bieten Sponsoren und Anbietern die Möglichkeit, Räumlichkeiten zur Bewerbung ihrer Produkte und Dienstleistungen zu mieten. Dies ist auch eine Gelegenheit für den Konferenzveranstalter, Einnahmen zu erzielen, wenn das Ausstellungsmerkmal effektiv beworben und gut angenommen wird. Abhängig von der Größe Ihrer Konferenz erfordert die Verwaltung der Aussteller und der Ausstellungshalle zusätzliche Zeit und Ressourcen. Planen Sie entsprechend.
Wie oben erwähnt, sind Online-Konferenzregistrierungssysteme die beste Möglichkeit, Anmeldungen nachzuverfolgen. Wenn Sie also eine große Anzahl von Ausstellern erwarten, sollten Sie die Registrierung des Teilnehmers in Ihr Teilnehmerregistrierungssystem integrieren. Aussteller benötigen außerdem Folgendes:
- Ausstellerausweise
- Karte der Konferenz Ausstellungshalle mit Standnummern aufgeführt
- Handbücher für den Auf- und Abbau von Messeständen
- Standbauverträge
- Liste von Vor-Ort-Anbietern, die bei der Vermietung und dem Service von Ausstellungen behilflich sind
Als Konferenzplaner sind Sie für die Einstellung von Sicherheit verantwortlich, um die Sicherheit von Materialien in der Ausstellungshalle zu gewährleisten.
Planen Sie die Konferenzdetails
Mit einigen der größeren Aufgaben, wie der Auswahl der Konferenzräume und der Teilnehmerregistrierung, können Sie sich auf die Planung der Konferenz konzentrieren. Wie bei der Planung eines Ereignisses jeglicher Art, ist die Organisation von größter Bedeutung, ebenso wie die Aufmerksamkeit für Details.
Jetzt ist es an der Zeit, diese lange Liste von Aufgaben zu erstellen, die Sie zu Beginn des Konferenzplanungsprozesses zusammengestellt haben. Sehen Sie sich die Liste an und nehmen Sie nach Bedarf Änderungen oder Ergänzungen vor, um die neuesten Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu berücksichtigen. Als nächstes legen Sie diese Gegenstände in chronologischer Reihenfolge, beginnend mit Gegenständen, die weit im Voraus abgeschlossen werden können oder müssen. Beispielsweise:
- Buchblock von Hotelzimmern
- Reserve Ausstellungsraum
- Recherchieren Sie Online-Konferenzregistrierungssysteme
- Planen Sie einen Marketingplan für Ihre Konferenz
Beginne am Anfang und gehe von dort aus. Für jedes Detail, das gepflegt werden muss, sollte ein Follow-up folgen, um sicher zu gehen, dass Verträge unterzeichnet und empfangen werden. Wenn sich das Konferenzdatum nähert, enthalten Ihre Aktionselemente kurzfristige Aufgaben wie:
- Wählen Sie Farbschema und Dekor
- Machen Sie Blumenarrangements
- Wählen Sie Menü
- Vereinbaren Sie einen Flughafentransfer für Redner oder VIPs
Betrachten Sie Ihren Konferenzplanungsleitfaden als Leitfaden für alles, was bei der Planung einer Konferenz berücksichtigt wird, egal wie klein. Dieser Leitfaden wird schnell zu einem unschätzbaren Werkzeug, das Sie nicht nur organisiert und im Zeitplan hält, sondern auch die Nerven beruhigt, wenn sich das große Datum nähert und Sie sich fragen, ob Sie etwas vergessen haben.