W-4, I-9, Bewerbung, staatliche Registrierung und mehr
Ihre erste Verantwortung für Papierkram und Vorschriften für neue Mitarbeiter kommt sofort nach der Einstellung. Bevor der Mitarbeiter mit der Arbeit beginnt und seinen ersten Gehaltsscheck erhält, müssen einige Formulare ausgefüllt werden. Diese Formulare müssen von jedem Mitarbeiter nach Bundes- und Landesgesetzen ausgefüllt werden.
In den meisten Fällen müssen Sie die Formulare niemandem zurückgeben, Sie müssen sie jedoch behalten. Wenn diese Formulare ausgefüllt sind, sollten Sie sie an einem bestimmten Ort aufbewahren, der Mitarbeitern und anderen Personen zur Verfügung steht, die sie sehen müssen. Das US-Arbeitsministerium (in der Lohn- und Stundenabteilung) hat spezielle Anforderungen an Lohn- und Personalakten , die für alle Mitarbeiter gelten müssen.
Bundes-, Landes- und lokale Behörden können Ihre Mitarbeiterdaten auch aus verschiedenen Gründen prüfen. Daher ist es wichtig, Aufzeichnungen zu führen.
01 - Formular W-4 für die Einbehaltung der Quellensteuer
Alle neuen Mitarbeiter müssen das Formular W-4 ausfüllen, bevor sie ihren ersten Gehaltsscheck erhalten. Dieses Formular enthält Informationen über den Familienstand, die Anzahl der Unterhaltsberechtigten und die festgelegten zusätzlichen Einbehaltungsbeträge. Es wird verwendet, um Quellensteuer für Bundeseinkommenssteuern zu berechnen . Sie müssen keine Kopien aller W-4-Formulare aufbewahren, nur die neuesten.
Arbeitgeber sollten ihren Mitarbeitern keine Tipps zum Ausfüllen dieses Formulars geben, aber Sie können sie an einen IRS-Artikel weiterleiten, der ihnen hilft, dieses Formular auszufüllen.
Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version des W-4-Formulars verwenden. Das Steuersenkungs- und Beschäftigungsgesetz von 2017 hat wesentliche Änderungen an den Einbehaltungstabellen vorgenommen, und die Mitarbeiter möchten möglicherweise ihre Quellensteuer ändern, um zu vermeiden, dass ihre Gehaltsschecks zu viel Steuern erhalten. Sie sollten das 2018 W-4-Formular für neue Mitarbeiter und für Mitarbeiter verwenden, die Änderungen an ihrem Formular vornehmen möchten.
Mitarbeiter können ihre W-4-Form so oft ändern, wie sie möchten. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter einen Bonus erhalten und möchte die Zurückhaltung ändern. Es liegt in Ihrer Verantwortung als Arbeitgeber, die letzte Änderung im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass die Gehaltsschecks der Mitarbeiter die Wünsche des Arbeitnehmers widerspiegeln.
02 - Formular I-9 und E-Verify-System für Beschäftigungsberechtigung
Als Arbeitgeber müssen Sie die Berechtigung neuer Arbeitnehmer für die Arbeit in den USA dokumentieren. Das Dokument, das Sie verwenden müssen, ist F orm I-9 , Employment Eligibility Verification, das von jeder neuen Einstellung ausgefüllt werden muss. Der neue Mitarbeiter muss eine Dokumentation vorlegen über (a) Identität und (b) Arbeitsberechtigung.
Der I-9-Prozess besteht aus zwei Schritten. Zuerst füllt der Mitarbeiter das Formular aus und gibt an, welche Identitäts- und Arbeitserlaubnisdokumente verwendet werden. Dann müssen Sie als Arbeitgeber diese Dokumente einsehen und sicherstellen, dass sie angemessen und angemessen sind.
Sie müssen dieses Formular in der Akte des Mitarbeiters aufbewahren, aber Sie müssen es niemandem schicken. Wenn ein Einwanderungsbeamter zu Ihrer Firma kommt oder Ihre Mitarbeiterunterlagen einsehen möchte, ist das Formular Ihr Beweis, dass Sie die Arbeitsberechtigung des Mitarbeiters überprüft haben.
Größere Arbeitgeber (mit vielen Angestellten) können sich für das E-Verify-System anmelden und es verwenden, um die Berechtigung neuer Mitarbeiter für die Arbeit in den USA zu überprüfen. Das System verwendet die Informationen auf Formular I-9 zum Vergleich mit Bundesdatenbanken.
03 - Bewerbungsformular
Jeder neue Mitarbeiter muss ein Bewerbungsformular ausfüllen, selbst wenn diese Person bereits einen Lebenslauf für den Job eingereicht hat. Das Bewerbungsformular enthält Informationen über den neuen Mitarbeiter, die verifiziert werden können, wie frühere Arbeitgeber und Ausbildung. Es enthält auch mehrere Aussagen, die der Antragsteller unterzeichnen muss.
Eine Erklärung auf dem Antragsformular bestätigt, dass die Informationen über den Antrag richtig und richtig sind, während andere Erklärungen dem Arbeitgeber erlauben, Referenz- und Hintergrundkontrollen durchzuführen.
Ein Antragsformular für jeden Mitarbeiter schützt Sie als Arbeitgeber vor einem Antragsteller, der betrügerische Ansprüche geltend macht, und ermöglicht es Ihnen, Maßnahmen zu ergreifen, wenn das Antragsformular nicht korrekt ist.
04 - Staatliche Zurückhaltung und Registrierung
Die Arbeitgeber müssen neue Arbeitnehmer bei ihrem System zur Meldung von Neueinstellungen registrieren. Diese Registrierung ermöglicht es dem Staat, Kindergeldzahlungen von diesen Arbeitnehmern zu sammeln. Eine Liste der staatlichen Benachrichtigungssysteme ist in diesem Artikel enthalten.
Jeder Staat, der Einkommenssteuern erhebt, hat Anforderungen an die Arbeitgeber, diese Steuern zu melden und zu zahlen. Wenden Sie sich an Ihre State Department of Revenue (oder gleichwertig), um Informationen darüber zu erhalten, wie Sie sich als Arbeitgeber in diesem Bundesstaat registrieren können. Diese staatliche Behörde wird Ihnen auch Informationen über die Zurückbehaltungsformulare und die Anforderungen für die Meldung und Zahlung von einbehaltenen Beträgen geben.
Für Staaten, die eine Einkommenssteuer haben, müssen Sie diese Steuern von Arbeitnehmer-Gehaltsschecks abziehen und die einbehaltenen Steuern an die entsprechende staatliche Agentur senden.
05 - Eine Checkliste für die Einstellung neuer Mitarbeiter
Hier finden Sie eine 12-stufige Checkliste für neue Einstellungsprozesse, damit Sie nichts vergessen. Dazu gehört die Eingabe einer Arbeitgeber-ID-Nummer (eine Bundes-Arbeitgeberidentifikationsnummer), die sich bei der IRS für Steuerberichterstattung und -zahlungen registriert und bei der Steuerbehörde Ihres Landes registriert wird (wenn die staatliche Einkommenssteuer erforderlich ist). Andere Registrierungen und Anforderungen sind ebenfalls aufgeführt.
06 - Noch eine Sache - Ihr Mitarbeiterhandbuch
Wenn Ihr Unternehmen mehrere Mitarbeiter hat, sollten Sie ein Mitarbeiterhandbuch oder Richtlinien- und Verfahrenshandbuch haben. Ein Handbuch kann zusätzlich zu den Richtlinien und Verfahren auch Beschreibungen und Vorteile des Arbeitsprozesses enthalten.) Alle neuen Mitarbeiter sollten eine Kopie dieses Handbuchs erhalten und unterschreiben, dass sie es gelesen und verstanden haben.
Das Mitarbeiterhandbuch wird für Sie und Ihre Mitarbeiter zu einem rechtsverbindlichen Dokument. Wenn Mitarbeiter das Mitarbeiterhandbuch lesen, kann dies helfen, verärgerte Mitarbeiter, unerfüllte Erwartungen und mögliche Klagen zu verhindern.