P2P verbindet die Beschaffung bis zur Bezahlung von Waren
Der Purchase-to-Pay-Prozess, auch P2P-Prozess genannt, verbindet die Beschaffungs- und gesamten Supply-Chain-Prozesse innerhalb eines Unternehmens über den Wareneingangsprozess und schließlich die Zahlung an den Lieferanten.
In den letzten Jahren haben Unternehmen ihre Einkaufsprozesse sorgfältig geprüft, um:
- Reduzieren Sie die Supply-Chain- und Lagerhaltungskosten
- Befreien Sie das benötigte Bargeld
- Verbessern Sie die operative Leistung
- Treffen Sie verbesserte finanzielle Entscheidungen
Neben der Reduzierung der gesamten Supply-Chain- und Inventarkosten kann die Verbesserung des Kauf-zu-Bezahl-Prozesses eine Sichtbarkeit hinzufügen, die dem Management die Möglichkeit gibt, eine bessere Kommunikation mit dem Lieferanten über die Position der Artikel im Lieferprozess und die Zahlung an den Lieferanten zu haben.
Elemente des Purchase to Pay-Prozesses
Der P2P-Prozess hat viele Elemente, die für den gesamten Prozess wichtig sind. Der Prozess beginnt mit der Beschaffung von Artikeln und endet mit der Zahlung an den ausgewählten Lieferanten.
Beschaffung
Der P2P-Prozess beginnt damit, dass die Einkaufsabteilung von der Forschungs- und Entwicklungsabteilung oder der Produktionsabteilung aufgefordert wird, einen Anbieter für einen bestimmten Artikel oder eine bestimmte Dienstleistung zu finden. Die F & E-Abteilung hat möglicherweise eine Spezifikation erstellt, in der der Lieferant arbeiten muss.
In einigen Fällen kann es sich bei dem Artikel um einen Standard-Lagerartikel handeln, der für den Produktionsprozess benötigt wird, und es kann nur erforderlich sein, dass die Einkaufsabteilung den Artikel mit der besten Qualität zum besten Preis findet.
Abhängig vom gewünschten Artikel oder der gewünschten Dienstleistung kann die Einkaufsabteilung eine Angebotsanfrage (RFQ) ausgeben oder auf der Grundlage vorheriger Beziehungen geeignete Lieferanten auswählen.
Verträge
Wenn die Einkaufsabteilung einen oder mehrere geeignete Lieferanten ausgewählt hat, wird ein Vertragsprozess abgeschlossen, bei dem die Lieferanten und die Einkaufsabteilung einen Vertrag basierend auf Preis, Zahlungsbedingungen und Lieferplänen aushandeln.
Einkauf
Nachdem die Verträge zwischen dem Unternehmen und dem Lieferanten unterzeichnet wurden, können Bestellungen ausgelöst und an den Lieferanten gesendet werden. Um die Lieferzeit der Artikel zu verbessern, kann die Firma die Bestellung elektronisch versenden, anstatt sie zu versenden oder zu faxen.
Durch Senden einer elektronischen Bestellung können die Informationen direkt in das Computersystem des Verkäufers eingegeben werden. Um sicherzustellen, dass die Sichtbarkeit gewährleistet ist, sollte der Lieferant die Informationen zum Unternehmensfortschritt wie aktualisierte Liefertermine und Dokumente wie die Lieferavis (Advanced Shipping Notice, ASN) bereitstellen.
Wareneingang
Nach dem Versand der Artikel vom Lieferanten besteht der nächste Schritt darin, dass diese Artikel beim Kunden ankommen. Die Artikel werden überprüft, um sicherzustellen, dass die Menge mit der Bestellung übereinstimmt, und die Artikel auf Beschädigung und Qualität geprüft werden.
Wenn es ein Problem mit den empfangenen Artikeln gibt, wird der Kunde den Verkäufer informieren, so dass entweder Artikel zurückgegeben oder ein Rabatt vereinbart werden kann.
Fakturierung
Der Verkäufer kann den Kunden jederzeit nach Versand der Ware in Rechnung stellen. Durch den Einsatz einer elektronischen Rechnungslösung kann der P2P-Prozess rationalisiert werden, sodass die Informationen in das Kreditorensystem des Kunden eingegeben werden.
Wenn die Artikel mit der Rechnung und der Bestellung übereinstimmen, kann die Rechnungsverarbeitung beginnen.
Rechnungsverarbeitung
Im P2P-Prozess sollte die Verarbeitung von Rechnungen so erfolgen, dass eventuelle Rabatte des Anbieters erzielt werden. Im ausgehandelten Vertrag kann der Verkäufer Rabatte für die Zahlung anbieten, die der Kunde vor Fälligkeit der Zahlung leistet.
Zum Beispiel kann der Verkäufer einen Rabatt von fünf Prozent für Zahlungen anbieten, die weniger als zehn Tage nach dem Erhalt der Artikel getätigt werden.
Analysen
Im Rahmen des P2P-Prozesses sollte ein Unternehmen seine Einkaufsausgaben vollständig durchsetzen können. Durch die ständige Überwachung der Ausgaben werden Bereiche identifiziert, die Anlass zur Sorge geben könnten, wie z. B. Preiserhöhungen von Anbietern oder Ausgabenschwindel.
Ein P2P-Prozess mit Best Practices kann Unternehmen Geld sparen.
Dies sollte Einschränkungen enthalten, was außerhalb des Standard-P2P-Prozesses erworben werden kann.
Durch das Erlauben von nicht standardmäßigen Käufen steigt das Auftreten von unnötigen Kosten und die Überwachung dieser Käufe kann Ressourcen verschwenden, die gespeichert werden könnten, wenn der richtige P2P-Prozess verwendet würde.
Erfahren Sie mehr über Zelle für P2P.
Dieser Artikel wurde von Gary W. Marion, Logistik- und Supply-Chain-Experte für The Balance, aktualisiert.