Informationen zu den Schlüsselinformationen, die im Quelldokument gefunden werden
Warum Quelldokumente wichtig sind
Das Quelldokument ist für den Buchhaltungs- und Buchführungsprozess unerlässlich, da es der Nachweis dafür ist, dass eine finanzielle Transaktion stattgefunden hat.
Wenn ein Unternehmen auditiert wird, sichern die Quelldokumente die Buchhaltungsprotokolle und das Hauptbuch als unwiderlegbaren Prüfpfad.
Ein Quellendokument für ein Geschäft zu behalten ist genauso wie das Führen von Quittungen für steuerlich absetzbare Gegenstände für Ihre persönlichen Steuern. Wenn Ihre Steuern geprüft werden, liefern sie den Beweis, dass Sie diese Einkäufe getätigt haben. Das Gleiche gilt für Ihr Geschäft, aber im Geschäftsleben behalten Sie die Einnahmen nicht nur für steuerlich abzugsfähige Ausgaben. Sie behalten Originaldokumente für jede Finanztransaktion.
Was Quelldokumente bieten
Ein Quellendokument beschreibt alle grundlegenden Fakten der Transaktion, z. B. den Betrag der Transaktion, für die die Transaktion durchgeführt wurde, den Zweck der Transaktion und das Transaktionsdatum.
Hier einige Beispiele für gängige Quelldokumente:
- ein stornierter Scheck
- Rechnung
- Kassenbon
- computergenerierter Beleg
- Gutschrift für eine Kundenrückerstattung
- Mitarbeiterzeitkarte
- Einzahlungsbeleg
- Bestellung
So behandeln Sie Quelldokumente
Das Quelldokument sollte so bald wie möglich nach der Transaktion im entsprechenden Buchungsjournal erfasst werden. Nach der Aufzeichnung sollten alle Quelldokumente in einem System abgelegt werden, in dem sie bei Bedarf abgerufen werden können.
In bestimmten Fällen kann es sogar wichtig sein, die Produktkette bereitzustellen, um feststellen zu können, dass das fragliche Quelldokument in Ihrer Kontrolle geblieben ist.
Quelldokumente gegen Fotokopien
In den meisten Fällen sind Fotokopien von Quelldokumenten rechtlich zulässig. So hat der Internal Revenue Service Fotokopien von Belegen seit 1997 akzeptiert, sofern sie leserlich sind, alle im Original vorhandenen Informationen enthalten und diese Informationen im Rahmen des Überprüfungsverfahrens in einem mit dem Original.
Ein Materialbeleg, der die gekauften Objekte und den gezahlten Preis angibt, aber ohne den Namen des Lieferanten gescannt wurde, würde sich nicht qualifizieren. Ein Dokument, das alle Informationen in der Originalquittung enthielt, aber im Word- oder Excel-Format neu abgetippt wurde, würde sich ebenfalls nicht qualifizieren.
Der IRS-Standard - vollständig, lesbar und eine genaue Reproduktion des Originals - ist derselbe Standard, der in vielen Unternehmen und Behörden verwendet wird. Andere Institutionen ergänzen diese allgemeinen Anforderungen jedoch.
Die Universität von Washington zum Beispiel akzeptiert nur als Ersatz für Fotokopien des Originaldokuments, die mit einer minimalen Dichte von 300 Punkten pro Zoll (dpi) gescannt und entweder im PDF- oder TIFF-Format präsentiert werden; Es akzeptiert keine JPEG-Kopien.
Wenn Sie planen, Buchhaltungs- oder Rechtsdokumente zu scannen, um die Speicherung zu erleichtern, erkundigen Sie sich bei der zuständigen Institution, ob sie die Dokumente in dem Format akzeptieren, das Sie verwenden möchten.