Verwende gutes Office-Management, um Chaos in deinem Small Business zu kontrollieren

Gute Büro-Management ist gut für Ihr Endergebnis

Desorganisation und Verwirrung sind irritierend, aber sie sind auch einfach schlecht für das Geschäft . Betrachten Sie es als eine Formel, wenn Sie mögen: Chaos steigt, Gewinn sinkt. Die Antwort? Gute Büroführung. So können Sie mit gutem Office-Management das Chaos in Ihrem kleinen Unternehmen steuern:

1. Legen Sie Büro-Management-Routinen fest und bleiben Sie dabei.

Routineaufgaben benötigen Routineverfahren, wenn Sie organisiert bleiben und den reibungslosen Ablauf sicherstellen möchten.

Richten Sie Routinen für den Umgang mit Papier- und Büro-Systemen ein. Zum Beispiel sollte, wenn möglich, jedes Stück Papier, das in Ihr Büro kommt, einmal bearbeitet, bearbeitet und archiviert werden - nicht wahllos auf einem Schreibtisch gestapelt. Ebenso sollten digitale Kommunikationen wie E-Mails priorisiert und sofort bearbeitet werden, wenn möglich, oder für zukünftige Aktionen gekennzeichnet werden.

Office-Systeme, einschließlich Desktops, Laptops, Dateiservern, Multifunktionsdruckern und mobilen Geräten, benötigen sowohl Verwaltungs- als auch Notfallverfahren. Wenn das System abstürzt oder ein computerbezogenes Gerät ausfällt, muss jeder in Ihrem Büro wissen, wen er anruft und was nicht (z. B. versuchen, das Problem selbst zu beheben). Lernen Sie die 3 Schritte zum Schutz Ihrer kritischen Geschäftsdaten kennen.

2. Stellen Sie klar abgegrenzte Zuständigkeiten auf.

Ein gutes Office-Management hängt davon ab, dass die Leute wissen, wer für was verantwortlich ist - es sind Leute, die verantwortlich sind, die Dinge erledigen.

Was würde beispielsweise passieren, wenn der Einkauf für Ihr kleines Unternehmen von wem auch immer ausgeführt wird? Wären Sie in der Lage, Druckerpapier zu finden, wenn Sie es benötigen? Wenn Sie eine Person mit der Bestellung aller Geräte und Zubehörteile beauftragen, wird das Problem gelöst und der reibungslose Ablauf sichergestellt. Bitten Sie die Mitarbeiter, die gewünschte Person per E-Mail zu kontaktieren, oder senden Sie eine handschriftliche Liste an einem auffälligen Ort, an dem die Mitarbeiter hinzufügen können, was sie benötigen.

Dasselbe gilt für die Verwaltung von (Computer-) Systemen. Sie müssen eine Person haben, die für die Sicherheit Ihrer Computersysteme verantwortlich ist und Dinge wie Konten, Passwörter und Software im Auge behält. Die Verwendung von Cloud-basierten Systemen für Büroanwendungen, Buchhaltungssoftware und Datenspeicherung ist eine ideale Lösung für kleine Unternehmen. Sie müssen jedoch eine vertrauenswürdige Person für administrative Aufgaben wie das Hinzufügen / Löschen von Benutzern, das Zuweisen von Berechtigungen usw. einrichten.

3. Führen Sie Aufzeichnungen - und halten Sie Ihre Geschäftsunterlagen auf dem neuesten Stand.

Das Führen von Aufzeichnungen klingt wie der einfachste Teil eines guten Office-Managements - bis Sie die Notwendigkeit in Betracht ziehen, diese Datensätze sowohl zugänglich als auch aktuell zu halten. Aber die erste Regel, ein guter Büroleiter zu sein, wird Ihnen helfen, dies in den Griff zu bekommen. machen Update-Aufzeichnungen zu einem Büro-Routine. Wenn Sie beispielsweise einen neuen Kunden oder Kunden gewinnen, dauert es nur einen Moment, bis Sie ihn in Ihre Kontaktdatenbank eintragen. Dann brauchen Sie nur noch ein oder zwei Minuten, um die Aufzeichnung zu aktualisieren, nachdem Sie mit ihm telefoniert haben.

(Beachten Sie auch, dass die meisten Gerichtsbarkeiten Privacy Acts haben, die den Umgang mit Kundeninformationen regeln.)

4. Machen Sie einen Spaziergang durch Ihr Büro und setzen Sie sich hin.

Ist Ihr Büro ein Beispiel für Raummanagement oder Platzmissmanagement?

Wenn du durch das Büro gehst, musst du Hindernisse umgehen oder riskieren, über etwas zu stolpern?

Wenn Sie sich an einem Schreibtisch hinsetzen, könnten Sie dort wirklich bequem arbeiten? Sind die Dinge logisch angeordnet, so dass die Dinge, die Sie am Schreibtisch am meisten nutzen würden, am nächsten liegen?

Es gibt heutzutage eine Menge Dinge, die von Büroräumen bis hin zu Aktenschränken in Büros gedrängt werden . Für ein gutes Office-Management müssen Sie sicherstellen, dass alle Dinge im Büro auf maximale Effizienz und maximale Sicherheit ausgerichtet sind. Die Grundlagen des Small Office- oder Home-Office-Designs enthalten Tipps, um die Anforderungen an Stromversorgung, Beleuchtung und Belüftung Ihrer Büroräume sicher zu erfüllen.

5. Planen Sie die mühsame Arbeit ein.

Es ist zu einfach Dinge zu verschieben, die Sie nicht gerne tun, und die meisten Geschäftsleute genießen keine Aufgaben wie Einreichung , Versand und Empfang oder Buchhaltung - auch Büroleiter.

Leider funktioniert ein Büro, wie eine Küche, nicht gut, ohne die Hausarbeiten zu erledigen.

Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind , der in der Lage ist, niemandem etwas zuzuschreiben, was Sie als langweilige oder unangenehme Arbeit ansehen, zwingen Sie sich dazu, ihn regelmäßig zu erreichen, indem Sie jede Woche dafür Zeit einplanen. Nehmen Sie zum Beispiel einen Morgen oder Nachmittag und verbringen Sie damit kalte Gespräche , geben Sie nicht-priorisierte E-Mail-Anfragen zurück, machen Sie Social-Media-Postings , informieren Sie sich über die Buchhaltung oder aktualisieren Sie die Aufzeichnungen.

6. Delegieren und auslagern.

In einer perfekten Welt würde jeder nur das tun, was er oder sie Zeit hatte und gut gemacht hat. Da die Welt nicht perfekt ist, tun viele Leute Dinge, die sie nicht die Zeit oder das Talent haben, gut zu machen.

Durch das Delegieren und Outsourcing können Sie nicht nur das Büromanagement Ihres Kleinunternehmens verbessern, sondern Sie können sich auch auf Ihre Talente konzentrieren und so Ihr Endergebnis verbessern. Ein Teilzeit- oder virtueller Assistent kann viele Ihrer Büro- oder Verwaltungsaufgaben erledigen. Weitere Informationen zum Delegieren finden Sie unter Delegieren .

7. Machen Sie die Geschäftsplanung zur Priorität.

Viele Kleinunternehmer verbringen ihre Tage damit zu handeln und zu reagieren - und wundern sich dann, warum sie ihre Räder zu drehen scheinen. Geschäftsplanung ist ein wichtiger Bestandteil eines guten Office-Managements und muss Teil Ihrer regulären Office-Management-Routine sein.

Erfolgreiche Kleinunternehmensbesitzer verbringen jede Woche Zeit mit der Geschäftsplanung, und viele nutzen tägliche Geschäftsplanungssitzungen als Werkzeug für die Zielsetzung und das Wachstum.

Dieser Leitfaden für die Unternehmensplanung ist ein guter Ausgangspunkt, um Ihre Geschäftsplanungen voranzutreiben. Es legt einen Rahmen für die Geschäftsplanung für Ihr kleines Unternehmen fest und bietet Ressourcen für alles, von der Erstellung einer Visionserklärung bis hin zu den Regeln für die Festlegung von Geschäftszielen .

Wenn Sie Mitarbeiter haben, binden Sie sie formell oder informell in die Geschäftsplanung ein .

Du wirst den Unterschied lieben

Lassen Sie nicht zu, dass Chaos die Geschäfte behindert. Wenn Sie diese sieben Prinzipien des guten Office-Managements anwenden, werden Sie überrascht sein, welchen Unterschied ein gutes Office-Management ausmacht - und wie viel mehr Geschäft Sie tun.

Siehe auch:

Warum Cloud Computing ideal für kleine Unternehmen ist

Ihr Ablagesystem beherrschen

So erstellen Sie ein Dokumentenmanagementsystem

10 Tipps zum Organisieren von Computerdateien