So berechnen Sie Quellensteuerabzüge und Abzüge von Mitarbeitergehältern

Berechnung der Quellensteuer, FICA-Steuer und mehr

Überlegen Sie , Ihre Gehaltsabrechnung selbst durchzuführen ? Die Berechnung von Quellensteuer und Abzügen für Mitarbeitergehälter ist nicht schwierig, wenn Sie die hier beschriebenen Schritte befolgen.

Ihr Ziel in diesem Prozess ist es, vom Bruttozahlungsbetrag (Bruttobetrag ist der tatsächliche Betrag, den Sie dem Mitarbeiter schulden) zum Nettobetrag (dem Betrag des Gehalts des Mitarbeiters) zu kommen. Nachdem Sie das Bruttogehalt für den Zahlungszeitraum berechnet haben, müssen Sie Beträge für die Einbehaltung, die FICA (Sozialversicherung / Medicare) , die staatliche und lokale Einkommenssteuer und andere Abzüge abziehen oder einbehalten.

UPDATE: Das neue Steuergesetz wirkt sich auf Quellensteuerberechnungen aus

Das Steuersenkungs- und Beschäftigungsgesetz, das am 22. Dezember 2017 von Präsident Trump unterzeichnet wurde, hat die Steuersätze für viele Amerikaner geändert. Diese Kursänderungen bedeuten Änderungen an den Tabellen, die die Quellen zurückhalten, und erfordern möglicherweise neue W-4-Formulare für viele Mitarbeiter. Das IRS hat aktualisierte Steuertabellen veröffentlicht und ermutigt Arbeitgeber, die notwendigen Änderungen so schnell wie möglich, jedoch nicht später als am 15. Februar 2018 durchzuführen.

Die Details dazu, wie sich diese Änderungen auf Ihre Abrechnungsprozesse auswirken, finden Sie in diesem Artikel.

Was ist der Unterschied zwischen Abzügen und Zurückbehalten?

Quellensteuer ist ein Begriff, der für Bundes- oder Staatssteuern wie Einkommenssteuer und FICA-Steuern verwendet wird, die aus dem Gehalt der Arbeitnehmer stammen. Abzüge sind für andere Beträge, die aus dem Gehalt eines Angestellten entnommen werden können, wie Rentenleistungen, Gesundheitspflegekosten oder spezielle Fonds und Spenden.

Verwenden Sie Bruttogehalt für alle Berechnungen

Der Bruttolohn ist der Betrag des Lohns für die Abrechnungsperiode. Wenn Sie die Beträge der Quellensteuer und Abzüge berechnen, müssen Sie für jede Berechnung den Bruttobetrag des Mitarbeiters verwenden. Die Berechnungen sind nicht progressiv, wobei geringere und kleinere Beträge für die Berechnungen verwendet werden. Weitere Informationen zur Funktionsweise finden Sie im folgenden detaillierten Berechnungsbeispiel.

Die einzige Ausnahme von dieser Regel ist, wenn Sie die Einbehaltung von Bundeseinkommensteuer unter Verwendung der Prozentmethode berechnen (wird unten erläutert).

  • 01 - Schritt eins: Holen Sie sich ein W-4-Formular von jedem Mitarbeiter

    Die IRS verlangt, dass alle Arbeitnehmer in den USA IRS Form W-4 bei der Miete unterzeichnen. Dieses Formular enthält wichtige Informationen, die Sie benötigen, um den Arbeitnehmer zu bezahlen und sicherzustellen, dass Einkommen und Quellensteuer korrekt auf das Gehalt des Arbeitnehmers berechnet werden.

    Neben Name und Adresse des Mitarbeiters sind die wichtigsten Informationen:

    • Die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters
    • Der Familienstand des Arbeitnehmers,
    • Die Anzahl der Berechtigungen, die der Mitarbeiter beansprucht und
    • Jeder zusätzliche Betrag, den der Mitarbeiter aus jedem Gehalt entnehmen möchte.

    Der Familienstand, Zulagen und zusätzliche Beträge werden für die Berechnung der Quellensteuer in Schritt vier benötigt.

  • 02 - Schritt zwei: Berechnen Sie das Bruttogehalt

    Mitarbeitergehälter beginnen als Bruttolohn. Bruttolohn ist der Gesamtbetrag der Bezahlung. Für Angestellte ist dies ein jährlicher Betrag, dividiert durch die Anzahl der Zahlungszeiträume. Für stündliche Mitarbeiter ist es die Anzahl der geleisteten Stunden mal die Rate (einschließlich Überstunden.

    Wenn Sie nicht sicher sind, welche Art von Mitarbeitern Sie haben, lesen Sie diesen Artikel über den Unterschied zwischen Angestellten und Angestellten.

    Hier sind Beispiele, wie Bruttolohn sowohl für Angestellte als auch für Stunden berechnet wird, wenn für diesen Zahlungszeitraum keine Überstunden enthalten sind:

    Ein Angestellter erhält ein Jahresgehalt. Nehmen wir an, das Jahresgehalt beträgt 30.000 US-Dollar. Dieses Jahresgehalt wird durch die Anzahl der Zahlungszeiträume im Jahr dividiert, um das Bruttogehalt für eine Lohnperiode zu erhalten. Wenn Sie Angestellte zweimal im Monat bezahlen, gibt es im Jahr 24 Bezahlungszeiträume, und der Bruttobetrag für eine Bezahlperiode beträgt 1250 $ (30.000 $ geteilt durch 24).

    Ein stündlicher Mitarbeiter wird für den Zahlungszeitraum zu einem Stundensatz bezahlt. Wenn der Stundenlohn eines Mitarbeiters 12 US-Dollar beträgt und sie 38 Stunden im Gehaltszeitraum gearbeitet hat, beträgt ihr Bruttogehalt für diesen Gehaltsscheck 456 US-Dollar (12 US-Dollar 38).

    Aber Sie sind noch nicht mit Bruttolohn fertig, wenn Überstunden bezahlt werden. Als nächstes müssen Sie Überstunden für Stundenarbeiter und einige Angestellte berechnen. Überstunden müssen dem regulären Gehalt hinzugefügt werden, um einen Bruttolohn zu erhalten.

  • 03 - Schritt Drei: Überstunden berechnen

    Alle Stundenarbeiter haben Anspruch auf Überstunden, wenn sie mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten. Einige abhängig Beschäftigte sind abhängig von ihrem Lohnniveau von Überstunden befreit. Niedrig bezahlte Angestellte müssen Überstunden erhalten, wenn ihr Gehalt 455 Dollar pro Woche entspricht (23.660 Dollar pro Jahr), auch wenn sie als steuerfrei gelten.

    Das Bundesarbeitsgesetz verlangt für alle Stunden über 40 in einer Woche eine Mindestüberzeit von anderthalbfachem Stundenlohn. Sie können mehr als diese erforderliche Überstunden bezahlen, aber für unsere Zwecke verwenden wir den erforderlichen Betrag. Einige Staaten haben auch Überstundengesetze, die verlangen, dass Überstunden zu höheren Raten bezahlt werden. Überprüfen Sie Ihre staatliche Arbeitsverwaltung für Details.

    Hier ist ein Beispiel, wie Überstunden berechnet werden:

    Sandy arbeitet 43 Stunden in der Woche. Sie hat Anspruch auf Überstunden für 3 Stunden zum 1,5-fachen ihres Stundensatzes. Wenn ihr Stundensatz $ 12 ist, erhält sie Überstunden in Höhe von $ 18 für 3 Stunden, insgesamt $ 54 Überstunden. Diese Überstunden werden zu ihrem regulären Stundenlohn von 480 US-Dollar (40 Stunden x 12 US-Dollar) addiert, was insgesamt 534 US-Dollar entspricht. Dies ist ihr Bruttolohn für den Zahlungszeitraum.

    Diese Artikel über Überstunden können Ihnen helfen, das Überstundenentgeltproblem zu lösen:

    Stundenarbeiter und Überstunden

    Befreite Angestellte im Vergleich zu nicht steuerbefreiten Mitarbeitern: Überstundenregelungen

  • 04 - Schritt vier: Berechnen Sie den Quellensteuerbetrag (FIT)

    Um den Steuerrückbehalt zu berechnen, benötigen Sie:

    • Der Bruttolohn des Mitarbeiters für die Vergütungsperiode
    • Das W-4-Formular des Mitarbeiters und
    • Eine Kopie der Steuertabellen des IRS in Publikation 15: Steuerleitfaden für Arbeitgeber . Stellen Sie sicher, dass Sie den Tisch für das richtige Jahr haben. Die Tabelle wurde mit Wirkung vom 1. Januar 2018 geändert, daher benötigen Sie die Tabelle 2018.

    Gehen Sie zu der Seite in Publikation 15, die besagt: "Prozentuale Methodentabellen für die Einbehaltung von Einkommensteuer"

    Suchen Sie nach der Tabelle, die übereinstimmt:

    • Familienstand. Single (einschließlich des Haushaltsstatus) ist auf der linken Seite und verheiratet ist auf der rechten Seite.
    • Zahlungszeitraumtyp Dies reicht von wöchentlich bis jährlich (dh die Person wird einmal im Jahr bezahlt). Zweiwöchentlich ist jede zweite Woche (z. B. jeden zweiten Freitag), und halbmonatlich wäre zweimal im Monat (z. B. der 1. und der 15.).
    • Dann finden Sie das Bruttogehalt der Person auf diesem Tisch.

    Nehmen wir an, Sie betrachten die wöchentliche Abrechnungsperiode für eine verheiratete Person.

    Schauen Sie auf der linken Seite nach unten, um die Höhe des wöchentlichen Bruttolohns für diese Person zu ermitteln. Sagen wir, es sind 1500 $. Finde $ 1500 in der Liste "Über ... Aber nicht vorbei". $ 1500 ist über $ 525, aber nicht über $ 1626.

    Du wirst diese Zeile sehen:

    Betrag der einbehaltenen Einkommensteuer ist:

    Über-, aber nicht zu viel Über-

    $ 525 $ 1626 $ 35,90 plus 15% - $ 525

    Es gibt mehrere Schritte zu diesem nächsten Teil.

    1. Setzen Sie $ 35.90 aus der Spalte "Betrag der Steuer, die zurückgehalten werden soll".

    2. Dann müssen Sie die Überschreitung des Gehalts Ihres Mitarbeiters anhand der Nummer in der Spalte "Überzählig" ermitteln. Subtrahieren Sie $ 525 von $ 1500; das gibt dir 475 $.

    3. Mehrere $ 475 von den 15% in der dritten Spalte. Das gibt Ihnen 146,25 $.

    4. Fügen Sie die $ 146,25 zu den $ 35,90 hinzu, um $ 182,15 zu entsprechen. Das ist der Betrag, den Sie von der Bezahlung der Person für die Bundeseinkommensteuer einbehalten.

    Das IRS verfügt über einen Quellensteuerungsrechner, um diesen Prozess zu vereinfachen, wenn Sie viele Mitarbeiter haben.

    Als nächstes müssen Sie FICA Steuern berechnen.

  • 05 - Fünfter Schritt: Berechnung der Sozialabgaben und Medicare-Abzüge

    Sie müssen die FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) von den Gehaltskontrollen der Angestellten abziehen. Die Berechnung für diese Abzüge ist ziemlich einfach. Die Höhe der FICA-Steuer beträgt 15,3% des Bruttoentgelts des Arbeitnehmers.

    Die Hälfte des Gesamtbetrags (7,65%) wird vom Gehalt des Mitarbeiters einbehalten und die Hälfte wird vom Arbeitgeber bezahlt.

    Für den oben genannten Mitarbeiter mit 1500 US-Dollar Wochenlohn beträgt die Berechnung 1500 US-Dollar x 7,65% (0,0765) für insgesamt 114,75 US-Dollar.

    Achten Sie darauf, nicht zu viel Sozialversicherungssteuer von Mitarbeitern mit hohem Einkommen abzuziehen, da die Sozialversicherung jedes Jahr gekappt wird , wobei der Höchstbetrag von der Sozialversicherungsverwaltung festgelegt wird.

    Sie müssen auch den zusätzlichen Medicare-Steuerabzug berücksichtigen, der von Angestellten des höheren Einkommens fällig wird, der anfängt, wenn der Angestellte einen spezifischen Zahlungsbetrag für das Jahr erreicht. Die zusätzliche Steuer beträgt 0,9% des Bruttolohns und beginnt bei 200.000 USD, basierend auf dem W-4-Status des Mitarbeiters. Vom Arbeitgeber wird keine zusätzliche Steuer fällig.

  • 06 - Schritt sechs: Nehmen Sie staatliche Steuerabzüge

    Die meisten Staaten erheben Einkommenssteuern auf Gehälter und Löhne der Angestellten. Sie müssen einige Nachforschungen anstellen, um die Beträge dieser Abzüge zu ermitteln und sie an die zuständige Steuerbehörde zu senden. Ihre Verantwortlichkeiten als Arbeitgeber für das Abziehen, Zahlen und Melden dieser Steuern werden in diesem Artikel diskutiert.

    Denken Sie daran, den Bruttolohn erneut für den staatlichen Einkommensteuerabzug zu verwenden.

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  • 07 - Schritt sieben: Nehmen Sie andere Abzüge

    Du bist noch nicht fertig mit Abzügen. Hier sind einige andere mögliche Abzüge von der Mitarbeitervergütung, die Sie möglicherweise berechnen müssen:

    • Abzüge für Arbeitnehmerbeiträge zur Krankenversicherung
    • Abzüge für 401 (k) oder andere Rentenplanbeiträge
    • Abzüge für Beiträge zu firmeninternen Mitteln oder Spenden.

    Denken Sie daran, dass alle Abzüge auf Bruttogehalt basieren.

  • 08 - Abschließend ein Beispiel für die Art und Weise, in der der Lohnstachel des Mitarbeiters aussieht

    Im Falle des obigen Mitarbeiters würde der wöchentliche Lohnstummel wie folgt aussehen:

    Bruttolohn FIT Zurückbehaltung FICA Zurückbehaltung anderer Abzüge Nettogehalt

    $ 1500,00 $ 182,15 $ 146,25 $ 0 $ 1171,60

  • 09 - Verwenden der prozentualen Methodentabellen zum Berechnen der Einbehaltung von Einkommenssteuern

    Die prozentuale Methode zur Berechnung der Quellensteuer ist eine alternative Berechnungsmethode. Diese Berechnung basiert nicht auf dem Bruttolohn, sondern auf dem Nettolohn nach Abzug der gesamten Quellensteuer. Für das Jahr 2018 hat das IRS Einzelheiten zur Mitteilung 1036 veröffentlicht, in der erläutert wird, wie die Prozentmethode funktioniert.

    Zuerst ziehen Sie die Gesamtanzahl der Berechtigungen (in Zeile 5 des Formulars) vom Bruttolohn für die korrekte Abrechnungsperiode ab. Wenn ein Arbeitnehmer zwei Zulagen hat und wöchentlich bezahlt wird, beträgt die abzuziehende Summe 159,60 US-Dollar. Wenn der wöchentliche Lohn des Mitarbeiters $ 650,00 beträgt, würde der in der Berechnung verwendete Betrag $ 650 minus $ 159,60 oder $ 490,40 betragen. Verwenden Sie dann die Tabelle auf Hinweis 1036, um die Zurückhaltung auf die gleiche Weise wie in Schritt Vier zu berechnen.

  • 10 - Und vergessen Sie nicht, Ihre Lohnsteuer zu zahlen

    Sie müssen Einlagen bei der IRS der Steuern einbehalten von Arbeitnehmer zahlen für Bundessteuer Steuern und FICA Steuern und die Beträge, die Sie als Arbeitgeber schulden. Insbesondere müssen Sie nach jeder Gehaltsabrechnung

    • Bezahlen Sie die Quellensteuer von allen Mitarbeitern
    • Bezahlen Sie die FICA Steuereinbehaltung von allen Mitarbeitern, und
    • Bezahlen Sie die Hälfte der FICA-Steuer für alle Mitarbeiter.

    Abhängig von der Größe Ihrer Gehaltsabrechnung müssen Sie monatlich oder halbwöchentlich Einzahlungen tätigen.

    Sie müssen außerdem einen vierteljährlichen Bericht auf dem Formular 941 einreichen, aus dem hervorgeht, welche Beträge Sie schulden und wie viel Sie bezahlt haben.