Was tun, bevor Sie in die Ferien gehen?
Vorbereitung Ihres Büros, bevor Sie für die Feiertage schließen, erfordert eine sorgfältige Vorbereitung. Die richtige Nachrichtenübermittlung stellt sicher, dass Ihre Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter die Abschaltung planen können, was bedeutet, dass Sie vor und nach der Pause nicht mit einer Menge wütender Beschwerden konfrontiert werden. Das sollte für einen sorglosen Urlaub und eine wohlverdiente Ruhe sorgen.
Hier finden Sie eine einfache Checkliste mit Schritten, die von Urlaubsmeldungen bis zum Zurücksetzen von Thermostaten reichen, damit Ihr Urlaub reibungslos und profitabel verläuft.
01 - Benachrichtige Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten
Sie können Kunden über Ihre Website und die automatische Telefonzentrale auf Ihrem Telefonsystem benachrichtigen.
Lieferanten (insbesondere solche mit wiederkehrenden Lieferplänen) sollten per E-Mail, Telefon oder Post benachrichtigt werden.
02 - Benachrichtigen Sie das Sicherheitspersonal oder die Services
Benachrichtigen Sie Ihr Sicherheitspersonal oder Ihren Sicherheitsdienst über Ihre bevorstehenden Schließungsdaten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Sicherheitsanbieter über eine aktualisierte Notfallkontaktliste verfügen, die Kontaktinformationen einschließlich Telefonnummern für Sie und Ihre wichtigsten Mitarbeiter enthält. Sie sollten wissen, an wen sie sich im Falle eines Sicherheitsproblems wenden müssen, auch wenn die Geschäftsstelle geschlossen ist und sie während der Abschaltung im Gebäude sein dürfen.
03 - Begrüßung der automatischen Vermittlung ändern
Machen Sie eine Woche oder zwei vor dem Closing eine automatische Begrüßungsansage auf Ihrem Telefonsystem, die erklärt, dass das Büro für einen längeren Zeitraum geschlossen wird. Geben Sie das Datum an, an dem Sie schließen und wann Sie erwarten, dass es wieder geöffnet wird. Notieren Sie kurz vor Ihrer Abreise eine zweite automatische Begrüßung, die hervorhebt, wann Sie zurückkehren werden und gegebenenfalls, an wen Anrufer in Ihrer Abwesenheit Fragen richten sollen.
Wenn Sie Notdienste wie Heizung und Kühlung, Klempnerarbeiten oder andere wichtige Kundendienstleistungen bereitstellen, sollten Sie Ihren Anrufern im Notfall unbedingt mitteilen, wie Sie zu Ihrem Anrufbeantworter oder Ihrem Mobiltelefon gelangen.
04 - Benachrichtigen Sie Ihren Anrufbeantworter
Informieren Sie Ihren Anrufbeantworter über die Termine, an denen das Büro geschlossen wird, und aktualisieren Sie Ihre Kontaktliste mit den Telefonnummern der anrufenden Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass sie wissen, an wen sie sich in bestimmten Situationen wenden können. Sie möchten beispielsweise nicht, dass Top-Level-Manager im Falle eines Lieferproblems benachrichtigt werden.
05 - Ändern Sie die Voicemail-Begrüßung
Wenn Ihr Telefonsystem es Mitarbeitern ermöglicht, externe Anrufe an ihren Schreibtischen zu empfangen, weisen Sie sie an, eine Nachricht "für die Feiertage geschlossen" oder "außerhalb der Geschäftszeiten" zu notieren, die dem Anrufer wesentliche Details zum Abschluss gibt. Mitarbeiter sollten den Anrufern mitteilen, wann sie ins Büro zurückkehren und was zu tun ist, wenn sie sofortige Hilfe benötigen, während das Büro geschlossen ist. In den meisten Fällen möchten Sie nicht, dass Mitarbeiter persönliche Kontaktinformationen weitergeben.
06 - Thermostate reduzieren, Büroausstattung ausschalten
Sparen Sie Energie und Geld, indem Sie Ihre Bürothermostate während des Herunterfahrens einstellen oder neu programmieren. Sie werden überrascht sein, welche Kosteneinsparungen Sie erzielen können, und es kann eine gute PR-Gelegenheit sein. Zeigen Sie, dass Ihr Unternehmen Ressourcen schonen will.
Sie können auch Energie und Geld sparen, indem Sie alle nicht benötigten Bürogeräte wie Schreibtischlampen, Kopierer, Drucker und Computer ausschalten.
07 - Sicherungsserver
Stellen Sie bei Computern und Servern sicher, dass der Sicherungszyklus vor und nach dem Herunterfahren ordnungsgemäß ausgeführt wird. Reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit einer Katastrophe, indem Sie Ihr Offsite-Backup für eine vorzeitige Abholung planen, anstatt darauf zu warten, dass das Geschäft wieder geöffnet wird. Dies ist ein Bereich, in dem Sie klare Anweisungen haben, an wen Sie sich im Falle eines Problems wenden können. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Anrufbeantworter korrekt informiert ist.
08 - NICHT ausschalten
Es gibt einige Bürogeräte, die Sie nicht ausschalten sollten, einschließlich:
- Faxgeräte
- Telefonsystem
- Server und Backup-Systeme
- Kühleinheiten
- Sicherheitssysteme