Auch wenn die Planung der Veranstaltung von entscheidender Bedeutung ist, wenn Sie möchten, dass die Veranstaltung reibungslos abläuft, möchten Sie auch Ergebnisse aus all Ihren Bemühungen.
Deshalb sollte Ihre Organisation ein "Gastgeberkomitee" einstellen.
Was ist ein Gastgeberausschuss?
Ein "Gastgeberkomitee" unterscheidet sich von einem traditionellen Veranstaltungsplanungsausschuss. Anstelle von Leuten, die aktiv planen, planen oder für die Ereignisse des Tages oder des Abends aufstellen, ist das Gastgeberkomitee ein Team, das seine Netzwerke benutzt, um sicherzustellen, dass das Ereignis ein Hit ist. Einige Mitglieder des Gastgeberkomitees können wählen:
- Ermutigen Sie ihre Freunde, Familie oder Kollegen, Tickets zu kaufen
- Sammeln Sie Auktionsgegenstände von lokalen Unternehmen
- Machen Sie Lieferantenverbindungen für Türpreise oder Event-Catering
Natürlich gibt es unzählige Möglichkeiten, wie ein Gastgeberkomitee Ihre Wohltätigkeitsveranstaltungen besser als je zuvor gestalten kann . Stellen Sie sich ein Gastgeberkomitee als tatsächlichen Gastgeber einer Partei vor; jemand, der die besten Gäste einlädt, weiß, wen man für das Essen oder Dekor braucht und kann Sie mit Menschen verbinden, die die Veranstaltung zu einem vollen Erfolg machen.
Da ein Gastgeberkomitee die bei einer Veranstaltung erhaltenen Gelder erhöhen oder mehr Aufmerksamkeit in den Medien erhalten kann, ist es entscheidend, die richtigen Personen zu finden und zu rekrutieren.
Wer soll für Ihr Gastgeberkomitee ausgewählt werden?
Ein wirklich nützliches Gastgeberkomitee wird keine bezahlten Vermarkter oder Veranstaltungsplaner enthalten. Stattdessen sollten sie sehr engagierte Mitglieder Ihres bestehenden Teams, Ihrer Spenderbasis oder Freiwillige mit Verbindungen und der Bereitschaft sein, sich zu engagieren.
Ihr Gastgeberkomitee kann von ein paar Leuten bis zu Dutzenden reichen.
Je mehr Leute in Ihrem Ausschuss sind, desto mehr Einfluss können sie gemeinsam auf den Erfolg Ihrer Veranstaltung ausüben.
Sie können die Ausschussmitglieder fast überall finden, einschließlich:
- Ein Vorstandsmitglied oder Vorsitzender in Ihrer Organisation
- Freiwillige, die sich stark in der Gemeinschaft engagieren
- Ein Spender, der Verbindungen zu lokalen Unternehmen hat
- Ein Spender oder Vorstandsmitglied, der umfangreiche Kontakte zu Ihrer idealen Spenderdemographie hat
- Freiwillige, die Verkäufer oder Ausrichter kennen
- Lokale oder nationale Berühmtheiten, die sich häufig für Ihre Sache einsetzen
Sobald Sie Personen gefunden haben, möchten Sie Ihrem Gastgeberkomitee beitreten; es ist Zeit, sie zu rekrutieren.
Wie man ein Gastgeberkomitee rekrutiert
Suche und verbinde dich mit Personen, die hervorragende Mitglieder des Gastgeberkomitees bilden würden. Bitten Sie jemanden jedoch nicht, in einem Gastkomitee zu sein. Eine formelle Einladung ist die beste Möglichkeit, Ausschussmitglieder zu rekrutieren.
In einer Einladung des Gastgeberkomitees ist es wichtig,
- Vollständige Informationen über die Veranstaltung und Ihre Organisation (Datum und Ort)
- Informationen über den Zweck der Veranstaltung (Fundraising für einen bestimmten Anlass)
- Beispiele, wie ein Mitglied des gastgebenden Ausschusses beitragen könnte
- Ein Termin, um zu antworten oder sich mit Ihrem Team zu verbinden
- Ein "fortgeschrittener" Dankeschön dafür, dass Sie wissen, dass Sie sich freuen, sie einzuladen
- Ihr Name / Ansprechpartner und Kontaktinformationen
Stellen Sie sicher, dass potentielle Mitglieder wissen, dass ihre Beteiligung anerkannt und geschätzt wird und dass sie durch den Beitritt einen wesentlichen Beitrag leisten können.
Wenn Sie sich fragen, wie Sie das Einladungsschreiben Ihres Gastgeberkomitees erstellen können, gibt es viele Beispiele auf anderen gemeinnützigen Websites. Wenn Sie nach einer einfach zu verwendenden Vorlage suchen, kopieren und fügen Sie die folgende Vorlage ein und fügen Sie Ihre Informationen in jede der Klammern ein.
[Datum]
Lieber [Name einfügen]:
Ich schreibe Ihnen, um Sie über eine aufregende Veranstaltung zu informieren, die [Name Ihrer Organisation] für [Monat] in [Stadt einfügen] plant.
In [Monat + Jahr (wenn anders als der aktuelle)] bringt [Organisation] den [Ereignisnamen] zu [Stadt], um das Bewusstsein für [Ursache / soziales Problem / Problem Ihrer Organisation] zu erhöhen und Unterstützung für [ Programme / Initiativen / Bemühungen].
[Relevante Informationen über das Ereignis / Ziel / Thema hinzufügen].
Die Veranstaltung wird am [Veranstaltungsort (falls vorhanden)] am [Datum und Uhrzeit] stattfinden.
[Vorname], wir würden Ihre Hilfe gerne dazu nutzen, dieses Ereignis - und andere einfach so - zu einem Erfolg zu machen. Wenn Sie an dieser Veranstaltung sowie zukünftigen Veranstaltungen teilnehmen möchten, wären wir Ihnen sehr dankbar, wenn Sie diese formelle Einladung zur Teilnahme an unserem Gastgeberkomitee annehmen würden.
Es gibt ein paar einfache Möglichkeiten, sich zu engagieren:
- Teilen Sie Ihren Namen oder den Namen Ihrer Organisation als Mitglied unseres Gastgeberkomitees
- Laden Sie Ihre Kollegen, Freunde und Nachbarn ein, einen [Tisch / Ticket] für unsere Veranstaltung (en) zu kaufen
- Begleiten Sie uns für die Veranstaltung
- [Spezifische Anfrage basierend auf dem Status der Person, Verbindungen einfügen.]
Wir würden es auch lieben, wenn Sie daran denken, Ihren eigenen Tisch zu hosten und Freunde und Kollegen zu einem unterhaltsamen Abend einzuladen. Ihre großzügige Unterstützung wird uns helfen, das Wort [Ursache] zu verbreiten und wirklich etwas zu bewirken.
Ein Mitglied der [Organisation] wird sich innerhalb des [Zeitrahmens einfügen] mit Ihnen in Verbindung setzen, um die Einzelheiten unseres Gastgeberkomitees zu besprechen und Ihre Beteiligung zu besprechen, falls Sie daran interessiert sind.
Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen, um [Event Name] und zukünftige Events zum Erfolg zu führen! Danke für Ihre großzügige Aufmerksamkeit und Unterstützung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]
[Position in Organisation]
[Name der Organisation]
[Kontakt Nummer]
Nachdem Sie Ihr Gastgeberkomitee rekrutiert haben
Sobald Sie Ihre ausgewählten Ausschussmitglieder eingeladen haben, erhalten Sie einige Abnahmebriefe oder Anrufe. Bevor Sie sich jedoch mit den Details der Veranstaltung befassen oder was Sie gerne tun würden, sollten Sie ein kurzes Treffen mit dem Ausschuss einberufen. Ohne etwas von ihnen zu verlangen, lass sie:
- Kennenlernen
- Besprechen Sie, wie sie in Ihrer Organisation involviert sind
- Überprüfen Sie Materialien oder Präsentationen zu Ihrer Sache / Arbeit
- Brainstorm Ideen darüber, wie sie beitragen möchten
Von dort aus kannst du sie über deine Fundraising-Ziele informieren und wissen, wie du sie zusammenarbeiten sehen möchtest (Kontaktaufnahme oder Auktionsangebote). Sie können sich auch in "Unterausschüsse" aufteilen, wenn Sie eine große Gruppe haben
Natürlich ist es nicht Aufgabe des Gastgeberkomitees, Ihre Veranstaltung zu planen und durchzuführen. Ein Gastgeberkomitee sollte mit Ihren Freiwilligen oder dem Eventplanungsausschuss zusammenarbeiten, um Tickets zu verkaufen, um sicherzustellen, dass neue Event-Sponsoring-Leistungen in Anspruch genommen werden, Auktionsartikel in Hülle und Fülle zur Verfügung stehen und dass die Nacht ein Hit für die Teilnehmer wird.
Anerkennung der Bemühungen Ihres Gastgeberkomitees
Wenn die Veranstaltung vorbei ist, sollten die Mitglieder Ihres Gastgeberkomitees zu den ersten Personen gehören, denen Sie danken, sowohl bei der Veranstaltung als auch mit einem schriftlichen Dankeschön am nächsten Tag. Je mehr Sie Ihr Gastgeberkomitee engagieren, desto mehr werden sie in der Zukunft Gastgeber sein.
Finden Sie die Personen in Ihrer Organisation oder Ihrer Community, die Ihnen bei der Organisation Ihrer nächsten Veranstaltung helfen könnten. Sie können einen großen Unterschied in der Höhe des Geldes, das Sie sammeln, und der Programme, die Sie unterstützen können, bewirken.