Ein Zeitmanagementsystem, das wirklich funktioniert

Verfolgen Sie nicht nur Ihre Zeit; Verwalten Sie es!

Viele Menschen verwechseln Zeiterfassung mit Zeitmanagement . Sie verfolgen religiös jeden Tag, Wochen oder sogar Monate, was sie tun.

Und dann hören sie auf, weil sie keine positiven Veränderungen bemerkt haben. Sicher, sie haben einige Ereignisse eliminiert und andere priorisiert. Aber sie haben wirklich nichts geschafft; sie haben es gerade neu arrangiert. Am Ende ihres Tages sind sie immer noch erschöpft und frustriert.

Aber es ist kein Zeitmanagement, den Überblick zu behalten, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Beim Zeitmanagement geht es darum, Änderungen an der Art und Weise vorzunehmen, wie Sie Ihre Zeit verbringen.

Für ein effektives Zeitmanagement müssen Sie ein Zeitmanagementsystem anwenden, das Ihnen hilft zu sehen, wo Änderungen vorgenommen werden können und sollten ... was bedeutet, dass der erste Schritt des Zeitmanagements darin besteht, zu analysieren, wie Sie Ihre Zeit tatsächlich verbringen was du ändern willst.

Kategorisieren für die effektive Zeitverwaltung

Wie schaffen Sie die Zeit? Das Geheimnis liegt in den Kategorien. Schau dir deinen Kalender für morgen an. Es ist wahrscheinlich bereits voller Ereignisse und Aktivitäten, die Sie erreichen möchten. Während Sie arbeiten oder danach, füllen Sie die leeren Felder mit Details aus, was Sie tatsächlich getan haben.

Am Ende des Tages schauen Sie sich die Liste an und beschriften Sie jede Aufgabe und / oder jedes Ereignis mit einer der folgenden Kategorien. Wie viel Zeit haben Sie während Ihres Arbeitstages tatsächlich verbracht?

1) Feuer löschen. Ein unerwarteter Anruf. Ein Bericht, der für ein Treffen notwendig ist, das gestern gedruckt werden sollte. Eine fehlende Datei, die auf Ihrem Schreibtisch liegen sollte . Wie viel von deinem Tag warst du tatsächlich im Krisenmodus? Für die meisten Menschen ist dies eine negative Kategorie, die ihre Energie entzieht und ihre Produktivität beeinträchtigt.

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2) Umgang mit Unterbrechungen. Telefonanrufe und Personen, die von Ihrem Büro abfallen, werden die Liste wahrscheinlich übertreffen, wenn Sie dieser Kategorie Ereignisse zuweisen. Für die meisten Menschen ist dies wiederum eine negative Kategorie, da sie die Produktivität beeinträchtigt (und manchmal tötet).

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3) Geplante Aufgaben erledigen. Dies ist die positivste Nutzung der Zeit während Ihres Arbeitstages. Sie haben die Kontrolle und erreichen, was Sie erreichen wollten. Geplante Aufgaben können Telefonanrufe , Besprechungen mit Mitarbeitern oder sogar das Beantworten von E-Mails sein - wenn dies Aufgaben sind, die Sie auf Ihre Agenda gesetzt haben.

4) ununterbrochen arbeiten. Sie arbeiten vielleicht nicht an einer Aufgabe, die Sie geplant hatten, aber Sie werden etwas erreichen, und für die meisten Menschen ist dies ein sehr produktiver, positiver Arbeitsmodus .

5) Unterbrechungsfreie Ausfallzeit. Die Zeiten während des Arbeitstages, die zur Wiederbelebung und Neugruppierung genutzt werden. Das Mittagessen oder eine Pause am Vormittag können zählen, wenn sie nicht unterbrochen werden.

Wenn Sie das Glück haben, mit einer Firma zusammenzuarbeiten, die vor Ort Work-out-Einrichtungen oder Schlafräume (Fortune) anbietet, würde das auch zählen. Jeder benötigt eine gewisse ununterbrochene Ausfallzeit, um in seiner Arbeitszeit produktiv zu sein.

Eine Woche Ihrer Vergangenheit ist der Schlüssel für die Zukunft

Jetzt, da Sie die Kategorien dieses Zeitmanagementsystems verstehen, ist es an der Zeit, diese zu verwenden, um Ihre "typische" Arbeitswoche zu analysieren. Verwenden Sie das Kalendersystem, das Sie für die Auflistung von Terminen und Aktivitäten in Ihrem täglichen Leben verwenden. Gehen Sie zurück und wählen Sie eine typische Woche aus. Gehen Sie die Einträge jedes Arbeitstages durch und kategorisieren Sie diese nach den oben genannten Zeitmanagementkategorien, falls dies nicht bereits geschehen ist. Wenn Sie am Ende eines jeden Tages eine laufende Summe angeben, wird es einfach zu sehen sein, wie Sie Ihre tägliche Arbeit verbracht haben.

Jetzt haben Sie die Daten, die Sie benötigen, um Ihre Arbeitszeit zu ändern. Verbringst du zu viel Zeit damit, Feuer zu löschen? Dann müssen Sie die organisatorischen oder physischen Änderungen vornehmen, um diese ständigen Krisen zu verhindern oder zu verschieben. Bereinigen und reorganisieren Sie zum Beispiel Ihren Schreibtisch , damit Sie die Dateien, die Sie benötigen, auf einfache Weise finden und eine Routine erstellen können, um die Dateien, die Sie für den nächsten Tag benötigen, auf Ihren Schreibtisch zu legen, bevor Sie den Tag verlassen.

Nicht genügend ununterbrochene Ausfallzeiten während Ihres Arbeitstages? Dann müssen Sie Zeit für Sie planen . Zum Beispiel, aufhören zu Mittag essen an Ihrem Schreibtisch und physisch verlassen das Gebäude für Ihre festgelegte Mittagszeit.

Indem Sie meine Arbeitskategorien des Zeitmanagements anwenden und die Änderungen vornehmen, die Sie benötigen, um mehr Zeit während Ihres Arbeitstages in den positiven Kategorien und weniger Zeit in den negativen Kategorien zu verbringen, werden Sie wirklich in der Lage sein, Ihre Zeit effektiv zu verwalten - und das wahre Ziel des Zeitmanagements erreichen, sich besser zu fühlen.