Sei flexibel
Verriegele dich nicht in bestimmte Daten. Bereit sein, Ankünfte und / oder Abflüge zu niedrigeren Belegungstagen oder -zeiten zu verschieben, um einen besseren Preis zu erzielen.
Tue deine Forschung
Wenn während Ihrer Daten ein anderes großes Ereignis eintritt, ist das Zimmerinventar wahrscheinlich niedrig und die Preise sind hoch.
Vorausdenken
Starten Sie Vertragsgespräche so weit wie möglich im Voraus. Es ist der Markt eines Planers (für jetzt) und Hotels sind begierig darauf, zukünftige Geschäfte abzuschließen. Aber behalten Sie die Hotelprognosen im Auge. Wenn sich das Geschäftsniveau stabilisiert und steigt, werden auch die Zimmerpreise steigen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Flexibilität haben, langfristige Verträge anzupassen, um neue Besucher- / Buchungstrends zu berücksichtigen.
Oder lebe im Moment
Kurzfristige Buchungen können ebenfalls erhebliche Einsparungen bringen. In dieser Wirtschaft bieten einige Hotels Rabatte für Planer, die Veranstaltungen in einem engen Zeitfenster veranstalten möchten.
Mach es einfach
Machen Sie sich über Ihren Wert und Ihre Gegenleistung klar. Geben Sie einen detaillierten RFP (Request for Proposal) an, in dem Sie angeben, was Sie benötigen (Unterkünfte, Meetingfläche und Preisspanne), was Sie möchten (Konzessionen) und was Ihre Zeitlinie für eine Antwort ist.
Lass sie wissen, wer du bist
Gehen Sie nicht davon aus, dass Hotels es wissen. Geben Sie Details zu Ihrem Unternehmen und Ihren Teilnehmern an, um zu zeigen, warum Sie (und sie) die Mühe wert sind, insbesondere die Zimmer- und Ausgabendaten aus früheren Jahren.
Konsistenz zählt
Seit Jahren ein treuer Kunde? Haben Sie keine Angst, Hotels an Ihre aktuelle (und zukünftige) Widmung zu erinnern.
Aber lassen Sie sich durch diese Hingabe nicht vom Einkaufen abhalten, um sicherzustellen, dass Sie den besten Preis für Ihr Geld bekommen.
Sucht Konzessionen
Das Hotel wird sich nicht nach dem Preis bewegen? Vielleicht können sie auf andere Weise helfen. Fragen Sie nach Vergünstigungen wie Zimmer-Upgrades, reduzierte Resortgebühren, kostenlosen Fitnessraum oder WiFi-Zugang oder sogar kostenlose Empfänge. Sie werden nicht wissen, was Sie bekommen könnten, wenn Sie nie fragen. Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie mehr als das wünschen, was für die Größe Ihrer Gruppe sinnvoll ist, und lassen Sie nicht zu, dass eine Konzessionsschlacht einer ansonsten guten Beziehung im Weg steht.
Achten Sie auf das Kleingedruckte
Abnutzungsklauseln, Strafgebühren, Kündigung oder Stornierungsbedingungen - stellen Sie sicher, dass Sie das Kleingedruckte sorgfältig durchgehen. Können Geldbußen erlassen, verschoben oder verhandelt werden? Können Räume ohne Strafe weiterverkauft werden?
Sei proaktiv
Fordern Sie das Recht auf ein Audit an, damit Sie die Gästeliste des Hotels anhand Ihrer Teilnehmerliste überprüfen können. Können Sie Gutschriften für verspätete Anmeldungen, frühe Abreisen oder Teilnehmer erhalten, die außerhalb des Blocks buchen? Es kann sogar möglich sein, dass Teilnehmer, die zu anderen Hotels "gelaufen" sind (wenn Gäste aufgrund von Überverkäufen durch das Host-Hotel in andere Hotels geschickt werden), oder für Nichterscheinen Kredite erhalten.