Wann sind Geschenke, Prämien, Boni steuerpflichtig?
Zwei Fragen zuerst zu stellen
- Sind diese Geschenke / Prämien / Boni für die Mitarbeiter steuerpflichtig? Wenn sie steuerpflichtig sind, müssen Sie alle anwendbaren Bundes-, Landes- und lokalen Einkommens- und FICA-Steuern abziehen. Sie müssen auf diese Beträge auch andere Lohnsteuer zahlen (z. B. Arbeitslosensteuer ).
- Sind diese Geschenke / Prämien / Boni für Sie als Geschäftskosten absetzbar? Um abzugsfähig zu sein, haben diese Artikel oft Grenzen. Wenn Sie die Grenzen kennen, können Sie die Höhe des Geschenks bestimmen.
Business Geschenke an Mitarbeiter
Ihr Unternehmen kann jedes Jahr nicht mehr als 25 US-Dollar an eine Person abziehen, einschließlich der Mitarbeiter. Weitere Informationen zu Geschenkgutscheinen finden Sie in der RS-Publikation 463. Die Kenntnis der Antworten auf diese Fragen kann Ihnen dabei helfen, gute Entscheidungen zu treffen, um angemessen zu besteuern und abzuziehen.
Geschenkkarten und Geschenkgutscheine für Mitarbeiter
Geschenkgutscheine und die neueren Geschenkkarten sind für die Arbeitnehmer größtenteils steuerpflichtig, da sie in Bargeld umgewandelt werden können. Es gab einige Diskussionen darüber, ob kleine Geschenkgutscheine / Zertifikate ($ 25 oder weniger) keine Steuern unterliegen, weil sie "de minimis" Nebenleistungen sind (ein kleiner Betrag), aber der IRS hat keine Anleitung dazu gegeben, also ist es das Beste Ihren Steuerberater zu konsultieren und sie als steuerpflichtig zu betrachten.
Wenn Sie Geschenkkarten oder Geschenkgutscheine ausstellen, müssen Sie Steuern vom Gehalt für diese Geschenke einbehalten oder sie verpfänden (siehe unten). greifbares persönliches Eigentum .
Prämien für Eigentümer und Mitarbeiter
Prämien für Arbeitgeber / Eigentümer sind legitime Geschäftsausgaben und können unter Umständen abgezogen werden.
Schauen Sie sich zuerst die Boni für Eigentümer / Aktionäre an:
- S Corporations können Boni für Aktionäre und Eigentümer abziehen, solange sie ihre Aktien zum Zeitpunkt der Auszahlung des Bonus besitzen.
- C Unternehmen können Prämien nur für Aktionäre / Eigentümer abziehen, die zum Zeitpunkt der Auszahlung des Bonus einen Besitzanteil von 50 Prozent oder mehr besitzen.
- Für Einzelunternehmen , Personengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (LLC) sind Prämien keine abzugsfähigen Geschäftsausgaben, da die Eigentümer / Partner / Mitglieder von der IRS als selbständig erachtet werden. Dies ist eine Situation, in der eine Körperschaft und ein Angestellter dieser Gesellschaft zu mehr Steuerabzügen führen kann .
Prämien an Mitarbeiter gelten als Einkommen und sind für den Arbeitnehmer steuerpflichtig. Sie müssen Einkommenssteuern und FICA-Steuern auf Arbeitnehmerprämien einbehalten (es sei denn, der Arbeitnehmer übersteigt das Sozialversicherungsmaximum für das Jahr. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Bonus gewähren möchten, müssen Sie ihnen die Möglichkeit geben, ihre Einbehaltungsermächtigung zu ändern) -4) für diesen Gehaltsscheck, und ändern Sie es für nachfolgende Gehaltsschecks. Viele Angestellte möchten ihren Bonusscheck einbehalten, so dass sie mehr vom Bonus erhalten. (Sehen Sie mehr darüber, wie man das unten tut.)
Mitarbeiterauszeichnungen und Steuerabzüge
Hier sind die Auswirkungen der Vergabe von Mitarbeiterauszeichnungen:
- Abzugsfähigkeit. Sie können die Kosten für Mitarbeiterprämien von Ihren Unternehmenssteuern abziehen, bis zu 400 US-Dollar für die Vergabe von körperlichem Eigentum (wie eine Uhr) für jeden Mitarbeiter jedes Jahr. Dies beinhaltet Service Awards und Sicherheitsauszeichnungen. Mitarbeiterbeteiligungen, die von Partnerschaften gewährt werden, sind ebenfalls begrenzt. Lesen Sie den folgenden Artikel für weitere Informationen.
- Steuerbarkeit. Service- und Sicherheitsprämien sind für Arbeitnehmer nicht steuerpflichtig, wenn sie begrenzt sind. Es gibt Limits für Service Awards (nicht in den ersten fünf Jahren und nicht öfter als alle 5 Jahre) und Sicherheitsauszeichnungen (nicht mehr als 10% der Mitarbeiter). Überschreitungen der Limiten sind steuerpflichtig.
Zurückhaltung und "Grossing Up" Mitarbeiter Geschenke oder Boni
Mitarbeitergeschenke sind in der Regel klein genug, dass Sie sich keine Gedanken über Mitarbeiter machen müssen, die ihre Quellenabzüge ändern möchten.
Aber für größere Boni sollten Sie Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihren W-4-Abzugseinzug für diesen einen Gehaltsscheck zu ändern. Sie müssen Mitarbeitern erlauben, ihre W-4-Formulare so oft zu ändern, wie sie möchten.
Einige Mitarbeiter werden ihre Einbehaltung ändern wollen, um mehr von dem Bonus zu erhalten. Dieser Prozess erfordert zwei W-4-Formulare - eines für die kleinere Quellensteuer auf der einen Prüfung und ein anderes für die Rückkehr zum ursprünglichen Quellensteuerbetrag des Mitarbeiters.
In einigen Fällen möchten Sie vielleicht einen Bonus aufdecken. Das heißt, Sie geben dem Mitarbeiter mehr, um das Zurückhalten zu ermöglichen. Wenn Sie beispielsweise einem Mitarbeiter einen Bonus von 1000 US-Dollar geben, beträgt der Bonus-Check zum Zeitpunkt des Steuerabzugs möglicherweise nur 750 US-Dollar. Sie können einen höheren Betrag für den Bonus berechnen, so dass der Scheck die vollen 1000 $ anzeigt. Sie geben dem Mitarbeiter also einen größeren Bonus, um die zusätzlichen Steuern zu berücksichtigen. Paycheckcity verfügt über einen Brutto-Taschenrechner, mit dem Sie den Nettobetrag eines Bonus-Checks bestimmen können.
Haftungsausschluss: Die Informationen in diesem Artikel und auf dieser Website dienen nur allgemeinen Informationszwecken. Diese Steuerangelegenheiten sind kompliziert und jede Situation ist anders. Daher sollten Sie Ihren Steuerberater konsultieren, bevor Sie etwas tun, was eine Steuerschuld für die Arbeitnehmer sein könnte oder die Abzugsfähigkeit eines Mitarbeitergeschenks beeinträchtigen könnte.
Für weitere Informationen: IRS Arbeitgeber Leitfaden für Fringe Benefits