Selbst wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben, können Sie sich entscheiden, Ihre Gehaltsliste auszulagern; das bedeutet, Gehaltsabrechnung und andere Lohnverrechnungen an jemand anderen zu übertragen. Im Folgenden finden Sie einige Überlegungen, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie auslagern.
Wir betrachten zunächst Situationen, in denen Sie möglicherweise Ihre Gehaltsliste auslagern möchten, und dann einige Outsourcing-Optionen.
Outsourcing Payroll senkt die Arbeitskosten
Wenn Sie einfach Büroangestellte bezahlen, können Sie die Bezahlung berechnen, indem Sie Stunden für Rate multiplizieren und feststellen, ob Überstunden geschuldet werden.
Aber wenn Sie ein Produkt herstellen, müssen Sie die Arbeitskosten für jedes Produkt kennen, damit Sie die Kosten der verkauften Produkte bestimmen können. Dies ist ein komplizierter Prozess, mehr als ein Sachbearbeiter wahrscheinlich bewältigen könnte. Also, wenn Sie in der Lage sein möchten, die Herstellungskosten zu bestimmen, kann Outsourcing Payroll die einzige Möglichkeit sein, dies zu tun.
Lassen Sie den Dienst mit den mehreren Staaten, Gemeinden verhandeln
Wenn Sie Mitarbeiter in mehr als einem Staat haben, müssen Sie die Anforderungen für die Zahlung und Meldung von staatlichen Einkommenssteuern erfüllen. Wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Städten tätig ist, können Sie auch lokale Einkommensteuern einbehalten, zahlen und melden.
Quellensteuerberechnungen sind heikel
Die Höhe der Quellensteuer für Mitarbeiter zu berechnen ist kompliziert. Kurz gesagt, Sie müssen:
- Bestimmen Sie die Einbehaltung der Einkommenssteuer auf der Grundlage der W-4 des Mitarbeiters (die beliebig oft geändert werden kann)
- Bestimmen Sie die Quellensteuer für Staaten mit Einkommenssteuern, basierend auf dem Staat W-4
- Bestimme FICA-Steuern auf Löhne mit 7,65 Prozent (und du musst hochbezahlte Angestellte aufpassen, um sicher zu sein, dass ihre Sozialversicherungseinbehaltung auf das Maximum für das Jahr begrenzt ist)
Und das ist nur für den Anfang. Selbst für einen Mitarbeiter kann die Ermittlung von Quellensteuerbeträgen zeitaufwendig sein.
Vermeiden Sie es, die Fristen einzuhalten
Die Zahlung und Meldung von Lohnsteuern (Bundes- und Landessteuern, Quellensteuern, FICA-Steuern, Arbeitslosen- und Arbeiterentschädigungen sowie individuelle Lohnabrechnungsoptionen) kann einschüchternd sein.
Und eine verpasste Frist für die Zahlung oder Berichterstattung kann Geld in Geldstrafen und Strafen kosten.
Outsourcing von Gehaltsabrechnung, auch mit nur wenigen Mitarbeitern, ist eine Option, die viele Arbeitgeber in ihrem Unternehmen früh überlegen. Je nach Ihren Umständen ist dies die richtige Option für Ihr Unternehmen.
Wie berechnen Payroll Processing Services?
Viele Gehaltsabrechnungsdienste erheben eine Grundgebühr, so dass Sie selbst dann, wenn Sie nur einen Mitarbeiter haben, mehr bezahlen, weil der Dienst für einen Mitarbeiter dieselben Einreichungen hat wie für zehn. Zum Beispiel würden sie immer noch einen Antrag stellen müssen Form 941 pro Quartal, auch wenn Sie nur einen Mitarbeiter haben. Die Zusatzkosten für jeden zusätzlichen Mitarbeiter sind ziemlich gering. In diesem Sinne, hier sind einige Informationen über Lohnverarbeitung Dienstleistungen , mit ihren Kosten und was sie bieten:
Unterstützte Lohnbuchhaltung
Einige Dienste erledigen Ihre Anmeldung für Sie.
Zum Beispiel Unternehmen wie Paychex und ADP berechnen pro Scheck pro Zahlungszeitraum, einschließlich Einreichung, direkte Einzahlung und Schecks gekürzt. Sie können Informationen online eingeben und einen Gehaltsabrechnungsspezialisten zuweisen, der Ihnen hilft. Als Beispiel können Sie die gesamte Palette von ADP auf ihrer Website sehen.
Self-Service-Abrechnung online
Andere Dienste helfen Ihnen, Ihre eigene Anmeldung zu machen. Mit dem Online-Gehaltsabrechnungsdienst von Intuit können Sie beispielsweise Abrechnungsformulare online ausfüllen. Bevor Sie diese Dienste auswählen, vergewissern Sie sich, dass sie mit Ihrem Betriebssystem und Ihrer Hardware kompatibel sind (einige funktionieren nicht auf Macintosh-Systemen).
Unternehmen wie Paycycle können Sie Ihre eigene Gehaltsabrechnung online durchführen. Sie berechnen nach der Anzahl der Mitarbeiter und der Anzahl der Staaten.
Ich habe nur eine sehr kurze Übersicht über diese Dienste gemacht. Einige verfügen möglicherweise über zusätzliche Funktionen, die Sie für eine bestimmte Situation benötigen (z. B. die Eingabe von Zeitkarten).
Lesen Sie die Informationen auf den Websites und kontaktieren Sie die Vertreter der Unternehmen. Das ist immer eine gute Möglichkeit zu sagen, wie freundlich sie sein werden. Ich habe nur einige der vielen Dienste vorgestellt, die Sie online finden können. Das IRS verfügt über Informationen über Gehaltsabrechnungsdienste und Anbieter, die Sie möglicherweise betrachten möchten.
Ist Outsourcing Payroll die Kosten wert?
Selbst wenn Sie nur einen Mitarbeiter haben, sollten Sie ernsthaft einen Gehaltsabrechnungsservice in Betracht ziehen, der Ihnen bei der Vorbereitung von Gehaltsschecks und der Zahlung und Meldung von Lohnsteuer hilft . Denken Sie daran, dass eine Geldstrafe oder Strafe für eine versäumte Zahlung oder einen Bericht mehr als ein ganzes Jahr wert ist. Die Einrichtung eines Gehaltsabrechnungssystems für Ihr Unternehmen ist nicht Ihre erste Priorität. Und wenn Sie einen Service haben, ist es eine Sache, über die Sie nachdenken müssen.