Wie man Formular I-9 ausfüllt, Prüfung der Berechtigung zur Beschäftigung

Formular I-9 wird verwendet, um die Berechtigung von Arbeitnehmern zu überprüfen, in den USA zu arbeiten. Das Immigration Reform and Control Act (1986) verlangt von Arbeitgebern, die Arbeitsberechtigung aller angestellten Mitarbeiter zu überprüfen. Die Überprüfung umfasst sowohl die Identität als auch die Eignung für die Arbeit. Der Arbeitnehmer bestätigt die Gültigkeit der Informationen durch Vorlage von Dokumenten, und der Arbeitgeber bestätigt, die Dokumente überprüft zu haben. Arbeitgeber müssen das Formular im Falle einer Inspektion aufbewahren.

Formular I-9 ist auch die Grundlage für eine weitere Überprüfung durch den Arbeitgeber mit dem E-Verify-System .

Bevor Sie beginnen, füllen Sie das Formular I-9 aus

Halten Sie Kopien von Formular I-9 bereit, bevor Sie mit der Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters beginnen. Stellen Sie sicher, dass Sie über die neueste Version von Form I-9 verfügen. Das aktuelle Formular mit dem Ablaufdatum 31.03.2016 muss von den Arbeitgebern zur Überprüfung der Beschäftigung nach dem 7. Mai 2013 verwendet werden.

Kopien des Formulars I-9 (PDF-Format) sind auf der Website der US-amerikanischen Zoll- und Einwanderungsbehörde (USCIS) erhältlich. Dieses Formular kann online ausgefüllt und dann für Signaturen ausgedruckt werden.

Formular I-9 muss zum Zeitpunkt der Miete abgeschlossen sein, und Sie (der Arbeitgeber) müssen alle Formulare I-9 für alle Mitarbeiter aufbewahren. Wenn das Formular vollständig ausgefüllt ist und Sie die vom Mitarbeiter vorgelegten Dokumente akzeptiert haben, können Sie den Mitarbeiter entlassen, wenn Sie feststellen, dass der Mitarbeiter seinen Arbeitserlaubnisstatus falsch dargestellt hat oder wenn die vom Mitarbeiter vorgelegten Formulare nicht gültig sind .

Abschließen von Abschnitt 1 - Mitarbeiterinformationen und -bescheinigung

Abschnitt 1 wird vom Mitarbeiter ausgefüllt. Der Mitarbeiter muss Name, Mädchenname, Adresse und Geburtsdatum angeben. Der Mitarbeiter sollte die Sozialversicherungsnummer angeben, diese Nummer ist jedoch optional, es sei denn, Ihr Unternehmen verwendet das E-Verify-System.


Der Mitarbeiter bestätigt dann seinen Status - einer der folgenden:

Bürger der Vereinigten Staaten

Nicht-Staatsbürger der Vereinigten Staaten

Rechtmäßiger Dauerinländer (einschließlich Alien #)

Ausländer, die bis zum (einschließlich des Ablaufdatums) zur Arbeit berechtigt sind (einschließlich Alien # oder Aufnahme #)

Jemand kann dem Angestellten helfen, Abschnitt 1 von Formular I-9 zu vervollständigen. Der Abschnitt Preparer und / oder Translator Certification sollte vom Helper ausgefüllt werden. Achten Sie darauf, den Namen und die Adresse des Helfers auszudrucken.

Abschließen von Abschnitt 2: Arbeitgeber Überprüfung und Verifizierung

Abschnitt 2 wird vom Arbeitgeber ausgefüllt. Sie müssen die Dokumente überprüfen, die erforderlich sind, um sowohl die Identität als auch die Arbeitsberechtigung des Mitarbeiters zu überprüfen. Beachten Sie, dass Dokumente in Liste A, z. B. ein US-Pass, BEIDE Identität und Arbeitsberechtigung prüfen. Dokumente in Liste B überprüfen die Identität und Dokumente in Liste C. Wenn Sie kein Dokument aus Liste A haben, benötigen Sie jeweils ein Dokument aus EACH von Liste B und Liste C.

Akzeptable Dokumente

Eine Liste der akzeptablen Dokumente ist auf dem Formular I-9 enthalten. Weitere Informationen zu akzeptablen Dokumenten, einschließlich Beispieldokumenten, finden Sie im USCIS-Handbuch für Arbeitgeber.

Ein Hinweis zu den Sozialversicherungskarten: Sie können keine laminierte Sozialversicherungskarte oder Sozialversicherungskarte akzeptieren, die besagt, dass sie "für Beschäftigungszwecke nicht gültig" ist. Ausdrucke von der Sozialversicherungsverwaltung, die Sozialversicherungsinformationen für einen Angestellten zeigen, sind kein akzeptabler Ersatz für eine Sozialversicherungskarte.

Dokumente, die Ihnen zur Überprüfung vorgelegt werden, müssen dem Berechtigungsstatus entsprechen, der vom Mitarbeiter bestätigt wurde. Wenn die Ihnen vorgelegten Dokumente nicht mit dem vom Mitarbeiter attestierten Status übereinstimmen, können Sie sie nicht akzeptieren. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise bestätigt, dass er oder sie US-Bürger ist, Ihnen aber eine "grüne Karte" zeigt, können Sie das Dokument nicht akzeptieren.

Ablaufdaten von Dokumenten

Einige Dokumente, wie ein Reisepass oder eine Arbeitsgenehmigung, haben Verfallsdaten. Dokumente, die abgelaufen sind, sind für die Verifizierung nicht akzeptabel. Wenn ein Dokument in der Zukunft abläuft, müssen Sie es akzeptieren, aber notieren Sie sich das Ablaufdatum in Ihrem Mitarbeiter-Buchhaltungssystem. Wenn ein Dokument abläuft und der Mitarbeiter kein neues Dokument mit einem zukünftigen Ablaufdatum vorlegt, ist dieser Mitarbeiter nicht länger berechtigt, in den USA zu arbeiten. Wenn Ihr Unternehmen kontrolliert wird, können Sie Bußgelder und Strafen für die weitere Beschäftigung dieser Person erhalten .

Nur Originaldokumente

Alle vorgelegten Dokumente müssen Originale sein. Fotokopien sind nicht akzeptabel. Wenn Sie eine Frage darüber haben, ob ein Dokument eine Kopie ist, suchen Sie nach einem Stempel oder Siegel von einer US-Regierungsbehörde oder von einer staatlichen, regionalen oder kommunalen Behörde.
Wenn ein Dokument einen anderen Namen als den vom Mitarbeiter auf der I-9 angegebenen Namen hat, stellen Sie Fragen. Geringfügige Schreibweisen von Namen sind akzeptabel, solange das Dokument echt erscheint und sich auf die Person bezieht.

Nachdem Sie die Dokumente überprüft und eine angemessene Entscheidung getroffen haben, dass sie sowohl (a) echt (keine Kopien oder anderweitig fragwürdig) sind und (b) sich auf den genannten Mitarbeiter beziehen, müssen Sie unter Strafe des Meineids bestätigen, dass dies nach bestem Wissen geschieht Der Mitarbeiter ist berechtigt, in den USA zu arbeiten. Geben Sie das Datum an, an dem der Mitarbeiter für Ihr Unternehmen tätig wurde. Unterschreiben Sie, Datum, drucken Sie Ihren Namen und Titel und fügen Sie die Adresse des Unternehmens hinzu.

Abschnitt 3 Aktualisierung und erneute Überprüfung

Abschnitt 3 wird verwendet, um Informationen zu Dokumenten zu aktualisieren, die abgelaufen sind und ein neues Ablaufdatum für das Dokument zulassen.

Kopien von Dokumenten aufbewahren

Wenn Ihr Unternehmen das E-Verify-System verwendet, bewahren Sie Fotokopien aller Dokumente auf. Wenn Sie E-Verify nicht verwenden, müssen Sie keine Kopien von Dokumenten aufbewahren. Wenn Sie Kopien aufbewahren, tun Sie dies für ALLE Mitarbeiter.

Nach Form I-9 ist abgeschlossen - was zu tun ist

Sie als Arbeitgeber müssen eine Kopie eines ausgefüllten Formulars I-9 für alle Mitarbeiter aufbewahren. Sie müssen dieses Dokument keiner US-Regierungsbehörde vorlegen.

Die Details in diesem Artikel sollen Ihnen als Arbeitgeber helfen, die Anforderungen beim Ausfüllen des I-9-Formulars zu verstehen. Sie sollen nicht inklusive sein. Lesen Sie das gesamte I-9-Dokument durch, um sicherzustellen, dass Sie dieses Dokument vollständig und korrekt ausfüllen.

Fehler korrigieren

Korrigieren Sie die Fehler auf Formular I-9 genauso wie auf andere wichtige Dokumente. Verwenden Sie kein Whiteout oder versuchen Sie, den Fehler zu löschen. Das Standardverfahren zur Korrektur von Fehlern in wichtigen Dokumenten ist:

Tipps zum Ausfüllen des Formulars I-9

  1. Sie als Arbeitgeber können einen Arbeitnehmer oder eine andere Person benennen, um die Arbeitgeberteile des I-9-Formulars auszufüllen. Aber das INS sagt: "Wenn jemand anderes das Formular I-9 in Ihrem Namen ausfüllt, muss er oder sie die vollen I-9-Verantwortlichkeiten übernehmen."
    Ein Mitarbeiter kann Hilfe erhalten, wenn er Abschnitt 1 abschließt. Stellen Sie sicher, dass der Helfer den Block "Vorbereitungs- und / oder Übersetzer-Zertifizierung" ausfüllt und den Mitarbeiter unterschreiben lässt.
  2. Weitere Informationen - Antworten auf Fragen zum I-9-Formular
    In diesem Artikel finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Formular I-9 und zur Überprüfung der Eignung für die Beschäftigung

  3. Sie sind verpflichtet, die privaten Informationen, die von Mitarbeitern auf dem I-9-Formular und auf unterstützenden Dokumenten zur Verfügung gestellt werden, zu schützen. Verwenden Sie diese Informationen NUR für I-9-Zwecke und speichern Sie die Dokumente an einem sicheren Ort, z. B. in einem gesperrten Archivschrank, in dem nur wenige vertrauenswürdige Personen den Schlüssel haben.
  4. Einige staatliche Arbeitsagenturen in den USA können die Beschäftigungsfähigkeit prüfen und Mitarbeiter, die sie an Sie senden, zertifizieren. Stellen Sie sicher, dass Sie in diesem Fall eine Kopie der Zertifizierung von Ihrem Bundesstaat erhalten und aufbewahren.