Was ist, wenn Sie sich für gut organisiert halten und bereits eine Checkliste bei der Planung eines Ereignisses verwenden, aber Situationen erlebt haben, in denen Sie (zu spät) festgestellt haben, dass Sie einige wichtige Details übersehen haben? Wo bist du falsch gelaufen?
Für jede Veranstaltung ist eine Checkliste für die Planung der Veranstaltung erforderlich, die speziell für dieses Ereignis konzipiert wurde und auf die individuellen Veranstaltungsspezifikationen zugeschnitten ist. Daher ist jede Checkliste für die Planung von Ereignissen anders. Sie müssen jedoch fünf Punkte in Ihrer Planung für die Planung von Veranstaltungen haben, unabhängig davon, ob Sie eine kleine Geburtstagsparty oder eine große Unternehmensfunktion planen.
Veranstaltungsverträge unterzeichnen
Das klingt offensichtlich, aber seien Sie sicher, dass Sie alle Verträge, die Sie für Ihre Veranstaltung benötigen, unterschreiben und dafür unterschriebene Kopien erhalten. Dies beinhaltet Event-Verträge mit dem Kunden, Veranstaltungsort, Verkäufer, Hotel, Unterhaltung, etc. Ein fester Händedruck ist eine gute Möglichkeit, Geschäfte zu machen, aber nicht die Art und Weise, die Einstellung von Anbietern zu sichern und nicht die Art und Weise zu verpflichten, für einen Kunden zu arbeiten .
Holen Sie alles schriftlich ab und erledigen Sie keine Arbeit oder verbringen Sie einen Groschen für die Planung Ihrer Veranstaltung, bis alle Unterlagen unterzeichnet und übergeben sind. Wenn Sie ein Veranstaltungsplaner sind, der einen Veranstaltungsvertrag für Ihre Veranstaltungsdienstleistungen benötigt, klicken Sie hier.
Bestätigen Sie das Ereignis Datum und Uhrzeit
Sie sind knietief in der Planungsphase für diese Veranstaltung.
Wie könnte jemand das Datum falsch verstehen? Verkäufer haben oft andere Geschäfte. Kunden können einem Datum und einer Uhrzeit für die Veranstaltung zustimmen und dann einfach vergessen, Sie über die Änderung der Pläne zu informieren. Bevor Sie mit der Planung Ihrer Veranstaltung beginnen, überprüfen Sie das Datum und die Start- und Endzeit und holen Sie diese schriftlich ein, damit sich alle auf derselben Seite befinden.
Zusätzliche Hilfe anstellen
Unterschätzen Sie nicht den Wert zusätzlicher Hilfe am Tag Ihrer Veranstaltung. Es gibt immer etwas, dem man sich widmen muss, und die meisten Veranstaltungsplaner sind bereits zu sehr damit beschäftigt, die Veranstaltung zu leiten, um ihre Aufmerksamkeit auf Situationen zu richten, die auftauchen. Die Einstellung zusätzlicher Hilfe ist ein wichtiger Schritt, der häufig übersehen wird, bis es möglicherweise zu spät ist, um die besten Mitarbeiter für die anstehende Aufgabe einzustellen. Begnügen Sie sich nicht mit Essensresten, wenn es um die Einstellung von Veranstaltungspersonal geht. Setzen Sie diesen Punkt auf Ihre Event-Checkliste und sichern Sie das bestausgebildete Personal mit der Erfahrung, die Sie für Ihr Event-Budget benötigen.
Führen Sie eine Site Walk-Through durch
Nichts ist vergleichbar mit der Vorstellung von etwas in Ihrem Kopf, als ob Sie es aus erster Hand erfahren würden. Das Durchlaufen der Event-Site mit Ihren Kunden und Lieferanten ist ein wichtiger Schritt in der Planung der Veranstaltung.
Es bietet die Möglichkeit, Fragen zu stellen, Bedenken zu äußern und eine Einigung über Raumgestaltung, Dekoration, Platzierung der Registrierung und den allgemeinen Ablauf der Veranstaltung zu erzielen. Oftmals, selbst wenn wir denken, dass wir klar kommunizieren, steht unsere Vision von etwas in starkem Kontrast zu dem, was jemand anderes aufgrund unserer Beschreibung vorstellt. Gehen Sie während der Planungsphasen durch den physischen Raum, so dass es am Veranstaltungstag keine Überraschungen gibt.
Erinnerungen zur Nachverfolgung hinzufügen
In der idealen Welt würde es ausreichen, jemandem einmal zu erzählen, um sicherzustellen, dass die Arbeit erledigt wird. Leider funktioniert die reale Arbeitswelt nicht so oder zumindest nicht mit der Eventplanung. Mit so vielen Details zu verwalten und mehrere Spieler in verschiedenen Phasen der Veranstaltung beteiligt, ist es leicht für etwas verloren gehen.
Wenn Sie also Ihre Checkliste für die Planung von Veranstaltungen entwickeln, um Sie organisiert und im Zeitplan zu halten, sollten Sie Erinnerungen für bestimmte Follow-ups hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise mit dem Caterer über Menüvorschläge gesprochen haben, fügen Sie einen Punkt in die Checkliste für die Eventplanung ein, der lautet: "Nachverfolgen mit dem Caterer auf dem vorgeschlagenen Menü" und "Verkosten mit dem Caterer planen". In der Eventplanung gibt es keine so etwas wie zu oft bestätigen.