Noch wichtiger ist es, Informationen darüber zur Verfügung zu stellen, wie man jemanden im Geschäft während der Abwesenheit kontaktieren kann.
Es wäre sehr frustrierend, wenn ein Kunde abgewiesen wird und nicht weiß, wie er Sie kontaktieren soll. Es spielt keine Rolle, ob Ihre Position in Vertrieb, Service oder sogar Produktentwicklung liegt. Alle Kundenanrufe sind wichtig und müssen professionell betreut werden.
Der Inhalt der E-Mail-Benachrichtigung an Kunden und Kollegen, die versuchen, mit Ihnen per E-Mail zu kommunizieren, sollte mit dem Inhalt der Sprachnachricht übereinstimmen, die Anrufer begrüßt. Wenn Sie Outlook 2010 verwenden und über einen Microsoft Exchange-Server verbunden sind, klicken Sie zuerst auf die Registerkarte Datei und anschließend auf das Symbol Automatische Antworten.
Dies beginnt dann mit dem Erstellen einer temporären E-Mail, die an alle gesendet wird, die eine E-Mail gesendet haben, während Sie nicht im Büro sind. Die automatische Antwort wird gesendet, weil Sie diese temporäre Nachricht aktiviert haben. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen dieser E-Mail finden Sie hier: Abwesenheits-E-Mail für Outlook Exchange
Wenn Sie nicht über einen Microsoft Exchange-Server verbunden sind, ist der Prozess etwas anders, da auf diesen E-Mail-Kontotypen kein Symbol "Automatische Antworten" angezeigt wird. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen dieser Art von E-Mail für Nicht-Exchange-Benutzer finden Sie hier: Abwesenheit für alle anderen
Der nächste Schritt besteht darin, den Inhalt der E-Mail zu erstellen, der an alle gesendet wird, die Ihnen E-Mails senden, während Sie nicht im Büro sind. Diese E - Mail sollte vermitteln, wie lange Sie nicht im Büro sind, wie Sie während Ihrer Abwesenheit erreichbar sind (falls zutreffend) und an wen Sie sich im Geschäft wenden, wenn Sie während Ihrer Abwesenheit nicht erreichbar sein möchten Büro.
Beispiel:
Hallo,
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin zurzeit nicht im Büro und werde am Montag, dem 1. Dezember, zurückkehren. Ich werde während dieser Zeit nur eingeschränkten Zugang zu E-Mail haben, daher kann sich meine Antwort vielleicht etwas verzögern. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, senden Sie bitte eine E-Mail an meine Assistentin, Barbara Colson. Ihre E-Mail-Adresse lautet bcolson@xyz.com.
Schöne Ferien!
Shahira
Microsoft bietet Vorlagen und andere Beispiele, die Sie hier finden: Office-Vorlagen und Beispiele. Vergessen Sie nicht, diese temporäre Nachricht zu deaktivieren, wenn Sie ins Büro zurückkehren. Anderenfalls erhält jeder, der Sie nach der Rückkehr im Büro per E-Mail benachrichtigt, weiterhin dieselbe Nachricht.
Jetzt, da Sie die ausgehende E-Mail erstellt haben, ist die Erstellung einer ähnlichen, konsistenten Ansage-Nachricht, die alle Ihre Anrufer begrüßt, einfach. Verwenden Sie dieselben Wörter aus der E-Mail, geben Sie an, wer in Ihrer Abwesenheit kontaktiert werden sollte und geben Sie an, wann Sie zurückkommen werden.
Für die Sprachnachricht ist es notwendig, die Telefonnummer der Person anstelle ihrer E-Mail-Adresse anzugeben.
Beispiel:
Hallo,
Sie haben den Schreibtisch von Shahira Raineri erreicht. Bitte hören Sie sich diese ganze Nachricht an. Ich werde bis Montag, 5. Januar, nicht im Büro sein. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, rufen Sie bitte meinen Assistenten, Barb Colson. Ihre Telefonnummer ist 212-555-xxxx.
Ich freue mich darauf, mit dir zu sprechen, wenn ich zurückkomme. Vielen Dank.