Die Preisgestaltung für Pakete im europäischen Stil ist in den USA beliebter geworden
Diese Vorgehensweise ist nicht nur für die an der Planung der Veranstaltung Beteiligten effizienter, sondern macht es auch einfacher, die mit dem Veranstaltungsort verbundenen Kosten zu verwalten und vorherzusagen.
In den Vereinigten Staaten hingegen ist es immer noch viel häufiger, dass Hotels die Kosten für die Konferenzkosten nach Einzelposten auf der Grundlage der detaillierten und individuellen Bedürfnisse jeder Besprechung oder Veranstaltung aufbauen. Obwohl die Praxis es dem Veranstaltungsplaner ermöglicht, mehr Kontrolle über jedes Detail des Ereignisses zu haben, schafft es auch häufig komplizierte Bankett-Ereignis-Bestellungen und mehr Schwierigkeiten bei der Verwaltung der Kosten und des gesamten Veranstaltungsbudgets .
Obwohl die großen Player in der Branche weiterhin ihre Geschäftsabläufe verändern, spiegeln das europäische Modell und das amerikanische Modell immer noch diese Unterschiede in ihrer Herangehensweise an Konferenz- und Firmenveranstaltungen wider. Für einen tieferen Tauchgang werfen wir einen Blick auf zwei Beispiele von Firmenveranstaltungen und Konferenzpaketen: eines aus dem ehemaligen Fira Palace in Barcelona (europäisches Beispiel) und das andere in Wynn Resorts in Las Vegas (amerikanisches Beispiel).
Europäische Konferenz- und Tagungspakete Beispiel
Tägliche Paketpreise sind in Großbritannien beliebt und haben sich auch nach Kontinentaleuropa entwickelt. "Der britische Markt war der erste, der nach dieser Art von Paket fragte, und wir versuchen immer, unsere Vorschläge den Bedürfnissen unserer Kunden anzupassen", erklärt der ehemalige Geschäftsführer des Fira Palace in Barcelona (heute Crowne Plaza Barcelona) Hotel, das bei Veranstaltungs- und Meeting-Veranstaltern, die internationale Meetings organisieren, beliebt ist.
Europäisches Hotelklientel
Damals, als das Crowne Plaza Barcelona noch als Fira Palace fungierte, kamen etwa 20% der Hotelkunden aus Spanien. Der Rest der jährlichen Kundschaft kam aus Großbritannien (19%), den USA (17%), Frankreich (7%), Italien (6%), Japan (4%) und Deutschland (4%). Darüber hinaus stammte rund die Hälfte der dort veranstalteten Business Events aus der Pharmaindustrie, der Rest umfasste Kunden aus den Bereichen Technologie, Lebensmittel und Getränke , Banken und Automobilindustrie .
Europäische Nachfrage nach Konferenzpaketpreisen
Während dieser Zeit beinhaltete das tägliche Tagungspaket im Fira Palace die Nutzung des Tagungsraums, Kaffeepause (n), Mittagessen, Bildschirm und mehr. Die verfügbaren Meeting-Pakete enthielten im Wesentlichen alles, was ein Planer in ein Meeting aufnehmen musste.
Mit der Entwicklung der Branche haben sich die Anfragen nach Konferenz- und Tagungspaketen im Laufe der Zeit geändert. Anfänglich verlangten die Veranstaltungsplaner von Unternehmen flache Konferenzpreise für Tagungsräume und Speisen und Getränke. Mit der Zeit wurden diese Anforderungen um weitere Elemente wie Bildschirme, Internetzugriff, Flipcharts und Soundsysteme erweitert. Aber die Nachfrage war immer noch nach Pauschalpreisen.
Für diejenigen, die Übernachtungsgästezimmer verlangten, verlangten sie auch einen speziellen / ausgehandelten Preis für Unterkünfte in ihren Konferenz-Gesamtereignisraten.
Während diese Pakete einen Großteil der Event-Bedürfnisse abdecken würden, würden die Planer immer noch für andere Event-Anforderungen wie Ausstellungsfläche, Galadinner, Cocktail-Empfänge und andere Event-Tagesordnungspunkte verhandeln.
Vor- und Nachteile des Europäischen Ansatzes
Es ist klar, dass der primär europäische Ansatz bei der Planung und Preisgestaltung von Konferenzen für Veranstaltungsplaner aus mehreren Gründen hilfreich sein kann, einschließlich der Wahrnehmung von Kosteneinsparungen, der Vorhersehbarkeit von Kosten und der einfachen Präsentation und Genehmigung von Kunden.
Ein solcher Ansatz belastet das Hotel jedoch definitiv, um die Bedürfnisse seiner Kunden zu prognostizieren und gleichzeitig den Gewinn zu steigern. "Aus unserer Sicht ist es viel einfacher, Events" à la carte "zu machen. Tatsächlich ist die Bedienung viel komplizierter. Aber der Vorteil für uns ist die Kundenzufriedenheit", sagt der ehemalige Geschäftsführer von Fira Palace.
Amerikanische Konferenz- und Tagungspakete Beispiel
Während der europäische Markt mit der Akzeptanz und Nutzung von Konferenz- oder Tagungspaketen relativ ausgereift ist, könnten weitere Hotels in den USA beginnen, die Art und Weise zu ändern, wie sie Konferenzen und Meetings paketieren und kosten. Dies ist besonders wichtig, wenn Veranstaltungsplaner immer häufiger Besprechungsentscheidungen mit kürzeren Fristen treffen müssen.
Im Mai 2009 hat Wynn Las Vegas die Initiative ergriffen, drei Arten von so genannten Pauschalpreisen für Konferenz- und Tagungspauschalen für den Markt für kleinere Meetings einzuführen, also solche mit weniger als 80 Teilnehmern. Heute bieten sie diese Pakete noch an. Sie beinhalten:
- Ganztägige Konferenz Delegate-Paket
- "AM" Halbtageskonferenz-Delegiertenpaket
- "PM" Half Day Konferenz-Delegierten-Paket
Wie bei europäischen Event-Planern zu erwarten ist, werden die Paketoptionen von Wynn für einen Teilnehmerpreis pro Teilnehmer berechnet, darunter der Konferenzraum, Speisen und Getränke, Snacks für Pausen, LCD-Projektor und Leinwand.
Die Idee für Wynn, seine Optionen für das Konferenzpaket zu entwickeln, entstand aus dem europäischen Marktansatz. In der Tat kam André Link, der ehemalige nationale Verkaufsleiter von Wynn, zuvor aus Europa. "Zum größten Teil in Europa ist das die einzige Art, wie wir Meetings verkaufen ... Es war sehr selten, dass wir à la carte Vorschläge vorbereiteten, die F & B-Kosten, Raummieten, AV-Gebühren usw. aufzählten", erklärt Link.
Ein Wandel in der amerikanischen Corporate Event- und Konferenzbranche
Mit dem Start ihres kleinen Meeting-Paket-Programms erwarteten Wynn Resorts, dass die Pauschaltarife bei ihren Firmenkunden beliebter sein würden, da die meisten Verbands-Meetings größer sind. Sie hatten Recht. Seither bieten mehrere namhafte amerikanische Hotelketten Corporate Meeting- und Konferenzpakete an, die das europäische Modell der Corporate Event-Planung besser widerspiegeln.
Die Paketpreise für Tagungen und Konferenzen entsprechen nicht den Anforderungen jedes Events. Tatsächlich erkennen die meisten Planer, dass sie auf einige Detailpräferenzen für ihr Programm verzichten oder den Veranstaltungsort benötigen, um das Paket auf zusätzliche Elemente anzupassen. Es besteht immer die Vorsicht, sich auf Pauschalraten zu verlassen, wenn Planer erwarten, dass ihre Programme länger laufen als ursprünglich erwartet, was zusätzliche Gebühren auslösen kann. Für diejenigen Meeting- und Eventplaner, die sich ihr Budget genau anschauen, bieten diese Meeting- und Konferenzpakete eine klare Vorhersehbarkeit für das Konferenzbudget.