Schritte zum Vorbereiten eines Testguthabens
Listen Sie jedes offene Sachkonto in Ihrem Kontenplan nach Kontonummer auf . Die Kontonummer sollte die vierstellige Nummer sein, die dem Konto beim Einrichten des Kontenplans zugewiesen wurde. Listen Sie Ihre gesamten Belastungen und Gutschriften von jedem Hauptbuchkonto auf. Sie sollten eine Tabelle mit vier Spalten haben. Die Spalten sollten Kontonummer, Kontoname, Debit und Kredit sein.
Geben Sie für jedes Konto mit offenen Konten Ihre Soll- und Habenbeträge für den Abrechnungszeitraum ein, für den Sie den Probesaldo ausführen. Notieren Sie die Summen für jedes Konto in der entsprechenden Spalte. Wenn die Belastungen und Gutschriften nicht übereinstimmen, liegt ein Fehler in den Hauptbuchkonten vor. Ein regelmässiger, mindestens einmal monatlich durchgeführter Probesaldo hilft Ihnen, Probleme schnell und einfach zu erkennen und sofort zu beheben. Die Vorbereitung des Probesaldos sollte an den Abrechnungszyklus des Unternehmens gebunden sein.
Erstellen Sie noch keine Anpassungseinträge . Das Testguthaben wird erstellt, bevor Sie Einstellungseinträge vornehmen. Der anfängliche Probesaldo ist darauf vorbereitet, etwaige mathematische Fehler zu erkennen, bevor Sie die Buchungen anpassen oder mit dem Schließen Ihrer Bücher für den Abrechnungszeitraum beginnen.
Wenn Sie feststellen, dass Sie ein unausgewogenes Probesaldo haben, dh die Belastungen nicht mit den Gutschriften übereinstimmen, liegt ein Fehler im Abrechnungsprozess vor. Dieser Fehler muss gefunden und korrigiert werden.
Der erste Schritt bei der Suche nach einem Fehler besteht darin, einfach die Kredit- und Debitorenspalten hinzuzufügen, um Ihre Berechnungen zu überprüfen. Wenn sie sich immer noch nicht addieren, subtrahiere die kleinere Spalte von der größeren und suche nach der fehlenden Menge in der kleineren Spalte. Wenn Sie es finden, haben Sie Ihren Fehler gefunden.
Es gibt andere Standardtechniken, um einen Fehler in einer Testbilanz ausfindig zu machen. Wenn die Abbuchungen und Gutschriften nicht gleich sind, sehen Sie, ob die Zahl 2 gleichmäßig in die Differenz unterteilt ist. Wenn dies der Fall ist, suchen Sie nach einem Konto, suchen Sie in der Spalte mit der größeren Summe, die der Hälfte des Unterschieds entspricht, nach einem Konto. Wenn Sie das finden, haben Sie Ihren Fehler gefunden.
Eine andere Technik besteht darin, die Nummer 9 zu verwenden, um einen Transpositionsfehler zu finden. Wenn sich die Zahl 9 gleichmäßig in die Differenz zwischen den Credits und den Debitoren einteilt, liegt ein Transpositionsfehler vor. Gehen Sie zurück über Ihre Kredit- und Lastschrifteinträge , um zu versuchen, Ihren Transpositionsfehler zu finden.
Beispiele für andere Fehler, die ein Probesaldo aus dem Gleichgewicht bringen könnten, sind:
- In der Berechnung des Testguthabens kein Sachkonto enthalten
- Einen Fehler in einem zusammengesetzten Journaleintrag machen
- Falsche Hauptbuchkonten in die Spalten für den Kontostand eingeben
- Fehleinschätzung der Sachkonto-Beträge
- Buchen eines Buchungsjournaleintrags auf das falsche Hauptbuchkonto
Weitere Überlegungen
Wenn Sie keine Journalbuchung vornehmen, wird dies nicht als Fehler im Probesaldo angezeigt.
Wenn Sie eine finanzielle Transaktion in einem falschen Konto aufzeichnen, wird es nicht als ein Fehler in dem Testguthaben angezeigt.
Wenn Sie die Nummer in der Debitorenspalte mit der Nummer in der Kreditspalte transponieren, wird sie nicht im Probesaldo angezeigt.
Wenn Sie einen Buchungsjournaleintrag nicht in das Journalbuch buchen, wird dieser im Saldo nicht angezeigt.