Ein Procurement Card-Programm betreiben

Die Beschaffungskarte (P-Card) ist eine Form der Firmenkreditkarte, die an Mitarbeiter ausgegeben wird, die dann Waren und Dienstleistungen erwerben können , ohne die Transaktion im Rahmen des traditionellen Einkaufsverfahrens, z. B. mit Bestellanforderungen oder Bestellungen, abwickeln zu müssen.

Es gibt eine Reihe unterschiedlicher Beschaffungskartenprogramme, einige beziehen sich nur auf die Verwendung von firmengenehmigten Verkäufern, während andere erlauben, dass irgendein Verkäufer verwendet wird.

Die Einkäufe, die ein Mitarbeiter mit Einkäuferkarten tätigt, sind in der Regel klein und von geringem Wert. Viele negative Reaktionen auf Beschaffungskartenprogramme sind speziell auf den Missbrauch der Karte durch Mitarbeiter ausgerichtet. Die Vorteile von Beschaffungsprogrammen sind jedoch weitaus größer als die Risiken und Kosten, die mit dem Betrieb des Programms verbunden sind.

Vorteile von Beschaffungskarten

Die Regierung der Vereinigten Staaten stellte fest, dass Einkäufe unter 2500 US-Dollar nur 2 Prozent der gesamten Staatsausgaben ausmachten, aber 85 Prozent aller Einkäufe ausmachten. Da die Verwaltungskosten dieser kleinen Einkäufe oft höher waren als die tatsächlichen Ausgaben, wurde der Einsatz von Beschaffungskarten in vielen Regierungsabteilungen erhöht. Eine Regierungsbehörde, das Handelsministerium, schätzte, dass die Verwendung von Beschaffungskarten ihnen mehr als 22 Millionen US-Dollar pro Jahr an Verwaltungskosten und der Verkürzung der Einkaufsbearbeitungszeit kostete.

Die Verwendung der Karten hat es den Einkaufsabteilungen ermöglicht, ihre Anstrengungen auf die 15 Prozent der gesamten Beschaffungsausgaben zu konzentrieren, die 98 Prozent der Gesamtausgaben ausmachen.

Implementieren interner Kontrollen

Der Missbrauch von Beschaffungskarten ist Schlagzeilen, aber oft weisen diese Missbräuche, insbesondere in Regierungsabteilungen, gewöhnlich einen hohen Dollar-Wert auf, sind aber oft weniger als die Hälfte eines Prozents der Gesamtausgaben.

Es kommt jedoch zu Missbrauch, der aber durch die Einführung geeigneter interner Kontrollen kontrolliert werden kann, um Verschwendung und Missbrauch zu reduzieren.

Eine starke Führungsausrichtung ist entscheidend für ein erfolgreiches Beschaffungskartenprogramm. Das Management sollte klar definieren, was die erlaubten Benutzungen für die Karte sind und ihre Strafen für Zahlungsverzug, Betrug und Missbrauch definieren und auferlegen. Natürlich müssen die Backoffice-Verfahren und -Ressourcen vorhanden sein, um die Kontrollen umzusetzen. Wenn nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, um den Missbrauch von Beschaffungskarten zu überwachen und zu behandeln, werden die Missbräuche fortgeführt und zunehmen, da der Mangel an Engagement in dem Programm von seinen Nutzern gesehen wird.

Wer bekommt eine Karte?

Ein weiterer negativer Aspekt in Beschaffungskartenprogrammen ist, dass Unternehmen denken, dass sie allen ihren Einkäufern Karten geben müssen. Das ist nicht der Fall; eine Beschaffungskarte ausgestellt wird Vertrauen gegeben. Ein Unternehmen muss dem Benutzer der Karte vertrauen können, da er tatsächlich das Geld des Unternehmens ausgibt . Es sollte einen Genehmigungsprozess geben, in dem die Mitarbeiter ausgewählt, überprüft und genehmigt werden müssen. Wenn ein Mitarbeiter einen schlechten Kredit hat, sollte er dann eine Beschaffungskarte für Unternehmen erhalten?

Ausgabenlimits auferlegen

Wie bei jeder Kreditkarte sollte es ein Kreditlimit für den Benutzer geben.

Kreditkartenunternehmen geben Karteninhabern ein Limit basierend auf ihrer Zahlungsfähigkeit. Für Inhaber einer Beschaffungskarte sollten Unternehmen den Karteninhabern ein Ausgabenlimit geben, das ihrer Position und ihren voraussichtlichen Ausgaben angemessen ist. Zum Beispiel kann eine Person, die als IT-Analyst beschäftigt ist, nur Druckertinte und kleine Computerperipheriegeräte kaufen, die nur ein paar hundert Dollar pro Jahr betragen können. Das Ausgabenlimit für diesen Mitarbeiter sollte dies widerspiegeln und nicht ein allgemeines Ausgabenlimit von 2500 US-Dollar erhalten, das allen IT-Mitarbeitern gewährt werden kann. Ausgabenlimits sollten regelmäßig überprüft werden, damit die Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer tatsächlichen Ausgaben ein angemessenes Niveau erhalten.