Entscheiden: Angebotsanfrage oder Angebotsanfrage
Angebotsanfrage (RFP)
Ein RFP wird für Dienste oder komplexe Produkte verwendet, bei denen sich Qualität, Service oder das technische Endprodukt von jedem Anbieter, der antwortet, unterscheiden.
Angebotsanfrage (RFQ)
Ein RFQ wird für Waren, einfache Dienstleistungen oder einfache / unkomplizierte Teile mit wenig oder ohne Raum für eine Produkt- oder Dienstdifferenzierung zwischen antwortenden Verkäufern verwendet. Verhandlungspunkte könnten Lieferpläne, Verpackungsoptionen usw. umfassen.
Ziele einer RFP oder RFQ
- Besorgen Sie sich detaillierte Vorschläge, um die Reaktionen der einzelnen Lieferanten zu bewerten, damit die Interessen Ihres Unternehmens an allen Fronten erfüllt werden
- Nutzen Sie den Wettbewerbscharakter des Lieferantenauswahlprozesses, um den bestmöglichen Deal auszuhandeln
- Stellen Sie sicher, dass die Interessen aller Stakeholder in Ihrem Unternehmen erfüllt und ein Konsens erreicht wird
- Übergibt Ihrem Unternehmen die Kontrolle über den gesamten Lieferantenauswahlprozess und legt die Auswahlregeln fest
- Beginnt von Anfang an den Aufbau der Partnerschaft zwischen Ihnen und dem Verkäufer
Abschnitte des Angebotsantrags oder der Angebotsanforderung
Der RFP oder RFQ sollte die folgenden Abschnitte enthalten. Beachten Sie, dass jedes Dokument abhängig von der Art des gesuchten Unternehmens und Produkts unterschiedlich ist.
Passen Sie jeden Abschnitt Ihren individuellen Bedürfnissen an.
- Einreichungsdetails
Termine, Postanschrift Ihrer Firma, Ansprechpartner für Fragen und Klarstellungen - Einführung und Executive Summary
Schreiben Sie diesen Abschnitt zuletzt, nachdem das gesamte Dokument fertig ist. Dies wird verwendet, um potenziellen Lieferanten einen kurzen Überblick über Ihr Unternehmen und die Anforderungen für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu geben. - Geschäftsüberblick und Hintergrund
Geben Sie einen kurzen Überblick über Ihr Geschäft, Ihre Produkte und Ihren Marktsektor. Dies hilft Ihren potenziellen Lieferanten zu verstehen, welche Geschäftsanforderungen Sie mit dem Lieferantenauswahlprozess erfüllen müssen. Geben Sie außerdem wichtige Hintergrundinformationen an, von denen der Anbieter bei der Beantwortung profitieren wird. - Detaillierte Spezifikationen
Dies sollte der längste Abschnitt des Dokuments sein. Für eine Ausschreibung enthält sie die qualitativen Maßnahmen und Anforderungen, die die Entscheidung für die Lieferantenauswahl beeinflussen. Für eine Angebotsanfrage sollte dieser Abschnitt die quantitativen Maßnahmen enthalten, die Sie in der Antwort des Anbieters suchen. Beispielkriterium beinhaltet:- Produktzeichnungen
- Technische Toleranzen
- Service-Level
- Meilensteine
- Deliverables & Timelines
- Technische oder geschäftliche Anforderungen
- Softwarefunktionalität
- Hardware-Anforderungen
- Annahmen und Einschränkungen
Alle Annahmen und / oder Einschränkungen, auf die die potenziellen Lieferanten hingewiesen werden müssen, müssen hier aufgeführt sein. Wenn Sie nicht direkt und direkt mit dem Verkäufer kommunizieren, können Sie die Vereinbarung zu einem späteren Zeitpunkt erneut verhandeln und haben die Möglichkeit, die Beziehung, die Sie mit Ihrem Lieferanten haben, zu belasten. Mögliche Themen sind Reisekosten, Upgrade / Modifikationskosten, Lizenzrechte usw. - Geschäftsbedingungen
Alle Bedingungen des Vertrags müssen aufgelistet werden, damit der Verkäufer eine faire und ehrliche Antwort geben kann. Dazu können Finanzierungsoptionen, Vertragsdauer, Verlängerungsoptionen, Garantien, Lieferstrafen, Service Levels usw. gehören. - Auswahlkriterium
Der letzte Abschnitt sollte einen Überblick über die Auswahlkriterien geben, die Sie für Ihre Entscheidung verwenden werden. Einige Unternehmen ziehen es vor, diese Informationen absolut vertraulich zu behandeln. während andere Unternehmen glauben, dies wird potenziellen Anbietern helfen, sich auf das zu konzentrieren, was für Ihr Unternehmen wichtig ist.
Verteilen Sie die RFP / RFQ an ausgewählte Lieferanten
Verfassen Sie schließlich ein Anschreiben und senden Sie zwei Kopien Ihrer RFP oder RFQ an jeden der Lieferanten, die Sie aus Ihrem Suchprozess ausgewählt haben. Stellen Sie sicher, dass geeignete Kontaktinformationen enthalten sind, um jedem Anbieter, der es benötigt, Unterstützung zu bieten.