Bei der Auswahl sind Variablen zu beachten. Dazu gehören das Ziel Ihrer Veranstaltung, das Budget, mit dem Sie arbeiten, Ihr Grund für die externe Einstellung und die verfügbaren Kandidaten für den Job, und glücklicherweise gibt es einige hervorragende Ressourcen, mit denen Unternehmen den besten Eventplaner oder -produzenten auswählen können Hilfe bei der Gestaltung ihres Firmenevents.
Verwenden Sie die folgende Anleitung, um zu ermitteln, ob Sie einen Veranstaltungsplaner für Ihre nächste Firmenveranstaltung benötigen oder nicht, und wie Sie den besten Kandidaten für die Aufgabe auswählen.
Bestimmen Sie Ihr Event-Ziel und die Notwendigkeit für den Event-Planer
Die meisten Leute denken, dass die Einstellung eines externen Event-Planers oder Caterers mit der Bestimmung des Budgets der Veranstaltung beginnt, aber die Wahrheit ist, dass es wichtiger ist, zuerst zu definieren, warum Sie überhaupt eine Veranstaltung veranstalten wollen. Bevor Sie sich an eine externe oder interne Ressource wenden, die Ihnen bei der Planung dieser Veranstaltung hilft, möchten Sie in der Lage sein, die wichtigen Ziele der Veranstaltung zu teilen. Beantworten Sie Ihre relevanten Fragen zu Wer, Was, Wo, Wann, Warum und Wie - es bleibt genügend Zeit, um später Anpassungen vorzunehmen.
Sobald Sie Ihre Ziele definiert haben, werden einige klare Ideen über das Thema und die Botschaft, die Sie bei Ihrer Veranstaltung vermitteln möchten, ans Licht kommen. Vor allem aber möchten Sie herausfinden, welche Aktivitäten und Dienste die externe Ressource benötigt in Ihrem Namen.
Sie sollten bestimmen, welches Budget Sie für einen Planer haben, und ob Sie dabei helfen, den Veranstaltungsort auszuwählen, die Menüs zu erstellen und Empfehlungen zu Speisen und Getränken, Rednern und Unterhaltung zu geben, vor Ort für den Produktionstag zu sein, und / oder helfen Sie bei der Erstellung wichtiger Kommunikationsdokumente wie Einladungen und Gästelisten.
Wenn Sie Ihre Veranstaltung alleine planen und noch immer keine dieser Anforderungen erfüllen, werden Sie wahrscheinlich einen Veranstaltungsplaner einstellen müssen, um diese Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu bewältigen.
Verwenden Sie lokale Quellen, um einen qualifizierten Veranstaltungsplaner zu finden
Oft denken die Leute, dass Mundpropaganda der beste Weg ist, einen Eventplaner für ihre Jubiläumsfeier, das Frühstückstreffen, den Wochenendausflug oder eine andere Art von Veranstaltung zu engagieren, und obwohl dies sicherlich hilfreich ist, ist dies wahrscheinlich nicht der effektivste Ansatz.
Wenn Sie versuchen, den besten Event-Planer für Ihre Affäre zu finden, ist es am besten, jemanden zu recherchieren, der erfahren ist und einen guten Ruf innerhalb der Gemeinschaft von Event-Planern hat. Mundpropaganda bietet einem Planer, der neue Kunden suchen möchte, die Möglichkeit zu einem einfachen Verkauf, aber die Reputation von Kollegen ist sehr effektiv.
Unabhängig davon, ob es sich um ein gesellschaftliches Ereignis oder ein geschäftliches Treffen handelt, bleiben die Regeln für die Einstellung eines Veranstaltungsplaners oder Caterers im Allgemeinen dieselben: Sie möchten jemanden einstellen, der Erfahrung bei der Erstellung Ihrer Art von Veranstaltung hat.
Berücksichtigen Sie die Kapitel der professionellen Mitgliedergruppen oder wenden Sie sich an das nationale oder lokale Kapitel von Meeting Professionals International, der International Special Events Society, der National Association of Catering Executives.
Es ist auch wichtig herauszufinden, wer Artikel in ihrer Branche veröffentlicht.
Wenn Sie wissen möchten, wer einen guten Ruf für die Bereitstellung von Dienstleistungen oder Fachwissen in einem bestimmten Markt hat, wenden Sie sich an das örtliche Kongress- und Besucherbüro, da viele Veranstaltungsplaner aktive Mitglieder sind und auch Beziehungen zu örtlichen Handelskammern unterhalten. Eine andere Möglichkeit, Experten zu finden, besteht darin, sich an den Hotelkongress-Vertrieb zu wenden - sie teilen mit Ihnen, wem sie vertrauen.
Interviews und Diskussionen über Event-Bedürfnisse mit den Bewerbern
Die meisten Veranstaltungsplaner werden sich freuen, von Ihrem speziellen Ereignis zu hören, aber geben Sie ihnen zunächst kurze Details und konzentrieren sich ein wenig mehr auf ihre Sachkenntnis in der ersten Runde der Interviews, in denen Sie die Zahl der Kandidaten auf die reduzieren sollten drei stärkste Bewerber.
Sie sollten dann jeden Veranstaltungsplaner oder seine Firma bitten, Informationen über ihr Geschäft, Erfahrungen mit vergangenen Ereignissen und ihre Planung für unvorhergesehene Ereignisse zu teilen, wobei sie sorgfältig auf die Art und Weise der Antwort des Bewerbers und auf etwaige weitere Fragen achten sollten für Ihr Unternehmen, die Veranstaltung oder ihre Ziele.
Gute Planer werden Sie durch eine Diskussion führen, um mehr über die allgemeinen Ziele, den Zeitplan, das Budget, die Anzahl der Gäste und die persönlichen Vorlieben Ihrer Veranstaltung zu erfahren. Gute Planer werden Ihnen Fragen zu Ihrer Organisation stellen und sich über Ihre Ziele und Ihre besondere Veranstaltung informieren. Achten Sie beim Bewerbungsgespräch auf diese Zeichen, um Kandidaten zu finden, die sich von anderen abheben.
Obwohl es in der ersten Befragungsrunde nicht immer möglich ist, jemanden persönlich zu treffen, insbesondere wenn Ihr Programm außerhalb der Stadt ist, kann dies ein entscheidender Schritt bei der Auswahl des richtigen Planers oder Produzenten für Ihre Veranstaltung und Ihr Unternehmen sein.
Face-to-Face-Meetings bieten Einblicke, die über das Fachwissen oder die Erfahrung eines Planers hinausgehen, um mit dem Team in Ihrem Unternehmen in Kontakt zu treten, das bei der Erstellung dieses Events mitwirkt. Sie werden einen Kandidaten auswählen, der nicht nur eine große Erfolgsbilanz vorweisen kann qualitativ hochwertige Events zu produzieren, aber auch jemanden, der sich mit Ihrem Team versteht.
Optionen eingrenzen und eine Auswahl treffen
Es ist nicht gut genug, mit deinem Bauchgefühl, dem Rat deiner Freunde oder sogar Kollegen und Kollegen oder dem persönlichen Treffen allein - das ist dein Ereignis, und dein Name und dein Ruf werden damit in Verbindung gebracht - du wirst es tun Sie müssen auch die Referenzen Ihrer Kandidaten überprüfen. Achten Sie darauf, nach Namen von Kunden zu fragen, mit denen die Kandidaten bereits zusammengearbeitet haben, aber auch in die Geschichte jedes Planers einzudringen, um Ereignisse zu finden, die er vielleicht nicht erwähnt hat - Sie könnten herausfinden, dass er ein paar Ereignisse mit einem bestimmten Kunden verpfuscht hat mach keinen Lebenslauf.
Sobald Sie sich vergewissert haben, dass ein Kandidat gut zu Ihrem Unternehmen passt, Fachwissen in diesem Bereich vorweisen kann und ein gutes Verständnis für das Ereignis hat, das Sie mit ihm produzieren möchten, ist es an der Zeit, Ihre Auswahl auf Eins zu beschränken und zuzuhören seine oder ihre Ideen über das Ereignis. Basierend auf Ihren Zielen und Ideen, präsentiert Ihnen ein guter Eventplaner einen Plan, der Ihnen helfen wird, Ihr Thema zu erreichen. Wenn es sich um einen privaten Abend und ein Abendessen für eine intime Gruppe handelt, sollte der Planer zu Ihnen kommen die Details für Ihr Programm.
An dieser Stelle sollte der Veranstaltungsplaner Ihnen Ideen vorstellen, die Ihnen das Gefühl geben, Ihr Budget zu nutzen und seinen Wert verdoppelt zu haben. Es sollte sich in der Art und Weise zeigen, wie sie ihre Vision für Ihr Event aufstellen.
Vergleichen Sie Ihr Budget mit dem Event-Planer
Basierend auf Ihren Veranstaltungszielen ist es möglich, einen allgemeinen Eindruck davon zu bekommen, wie viel es für verschiedene Elemente Ihres Programms kosten wird, je nach der Art der Veranstaltung, die Sie hosten und was es beinhaltet. Viele Menschen, die zum ersten Mal eine Veranstaltung organisieren, tendieren dazu, in die Falle zu tappen, ein Champagner-Event auf Bierbudget planen zu wollen, weshalb sich viele Menschen an ihren Eventplaner wenden.
Ein idealer Kandidat nimmt das Budget, das Sie ihm zur Verfügung stellen, und verwandelt es in etwas Magisches, aber diese Ideen haben ihren Preis, und es ist wichtig, dass Sie den Planer bitten, alle seine Kosten und mögliche Quellen für diese Gebühren offenzulegen wird abgedeckt und in das Gesamtbudget einbezogen - Event-Planer-Gebühren variieren von Planer zu Planer oder Event-Unternehmen zu Event-Unternehmen.
Abhängig von der Art Ihrer Veranstaltung werden Sie gebeten, dem Veranstaltungsplaner, den Veranstaltungsorten und den von ihm angebotenen Dienstleistungen Einlagen, Papierkram und Verträge zur Verfügung zu stellen. Es ist eine völlig akzeptable Möglichkeit, Geschäfte abzuwickeln, aber der beste Rat zu diesem Zeitpunkt ist, professionelle Beratung zu suchen und niemals einen Vertrag zu unterzeichnen, der nicht von Ihrem eigenen Rechtsbeistand überprüft wurde - insbesondere im Umgang mit Privatpersonen, die möglicherweise nicht über das Internet verfügen gleiche Ressourcen eines großen Unternehmens.
Bleiben Sie bei Ihrem Planer und seien Sie bereit, zu feuern und wieder einzustellen
Die meisten schlechten Geschichten, die im Zusammenhang mit der Planung von Ereignissen auftreten, sind in der Regel das Ergebnis mangelnder Durchsetzungsfähigkeit. Event-Planung erfordert die effektive Koordinierung der Logistik und deren Verschiebung zu einer Drittperson kann fehlschlagen, wenn der von Ihnen eingestellte Event-Planer den Zielen Ihres Unternehmens für die Veranstaltung nicht vollständig Rechnung trägt.
Aus diesem Grund sollten Sie als Einstellungsmanager eng mit dem Planer oder Hersteller zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Elemente der Produktion reibungslos ablaufen - von der Sicherstellung, dass die Veranstaltungsorte und Lieferanten für die Veranstaltung bereit sind, um sicherzustellen, dass die Zahlungen an sie vorgenommen wurden Verkäufer vorher und nachher. Das heißt nicht, dass die meisten Veranstaltungsplaner ihre versprochenen Leistungen nicht erbringen. Es bedeutet einfach, dass Sie sicherstellen, dass die Logistik bestätigt wurde.
Wenn alles wie geplant verläuft, haben Sie eine erfolgreiche Veranstaltung und eine hervorragende Event-Planer-Ressource für die Zukunft. Wenn jedoch der Planungsprozess für die schriftlich vereinbarten Services nicht reibungslos verläuft, ist es wichtig zu überprüfen, ob es sich um ein Projekt handelt eine gute Passform mit dem Planer.
Es ist zwar vernünftig, geduldig zu sein und logistische Probleme und mögliche Missverständnisse auf dem Weg zu bewältigen. Wenn Sie jedoch nicht die gewünschten Dienstleistungen erhalten, sollten Sie bereit sein, ernsthafte Diskussionen zu führen. Wenn Sie müssen, seien Sie bereit, einen schlechten Planer zu feuern und jederzeit eine Backup-Option zu haben.