Wie man W-2 Lohn- und Steuererklärungen vorbereitet

Was ist Form W-2?

Das Formular W-2 enthält Informationen über die im vorangegangenen Kalenderjahr gezahlten Löhne und Gehälter sowie Informationen über Leistungen und sonstige Abzüge vom Lohn.

Wann sind W-2-Formulare fällig?

W-2s sind den Mitarbeitern bis Ende Januar für das vorangegangene Kalenderjahr zuzurechnen. Wenn der 31. Januar ein Wochenende oder Feiertag ist, sind die Berichte am nächsten Arbeitstag fällig. Hier sind die wichtigsten Fälligkeitstermine der Lohnsteuerberichterstattung für das laufende Jahr.

W-2-Formulare sind bis zum 31. Januar bei der Sozialversicherungsverwaltung zu hinterlegen. Nachdem Sie W-2-Formulare an Mitarbeiter ausgegeben haben, müssen Sie diese Formulare zusammen mit dem Übermittlungsformular W-3 auch an die Social Security Administration (SSA) senden.

Die Frist im Januar ist ein Versuch, Steuerbetrug einzudämmen, aber das bedeutet, dass Sie W-2-Formulare früher im Januar an Mitarbeiter weitergeben sollten, damit sie die Möglichkeit haben, sie vor der Einreichung zu prüfen. Eine frühere Verteilung an die Mitarbeiter wird die Fehler in den W-2-Formularen verringern, so dass Sie keine korrigierte W-2-Datei einreichen müssen.

Sammeln von Informationen zum Vorbereiten von W-2-Formularen

Die Informationen für dieses Formular stammen aus Ihrem Abrechnungsregister , in dem die Gesamtsummen für jeden Mitarbeiter für Löhne und Abzüge sowie die Abzüge für medizinische Pläne, Krankenversicherungskonten und andere Posten angezeigt werden.

Hier finden Sie weitere Informationen zu den Informationen, die Sie benötigen, um diese W-2-Formulare vorzubereiten.

Schwierigkeitsgrad: Durchschnitt

Benötigte Zeit: Abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter und Anzahl der Abzüge und zusätzlichen Zahlungen

So bereiten Sie das Formular W-2 vor

Arbeitgeberinformationen
Für jedes W-2, das Sie vorbereiten, müssen Sie Informationen zu Ihrem Unternehmen angeben: Arbeitgeber-ID-Nummer (EIN) und Name und Adresse des Arbeitgebers.

Kontroll Nummer
Vielleicht möchten Sie eine interne Kontrollnummer auf jedem W-2 hinzufügen, wenn Sie viele Mitarbeiter bezahlen. Sie können die Nummer selbst generieren, oder Ihre Gehaltsabrechnungssoftware generiert diese Nummer.

Mitarbeiter Einkommen Sie werden auch brauchen

• Gesamtlöhne, Trinkgelder und andere Entschädigungen (Kasten 1). Dies ist Bruttolohn für alle Angestellten und Angestellten.
• Gesamtbetrag der Zurückbehaltung (Box 2)
• Gesamtsozialversicherungslöhne (bis zum Sozialversicherungsmaximum ) (Kasten 3). Einige Löhne sind in den Löhnen der Sozialversicherung nicht enthalten, daher müssen Sie die Einreise um diese Beträge reduzieren.
• Gesamtsteuer auf Sozialversicherung (Kasten 4)
• Total Medicare Löhne und Trinkgelder (wie Gesamtlohn) (Kasten 5)
• Medicare Steuer zurückbehalten (Kasten 6). Dieser Betrag beinhaltet die Höhe der zusätzlichen Medicare-Steuer für höher bezahlte Mitarbeiter.
• Sozialversicherungstipps (Kasten 7) und zugeteilte Tipps (Kasten 8)

1. Als nächstes benötigen Sie Informationen über Mitarbeiter und Gesamtlöhne und Quellensteuer für jeden Mitarbeiter für das letzte Jahr:

2. Andere Zahlungen. Möglicherweise haben Sie EIC-Vorauszahlungen (Earned Income Credit) (Kasten 9) und Leistungen der abhängigen Pflege (Kasten 10) an Mitarbeiter gezahlt.

3. Informationen zur Teilnahme am Pensionsplan, zu den gesetzlichen Mitarbeitern
   Auf jedem W-2 müssen Sie das entsprechende Kästchen ankreuzen, wenn der Arbeitnehmer an einem Rentenplan (Kasten 13) oder einem nicht qualifizierten Plan (Kasten 11) teilnimmt, wenn dieser Arbeitnehmer ein gesetzlich vorgeschriebener Arbeitnehmer ist (Feld 13) oder wenn der Arbeitnehmer Krankengeld erhalten (Kasten 13).

1. Kasten 12
   Box 12 ist für Beträge für andere Vergütungen oder Berichterstattung, um 1-4 Boxen zu betreten. Einige der häufigsten Informationen für Box 12:

   • Nicht abgeholte Sozialversicherung, RRTA (Eisenbahn Ruhestand), oder Medicare Steuer, auf Tipps oder Gruppenlebenversicherung
   • Wahlstaffeln nach 401 (k), 403 (b) und andere qualifizierte Pensionspläne
   • Nicht steuerpflichtige Krankengelder
   • Goldene Fallschirmzahlungen
   • Ausschließbare erstattete Umzugskosten
   • Beiträge zu medizinischen Sparkonten oder Gesundheitsparkonten
   • Nicht gesetzlich vorgeschriebene Aktienoptionen für Mitarbeiter
   • Designierte Roth-Beiträge nach Plan 401 (k) oder 403 (b)
   • Kosten der vom Arbeitgeber getragenen Krankenversicherung unter Verwendung von Code DD gemäß den Berichtspflichten des Affordable Care Act

2. Kasten 14
   Einträge in Box 14 sind für andere Abzüge oder Vergütungen, die den Mitarbeitern für ihre Steuererklärungen offen gelegt werden müssen. Beispielsweise

   • Nachsteuerrente
   • Auto-Erstattungen
   • Sondersteuern für Kalifornien, New York, New Jersey und Washington
   • Spenden für wohltätige Zwecke werden vom Gehalt des Mitarbeiters abgezogen
   • Krankenversicherung und Lohnabzüge
   • Einheitliche Abzüge ( für Uniformkosten )
   • Gewerkschaftsbeiträge Abzüge
   • Nicht übertragbares Einkommen
   • Fahrzeugkosten in den Gehältern enthalten (100% des Leasingwerts des Fahrzeugs, das dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird und in Box 1 enthalten ist)
   • Es gibt auch eine Box für "Andere - nicht in der Liste", die Sie von Mitarbeitern abgezogen haben

1. Staatliche und lokale Informationen
   In diesem Abschnitt geben Sie Informationen über staatliche und lokale Löhne und Quellensteuer ein. Eingeben:

   Beachten Sie, dass im Formular Platz für zwei Status und zwei Orte vorhanden ist. Wenn jemand während des Jahres in mehr als zwei Staaten oder Ortschaften gearbeitet hat, verwenden Sie einen zweiten W-2, um die zusätzlichen Informationen hinzuzufügen.

   • Ihr zweibuchstabiger Ländercode und die staatliche Steuernummer Ihres Unternehmens (wenden Sie sich an die zuständige Abteilung Ihres Staates) (Feld 15)
   • Staatslohn (Kasten 16)
   • Staatliche Einkommensteuer einbehalten (Kasten 17)
   • Gegebenenfalls lokaler Lohn (Kasten 18)
   • Einbehaltung der lokalen Einkommensteuer (Feld 19)
   • Ortsname (Box 20)

2. Auf Genauigkeit prüfen
   Nehmen Sie sich Zeit, um sicherzustellen, dass die Informationen, die Sie den Mitarbeitern (und letztlich der Social Security Administration und IRS) zur Verfügung stellen, korrekt sind. Überprüfen Sie Ihre Gehaltslisten für das Jahr und führen Sie einen W-3 aus , um die Richtigkeit aller von Ihnen eingereichten Informationen sicherzustellen.

3. Vorgedruckte Formulare
   Wenn Sie Ihre eigenen W-2-Formulare drucken, können Sie sie aus verschiedenen Quellen beziehen:

   Die W-2 ist eine mehrteilige Form. Hier sind die Seiten dieses Formulars:

   • Die IRS Forms Order Website (dauert 7-15 Tage)
   • Ein Online-Formular-Lieferant oder Bürobedarf.
   • Kopie A geht an die Sozialversicherungsverwaltung. Kopie A wird normalerweise auf einem roten Formular gedruckt.
   • Kopie 1 ist für die Stadt, den Staat oder die Ortschaft
   • Kopie B ist für die Einreichung mit der Bundessteuererklärung des Arbeitnehmers vorgesehen
   • Kopie C ist für die Aufzeichnungen des Mitarbeiters
   • Kopie 2 ist eine weitere Kopie für eine andere Stadt, einen anderen Bundesstaat oder eine andere Stadt
   • Kopie D ist für die Unterlagen des Arbeitgebers.

4. Drucken W-2s
   Drucken Sie die Formulare aus und überprüfen Sie, ob sie mit einem vorgedruckten Format übereinstimmen, wenn Sie eines haben.

5. Verteile die W-2s

   • An den Mitarbeiter: Kopiert B, C, 1 und 2
   • An die Verwaltung der Sozialversicherung - Kopie A. Die SSA erfordert, dass Sie bis Ende Februar Kopie A von jedem Mitarbeiter W-2 zusammen mit Formular W-3 senden.
   • Behalte Kopie D für deine Unterlagen.

6. Immer noch verwirrt über Form W-2? Antworten auf Ihre Fragen zum 2011 W-2-Formular

Tipps zum Vorbereiten von Formular W-2

1. Die Steuernummer Ihres Unternehmens ist NICHT Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer. Viele Staaten verwenden die Bundessteueridentifikationsnummer (EIN) und fügen Ziffern am Ende hinzu. Erkundigen Sie sich bei Ihrer State Department of Revenue nach Informationen.
2. Tipp Einkommen. Mitarbeiter Trinkgeld unterliegt Sozialversicherungssteuern und Medicare Steuern, einschließlich der zusätzlichen Medicare Steuern.
3. Box 12 - Mehr als 4 Artikel
   Wenn Sie mehr als 4 Gegenstände für Box 12 haben, müssen Sie die zusätzlichen Gegenstände auf eine zweite W-2 legen. Aber nehmen Sie den Lohn und die Einbehaltung des Arbeitnehmers nicht in diese zusätzliche W-2 auf.
4. Formular W-3 , zusammen mit Kopie A von allen W-2-Formularen, ist bis 31. Januar bei der Sozialversicherungsverwaltung zu hinterlegen. Wenn Sie die W-3 ausgefüllt haben und alle W-2-Formulare haben, senden Sie diese an die Mitarbeiter so bald wie möglich, so haben sie eine Gelegenheit, die Formulare zu überprüfen. Wenn sie Fehler finden, können Sie diese beheben, bevor Sie den konsolidierten Bericht bis zum 31. Januar an die SSA senden.
5. Haftungsausschluss
   Die Informationen in diesem "How To" dienen allgemeinen Zwecken, um Ihnen dabei zu helfen, die Informationen zu sammeln, die Sie benötigen, um W-2-Formulare vorzubereiten und zu drucken. Es ist nicht als Steuerberatung gedacht, und in keiner Weise versucht diese Information, umfassend zu sein oder Ihnen alle Informationen mitzuteilen, die in Ihren W-2-Formularen enthalten sein müssen . Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, um Informationen zu Ihrer spezifischen Situation zu erhalten.

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