Zulassen, dass Ihr Unternehmen weiterhin Arbeitnehmer als unabhängige Auftragnehmer behandelt
Die IRS überwacht Unternehmen genau, um sicherzustellen, dass sie nicht fälschlicherweise Arbeitnehmer als unabhängige Auftragnehmer anstelle von Arbeitnehmern falsch klassifizieren. Unabhängige Auftragnehmer haben keine Lohnsteuer einbehalten und andere Steuern werden nicht für Auftragnehmer bezahlt, die für Angestellte bezahlt werden.
Wenn Sie Beschäftigte fälschlicherweise als unabhängige Auftragnehmer behandeln und der IRS feststellt, dass es sich um Arbeitnehmer handelt, könnte dies Ihrem Unternehmen Geldstrafen und Geldstrafen für die Unterbezahlung von Lohnsteuern kosten.
Es gibt eine Ausnahme von dieser Regel. Ihr Unternehmen ist möglicherweise in der Lage, besondere Anforderungen zu erfüllen, um zu vermeiden, dass Arbeitnehmer als Angestellte eingestuft werden und Lohnsteuern auf ihren Lohn gezahlt werden . Diese Erleichterung wird in Abschnitt 530 des Internal Revenue Code erörtert.
Abschnitt 530 Entlastung ist ein Beispiel für eine sichere Hafen Bestimmung nach einigen Bundesgesetzen. Eine Safe-Harbor-Bestimmung ermöglicht den Schutz vor Haftung oder Zahlung, wenn die Person oder das Unternehmen in gutem Glauben Anstrengungen unternehmen können, um das Gesetz einzuhalten. In der Regel bedeutet dies die Einhaltung spezifischer Anforderungen.
Was passiert, wenn ein Arbeitgeber Arbeitnehmer nicht korrekt klassifiziert?
Nehmen wir an, Unternehmen C hat einige Arbeitnehmer, die sie als unabhängige Auftragnehmer betrachten. Zwei Jahre lang hat das Unternehmen diesen Arbeitern keine Bundeseinkommenssteuern vorenthalten und die FICA-Steuern (für Sozialversicherung und Medicare) von den Zahlungen an diese Personen nicht abgezogen .
Das IRS kam zu der Firma und entschied, dass die Arbeiter als Angestellte behandelt worden sein sollten. Da für diesen Zeitraum von zwei Jahren keine FICA-Steuern einbehalten wurden, hätte das Unternehmen für diese Zahlungen zuzüglich Geldbußen und Strafen haften können.
Wie der Schutz von Abschnitt 530 funktioniert
Section 530 des Internal Revenue Code (PDF) diskutiert "Kontroversen darüber, ob Einzelpersonen Mitarbeiter für die Zwecke der Beschäftigung Steuern sind." Paragraph 530 Bestimmungen erlauben es einem Unternehmen, Lohnsteuern zu vermeiden, wenn das Unternehmen Arbeitnehmer als unabhängige Auftragnehmer behandelt, aber der IRS sagt, dass sie Angestellte sind.
Abschnitt 530 schuf einen sicheren Hafen für Arbeitgeber. Dies bedeutet, dass ein Unternehmen nicht wie im obigen Beispiel für die Lohnsteuer haftet. Wenn das Unternehmen nachweisen kann, dass es eine angemessene Grundlage für die Behandlung von Arbeitern als unabhängige Auftragnehmer hat, können die Steuern, Bußgelder und Strafen erlassen werden.
Abschnitt 530 Relief Anforderungen
Abschnitt 530 Relief Requirements (PDF) nennt drei Voraussetzungen für den Erhalt einer sicheren Hafenbefreiung. Alle drei müssen anwesend sein:
1. Angemessene Basis. Ihr Unternehmen muss eine angemessene Grundlage haben, um die Arbeitnehmer nicht als Arbeitnehmer zu behandeln. Diese angemessene Grundlage könnte geschaffen werden durch:
- Ein damit verbundenes Gerichtsverfahren oder eine Entscheidung des IRS.
- Eine frühere IRS-Prüfung, die eine Untersuchung der Lohnsteuer zu einem Zeitpunkt umfasste, als Sie ähnliche Arbeitnehmer als unabhängige Auftragnehmer behandelten und die keine Umklassifizierung dieser Arbeitnehmer zu IRS zur Folge hatten.
- Sie können zeigen, dass ein bedeutendes Segment Ihrer Branche ähnliche Arbeitnehmer wie unabhängige Auftragnehmer behandelt hat.
- Sie haben sich auf eine andere angemessene Grundlage verlassen, wie den Rat eines Geschäftsanwalts oder Buchhalters, der die Fakten über Ihr Geschäft kannte.
Substantielle Konsistenz. Darüber hinaus müssen Sie und alle früheren Arbeitgeber die Arbeitnehmer und alle ähnlichen Arbeitnehmer NUR als unabhängige Auftragnehmer behandelt haben.
Wenn Sie ähnliche Mitarbeiter wie Mitarbeiter behandelt haben, ist diese Entlastung nicht verfügbar.
Konsistenz der Berichte Schließlich muss Ihr Unternehmen zu jeder Zeit alle Bundessteuererklärungen eingereicht haben, die mit Ihrer Behandlung der Arbeitnehmer als unabhängige Auftragnehmer und nicht als Arbeitnehmer übereinstimmen. Diese Behandlung würde beinhalten, den Arbeitern das Formular 1099-MISC als jährliche Gehaltszusammenfassungen und nicht zu irgendeinem Zeitpunkt W-2s zu geben. (Lesen Sie mehr über den Unterschied zwischen Form 1099-MISC und Form W-2 ). Für jedes Jahr und für alle Arbeitnehmer, für die Sie die erforderlichen Informationen nicht zurückgegeben haben, ist keine Entlastung verfügbar.
Ein Beispiel
Um das obige Beispiel fortzusetzen, muss die Firma C:
- Kann zeigen, dass die Behandlung der Arbeiter als selbständige Unternehmer ein Industriestandard war (Angemessene Grundlage)
- Alle ähnlichen Arbeitnehmer als selbständige Unternehmer behandelt (Substantielle Konsistenz), und
- In diesem Fall hat sie jedes Jahr 1099-MISC-Formulare für alle Mitarbeiter erstellt (Reporting Consistency).
Eine weitere Möglichkeit zur Bestimmung des Arbeitnehmerstatus
Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie Arbeitnehmer als unabhängige Auftragnehmer korrekt behandeln, können Sie den IRS um eine Entscheidung bitten. Verwenden Sie das IRS-Formular SS-8 , um eine Bestimmung vom IRS anzufordern. Das Formular führt Sie durch eine Reihe von Fragen zu Ihrer Beziehung zu den Arbeitern. Das IRS überprüft die Situation und gibt eine Entschlossenheit heraus. Der IRS sagt, dass eine SS-8-Überprüfung nicht mit einer Bewertung nach Abschnitt 530 verbunden ist; Dies sind zwei getrennte Prozesse.