Eine Checkliste für Erstanmelder von Gewerbesteuererklärungen
Hier sind sieben wichtige Überlegungen bei der Einreichung Ihrer ersten Gewerbesteuererklärung zu berücksichtigen.
1. Überprüfen Sie das Formular vollständig
Sehen Sie sich zuerst eine Kopie der Gewerbesteuererklärung an, die Sie ablegen, um zu sehen, welche Einzelposten auf der Rücksendung mit Beträgen gefüllt werden sollen.
Wenn Sie Fragen zur Rückgabe haben, stellen Sie sicher, dass Sie die Antworten auf diese Fragen haben. Dazu gehören die Art des Geschäfts, Ihr erstes Geschäftsjahr und Ihr Unternehmensstandort.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Kontenplan die richtigen Einkommens- und Ausgabenkategorien aufweist, damit Sie sowohl Ihr Unternehmen verwalten als auch Ihre Rücksendungen ordnungsgemäß einreichen können. Während alle Unternehmen vollständige und genaue Aufzeichnungen führen müssen, erreichen viele dieses Mandat nicht, ohne sich um die Einhaltung der Gesetze zu bemühen.
2. Buchhaltungsbasis
Eine Entscheidung, die der Eigentümer treffen muss, ist, ob die Steuererklärungen in bar oder auf Periodenbasis erstellt werden sollen . Unter dem Kassenbestand wird der Ertrag bei der Einziehung und der Aufwand bei der Auszahlung erfasst. Rückstellungen werden erfolgswirksam erfasst, wenn die Erträge und Aufwendungen bei Anfall erfasst werden. Während die Kreditgeber in der Regel eine periodengerechte Rechnungslegung bevorzugen, können Steuererklärungen auch dann auf der Basis von liquiden Mitteln erstellt werden, wenn die Abschlüsse periodengerecht aufgestellt werden.
Ein neues Unternehmen könnte zum Ende des Jahres mehr unbezahlte Ausgaben als nicht eingenommene Einnahmen haben und könnte daher in Erwägung ziehen, diese zusätzlichen Nettoausgaben als Abzug zu verwenden. Dies würde durch Auswahl der periodengerechten Basis erfolgen. In späteren Jahren, in denen das Geschäft profitabel ist, sollten die Forderungen jedoch höher sein als die Verbindlichkeiten, so dass das Unternehmen zusätzliche Nettoeinnahmen verzeichnen und mehr Steuern zahlen müsste, wenn es die Rückstellung anstelle der Barreserve gewählt hätte.
Sobald Sie die Entscheidung getroffen haben, auf welcher Grundlage Sie zu verwenden sind, bleiben Sie während der gesamten Lebensdauer Ihres Unternehmens in diesem Bereich, obwohl Änderungen zulässig sind. Bestimmte Unternehmen, einschließlich derjenigen mit höheren Einnahmen oder Vorräten, müssen die Periodenabgrenzung wählen.
3. Abschreibungsmethode
Die nächste zu berücksichtigende Entscheidung ist die zu verwendende Abschreibungsmethode. Der Internal Revenue Service erlaubt für die meisten Möbel und Geräte einen Abzug von bis zu 100.000 US-Dollar im ersten Jahr, anstatt die Kosten über fünf oder sieben Jahre abzuschreiben. So würden die meisten Geschäftsinhaber im Allgemeinen wählen, das erste Jahr abzuschreiben.
Unternehmen ohne Gewinn können jedoch den Abschreibungsabzug für das erste Jahr nicht abziehen, obwohl sie ihn auf profitable Jahre übertragen können. Ein Unternehmen in seiner frühen Phase könnte erwägen, die langsamere Abschreibungsroute zu wählen, so dass die meisten Abzüge verfügbar sind, wenn das Unternehmen Einkommen hat und eine höhere Steuerklasse ist als in der Startphase.
4. Home Office Abzug
Einzelunternehmer in Wohngebäuden sollten die Möglichkeit in Betracht ziehen, einen Teil ihres Wohnsitzes als Betriebsabzug abzuziehen. Um in diesem stark umkämpften Bereich erfolgreich zu sein, muss das in der Wohnung genutzte Geschäftsfeld ausschließlich geschäftlich genutzt werden.
Der Geschäftseigentümer würde sowohl die Quadratmeterzahl des für den Geschäftsbetrieb genutzten Hauses als auch die Gesamtfläche des Hauses messen. Der sich daraus ergebende Prozentsatz der geschäftlichen Nutzung würde auf die Home-Office-Kosten angewendet, um den abzuziehenden Betrag zu ermitteln. Wenn das Geschäft einen Verlust hat, ist ein Abzug zu Hause nicht erlaubt, kann aber vorgetragen werden.
Um die geschäftliche Nutzung des Eigenheims angemessen zu berücksichtigen, zieht der Geschäftsinhaber zunächst den Prozentsatz der Grundsteuern und Hypothekenzinsen ab, die ansonsten als Einzelabzug gelten würden. Wenn noch Gewinne übrig bleiben, würden andere Hausausgaben wie Landschaftsgestaltung und allgemeine Hausreparaturen dem geschäftlichen und persönlichen Teil zugeordnet, und ein Abzug wäre für den Geschäftsanteil erlaubt.
Schließlich, wenn es noch einen Gewinn gibt, dann ist die Abschreibung auf das Haus für den Geschäftsanteil erlaubt.
Um die Abschreibung zu berechnen, müssen die Kosten des Hauses zwischen den Kosten des Grundstücks (das nicht abzugsfähig ist) und dem Gebäude verteilt werden. Das Gebäude muss dann zwischen dem geschäftlichen und dem persönlichen Anteil nach dem vorher berechneten Prozentsatz aufgeteilt werden. Der sich daraus ergebende Abschreibungsabzug wird dann über einen Zeitraum von fast 40 Jahren abgeschrieben, und der tatsächliche jährliche Abschreibungsaufwand würde normalerweise nicht mehr als ein paar hundert Dollar betragen.
5. Nichtangestellte Vergütung
Ein weiterer Teil der Jahressteuererklärungen ist die Überprüfung von unabhängigen Auftragnehmern, die Sie bezahlt haben, um zu sehen, ob die Regierung über ihre Nicht-Angestelltenvergütung informiert werden muss. Ihre Mitarbeiter erhalten ein W-2 Formular, um ihre Einkommens- und Quellensteuer zu identifizieren. In ähnlicher Weise erhalten Ihre Vertragspartner, die $ 600 (ab dem Steuerjahr 2004) oder mehr verdienen, das Formular 1099-MISC von Ihnen, und die Bundes- und Landesregierungen erhalten ebenfalls eine Kopie.
Unternehmer, die Kapitalgesellschaften sind, sind vom Erhalt dieses Formulars befreit, aber Personengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung mit mehr als einem Mitglied müssen diese erhalten. Wenn Sie bis zum Jahresende warten, um die Sozialversicherungsnummer oder die Arbeitgeberidentifikationsnummer des Auftragnehmers zu erhalten, können Sie diese erforderlichen Informationen möglicherweise nicht erhalten. Lassen Sie Ihre Lieferanten das Formular W-9 ausfüllen, um Ihnen die benötigten Informationen zu geben.
6. Kraftfahrzeugkosten
Fahrzeugkosten können für ein neues oder bestehendes Geschäft eine große Belastung darstellen. Der Geschäftsinhaber sollte ein automatisches Protokoll führen, um zu verfolgen, wo und wann er angereist ist, wer gesehen wurde und ob es einen Geschäftszweck für die Reise gab. Während einige Personen nur die geschäftliche Nutzung verfolgen, empfehle ich, das Protokoll für alle Autoausgaben aufzubewahren, da diejenigen, die ihre Abzüge aufführen, den Transport auch als medizinische Ausgaben abziehen können und als wohltätige Beitragsabzüge, wenn sie in einer Wohltätigkeitsorganisation tätig sind. Die Gewerbesteuererklärungen möchten wissen, wann Sie das Fahrzeug in Betrieb genommen haben, und die Höhe des Geschäfts, der Fahrtkosten und der persönlichen Meilen für jedes Fahrzeug für das Jahr.
7. Steuer auf Selbständigkeit
Profitable Einzelunternehmer sind manchmal überrascht, wenn sie feststellen, dass die Steuer auf Selbstständigkeit (Sozialversicherung und Mediensteuer für Selbständige) übersehen werden kann und einen wesentlichen Teil ihrer gesamten Steuerbelastung ausmachen kann. Achten Sie darauf, diese Steuern als Teil Ihrer gesamten geschätzten Steuern zu berechnen, wenn Sie vierteljährliche Schätzungen vornehmen. Seien Sie auch auf die Überraschung am 15. April vorbereitet. Nicht nur der Restbetrag für die Steuern des letzten Jahres ist fällig, sondern auch die Steuerzahlungen für das erste Quartal des nächsten Jahres. Der Cashflow muss überwacht werden, damit diese Mittel verfügbar sind.
Diese Liste deckt nur einige der vielen Elemente ab, die ein neuer Geschäftsinhaber bei der Vorbereitung der ersten Gewerbesteuererklärung berücksichtigen sollte. Diejenigen, die mit Gewerbesteuerberatern arbeiten, sollten sich auch mit ihnen in Verbindung setzen, um zu bestimmen, in welchem Format die Geschäftsdaten zur Vorbereitung Ihrer Rückgaben an sie übermittelt werden sollten.
____________________________________
Joseph L. Rosenberg ist ein zertifizierter Wirtschaftsprüfer in Florham Park, New Jersey, spezialisiert auf die Arbeit mit Unternehmern und Kleinunternehmern. Er kann unter (973) 443-4332 oder josephlrosenbergcpa@consultant.com erreicht werden.