Abhängig von den Umständen eines Veranstaltungsplaners werden diese Tipps helfen, ein gewisses Maß an Einsparungen bei Gästezimmern, Tagungsdiensten und Catering zu erzielen.
Nutzen Sie mehrere Meetings am selben Ort
Eine der effektivsten Strategien zum Sparen von Geld ist es, den Großteil Ihrer Veranstaltungen das ganze Jahr über auf dem gleichen Grundstück zu halten. Die Hotelverkäufer versuchen, bestimmte Umsatzzahlen zu erreichen, so dass sie einem Kunden, der das ganze Jahr über zurückkehren wird, gegenüber einem einmaligen Kunden mehr Flexibilität zeigen.
Nutzen Sie die Gesamtanzahl der Gästezimmer für das Event
Hotelverkaufsleiter zeigen Flexibilität in Bezug auf Raumkosten und sogar Catering- Kosten, wenn sie wissen, dass eine Veranstaltung einen Raumblock umfasst. Die Gästezimmer bieten eine größere Gewinnspanne als jeder andere Veranstaltungsservice.
Nutzen Sie zusätzliche Rabatte auf Gästezimmern
Verkaufsleiter werden auch Gästezimmer abwerten oder ihren Kunden den niedrigsten Preis zu dieser Zeit bieten. Veranstaltungsplaner sollten die Preise vergleichen, die die Verkaufsmanager mit einem Firmenvertrag, der bereits mit diesem Hotel vereinbart wurde, vergleichen - insbesondere, wenn es sich um eine Kette handelt -, um den besten Preis zu erzielen.
Verhandeln Sie Food and Beverage Anforderungen
Viele Planer senken die Kosten, indem sie diese Kategorie anpassen, und die Hotelmanager helfen Ihnen gerne weiter. Die Menüs sind so konzipiert, dass sie an jedes Budget angepasst werden können. Nach meiner Erfahrung ist es jedoch besser, Ihre bevorzugten Lebensmittel- und Getränkebedürfnisse zu ermitteln und Rabatte zu beantragen, da der Preis das Budget übersteigt.
Hotelmanager verstehen: Veranstaltungsplaner sorgen dafür, dass ihre Gäste glücklich sind und das Hotel auch.
Verhandeln Sie Audio / Visual Expense
A / V ist ein Bereich, in dem sich versteckte Kosten schnell addieren und manchmal verhandelt werden können, aber nicht immer. Die Vermietung von LCD-Projektoren variiert von Veranstaltungsort zu Veranstaltungsort und kann ziemlich unverschämt sein. Solange Ihr Veranstaltungsort keine gewerkschaftlich organisierten Arbeitskräfte verlangt, seien Sie mutig und schlagen Sie vor, hier zu diskontieren, und geben Sie sogar Ihre bevorzugte Gebühr an. Und bitten Sie nach Möglichkeit, auf einige Ausgabenposten zu verzichten. Stundensätze auf Arbeit sind nicht verhandelbar. Veranstaltungsorte sind sich der Frustrationen von Kunden mit A / V-Gebühren bewusst und lagern stattdessen Operationen an Drittfirmen aus; jegliche Verhandlungsverantwortung beseitigen.
Leverage Total Event im Hotel
Der Vertrieb stellt einem Veranstaltungsplaner Kosten für jede Kostenposition und / oder Dienstleistung separat zur Verfügung. Dieser "Werbebuchungsansatz" bevorzugt das Hotel oder den Veranstaltungsort und nicht den Kunden. In diesem Fall sollte ein Veranstaltungsplaner die Gesamtinvestition in sein Programm auf einer Liegenschaft zusammentragen und Ermäßigungen basierend auf dem Gesamtbetrag der für alle Dienste ausgegebenen Gelder diskutieren. Am Ende des Tages weiß der Hotelverkaufsleiter, wie viel Geld er im Gegenzug für seine Dienstleistungen erhalten möchte.
Für diejenigen, die ihre Kosten vergleichen und das Endergebnis ansprechen, werden weitere Einsparungen folgen.
Sei extrem flexibel in Bezug auf Zeit, Raum und Daten
Halten Sie ein Programm während Nicht-Spitzenzeiten und beobachten Sie, wie flexibel der Hotelverkaufsleiter wird. Auch wenn ein Planer flexibel auf seinen Platzbedarf ist, wird der Hotelvertrieb wahrscheinlich einen Platz und einen optimalen Preis finden. Während ein Veranstaltungsplaner während eines kleinen Zeitfensters nach dem einen Ort sucht, wenn das Hotel alles andere, was sonst gebucht ist, hat und nicht erwartet, diesen Raum zu verkaufen, schafft dies eine Gelegenheit für beide Parteien.
Letzter Tipp
Vergleichen Sie die angebotenen Zimmerpreise mit Online-Suchmaschinen. Es ist erstaunlich, wie oft Sie bemerken, dass Suchmaschinen wie Expedia oder Travelocity und andere Websites, die kosteneffektiver sind als diejenigen, die ein Hotelverkaufsleiter einem Unternehmen oder einem Kunden anbietet.