Die Business-Etikette der Voicemail Grüße
Voicemail-Grüße sind einfache Dinge, und in einem Geschäft können sie unwichtig erscheinen. Eine Voicemail-Begrüßung bringt jedoch viel Spiel mit Kunden und Mitarbeitern mit sich - denken Sie daran, wie oft Sie nicht telefonieren können, weil Sie sich in einer anderen Leitung befinden, weg von Ihrem Schreibtisch oder außerhalb des Büros. Denken Sie daran, wie oft Sie eine Voicemail-Begrüßung gehört haben, wenn Sie Kollegen, Kollegen und andere Geschäftskontakte angerufen haben.
Voicemail-Grüße geben einen Ton dafür, wie Anrufer Sie und Ihr Unternehmen wahrnehmen und sind subtile und einfache Wege, um positive Geschäftsbeziehungen zu fördern. Positive und kurze Nachrichten sind am besten. Und renne nicht durch deine Botschaft. Sei effizient, aber entspannt und nimm dir Zeit.
01 - Ein kurzer, optimistischer Gruß
02 - Dein Name
Geben Sie Ihren vollständigen Namen deutlich an und sprechen Sie jede Silbe so aus, dass der Anrufer weiß, dass er die Person erreicht hat, von der er erwartet hat, und daher möchten Sie Ihren Namen niederschreiben, wenn Sie möchten. Wenn Sie einen langen Namen haben, verlangsamen Sie ihn, damit Ihr Anrufer ihn hören kann.
03 - Ihr Firmenname und / oder Abteilungsname
Wenn Sie Ihren Firmennamen und Ihre Abteilung angeben, wird der Anrufer wissen, dass er den richtigen Ort erreicht hat - insbesondere, wenn er eine Reihe von automatischen Telefonanfragen oder ein Telefonsystemverzeichnis von Mitarbeitern oder Abteilungen durchlaufen hat. Dies ist besonders wichtig für externe Voicemail-Begrüßungen . Es kann für interne Anrufe übersprungen werden.
04 - Aussage, dass Sie den Anruf nicht annehmen können
Eine kurze Aussage (einige Leute mögen eine Entschuldigung in der Aussage), dass Sie ihren Anruf nicht annehmen können, ist Standard und bewegt den Anrufer schnell zu Informationen darüber, wann Sie zu ihnen zurückkehren können und dem wichtigen Signalton.
05 - Einladung, eine Nachricht zu hinterlassen
Bitten Sie den Anrufer, Ihnen eine detaillierte Nachricht zu hinterlassen.
06 - Wenn Sie ihren Anruf zurückgeben
Wenn Ihre Richtlinie Anrufe am Ende des Tages zurückgeben soll, teilen Sie dies Ihrem Anrufer mit. Wenn es keine Richtlinie gibt, bieten Sie dem Anrufer eine Schätzung an, wann Sie den Anruf zurückgeben. Wenn Sie eine Woche nicht im Büro sind, lassen Sie sie das auch wissen.
07 - Stellen Sie einen Kontakt für sofortige Hilfe zur Verfügung
Niemand mag es, im "Voicemail-Gefängnis" gefangen zu sein und auf eine Antwort ohne weitere Optionen zu warten. Wenn es jemanden gibt, den der Anrufer für sofortige Hilfe kontaktieren kann, geben Sie Anweisungen dazu, wie Sie mit dieser Person Kontakt aufnehmen können.
08 - Halten Sie die Grußlänge kurz
Halten Sie es kurz: maximal 20 bis 25 Sekunden. Die Leute sind beschäftigt und mögen es nicht, Zeit zu verschwenden.
09 - Vermeiden Sie zu viele Informationen zu geben
Stellen Sie Ihren Anrufern nur die Informationen zur Verfügung, die sie benötigen, um Ihnen eine Nachricht zu hinterlassen oder mit Ihnen in Kontakt zu treten.