Warum nehmen Sie die Protokolle des Corporate Board Meetings entgegen?
Es gibt mehrere Gründe für die Aufnahme und Protokollierung von Meetings.
Der erste und wichtigste Grund, sich ein paar Minuten zu treffen, ist eine Aufzeichnung dessen, was Sie entschieden haben. Ich habe an Bord von Meetings gesessen, wo sich niemand an eine Entscheidung erinnern konnte, die der Vorstand vor ein paar Monaten getroffen hatte. Etwas für Ihr Geschäft schriftlich haben,
Der zweite Grund für das Protokoll des Unternehmensvorstands sind Treue- und Haftungszwecke. Die Vorstandsmitglieder sind in einer vertrauensvollen Position. Sie treffen Entscheidungen über Geld, das von Firmenaktionären investiert wird, und sie müssen in der Lage sein zu beweisen, dass sie im besten Interesse des Unternehmens und ohne Interessenkonflikte weise gehandelt haben. Das Board-Meeting-Protokoll hilft dem Board, nachzuweisen, dass es in gutem Glauben gehandelt und die persönliche Haftung für seine Handlungen vermieden hat.
Der dritte Grund ist für Steuerzwecke. Eine Kapitalgesellschaft ist eine von den einzelnen Aktionären getrennte Einheit. Um sicher zu gehen, dass Sie diese Trennung beibehalten, bietet das Protokoll der Vorstandssitzung eine Aufzeichnung.
Ohne sie können die IRS oder staatliche Stellen den Steuerstatus des Unternehmens negieren. Ein Unternehmen, das es nicht zeigt, fungiert als eine von den Eigentümern getrennte Einheit, die eine schwierige Steuersituation schaffen kann.
Es gibt ein Gleichgewicht zwischen Unternehmen, das sich darum bemüht, sicherzustellen, dass Vorstandsmitglieder ihre Pflicht erfüllen und geschützt werden, vor langen, ziellosen Vorstandssitzungen, bei denen die Mitglieder Zeit verschwenden.
Wir werden dieses Gleichgewicht in diesem Artikel ansprechen.
Jetzt, da wir die Gründe für die Teilnahme an den Sitzungsprotokollen diskutiert haben, hier einige Fehler, die Unternehmen machen, und einige Gedanken, wie sie korrigiert werden können.
Vor der Sitzung keine Agenda erstellen und verteilen
Ein weiterer großer Fehler von Unternehmen in ihren Vorstandssitzungen besteht darin, dass sie vor der Sitzung keine Tagesordnung festlegen und die Tagesordnung sowie relevante Dokumente nicht vor der Sitzung verteilen. Die Tagesordnung sollte für jeden Punkt der Tagesordnung bestimmte Zeitspannen enthalten. Eine spezielle Tagesordnung führt nicht nur zu einem reibungsloseren Ablauf der Sitzung, sondern gibt dem Vorstand (und jedem, der die Protokolle später liest) auch die relative Bedeutung jedes Tagesordnungspunktes bekannt.
Das bedeutet nicht, dass etwas nicht auf die Tagesordnung kommen kann, wenn es wichtig und dringend ist, aber Punkte können durch Abstimmung zur Tagesordnung hinzugefügt werden. Und vieles, was dringend ist, sollte von den Führungskräften und nicht vom Vorstand behandelt werden.
Wichtige Teile des Vorstandstreffens fehlen
Die Vorlage für das Protokoll der Vorstandssitzung sollte Folgendes enthalten:
- Das Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens
- Anfangs- und Endzeit sowie Zeiten für bestimmte Tagesordnungspunkte
- Welche Art von Vorstandssitzung - regelmäßig, speziell oder jährlich (alle Staaten verlangen von den Unternehmen eine jährliche Sitzung)
- Wer war anwesend, bemerkte Regisseure, Gäste und Mitarbeiter und welche Vorstandsmitglieder waren nicht anwesend. Die Namen von Personen, die zu spät kommen oder vorzeitig abreisen, müssen notiert werden.
- Angeben, ob ein Quorum vorhanden ist. Eine Beschlussfähigkeit ist in der Regel in den Statuten für die Stimmabgabe vorgeschrieben. Die Quorum-Anforderung ist in der Regel mehr als die Hälfte der Mitglieder. (Bei einem Vorstand mit neun Mitgliedern müssen zum Beispiel fünf Mitglieder anwesend sein, um ein Quorum zu erhalten).
- Wenn Präsentationen von Komitees oder anderen gegeben werden, geben Sie Namen und Titel der Moderatoren an.
Besprechungsminuten zu spezifisch
Wahrscheinlich ist der größte Fehler, den Boards machen, detaillierte Informationen über Diskussionen (manchmal Argumente) und Prozesse zu verlangen. Die Treffen sollten die Ergebnisse von Entscheidungen widerspiegeln, nicht wer in der Diskussion was gesagt hat. Nehmen wir an, Ihr Board stimmt über einen Antrag ab, eine neue Produktlinie zu verkaufen.
Das Sitzungsprotokoll sollte lauten: "Antrag, eine neue Linie von Gewürzen hinzuzufügen. Antrag abgeordnet und genehmigt, mit so und so abweichenden Meinungen." Wenn die Gruppe eine Diskussion hatte, sollten Sie die Länge der Diskussion aufzeichnen und zusammenfassen, aber Sie müssen nicht auf die Diskussion eingehen.
Minuten, die nicht spezifisch genug sind
Am anderen Ende des Spektrums sind einige Minuten nicht spezifisch genug, um Informationen bereitzustellen und die Mitglieder aus Schwierigkeiten herauszuhalten. Wenn die Entscheidung nicht einstimmig war, eine Aufzeichnung der Boardmitglieder widersprach, die sich enthielt (und zur Kenntnis nahm, ob die Enthaltung wegen eines möglichen Interessenkonflikts erfolgte).
Sie müssen zwar nicht den Schlagabtausch jeder Diskussion aufzeichnen, oder wer hat was gesagt. Aber es sollte genug Informationen in den Minuten geben, um den Geist der Diskussion widerzuspiegeln.
Vorstandssitzungen zu lang
Niemand mag lange Meetings, aber es gibt einige Möglichkeiten, das Meeting und die Minuten zu verkürzen. Möglicherweise möchten Sie die Besprechungszeit des Vorstands sparen, indem Sie eine Zustimmungsagenda erstellen. Im Grunde handelt es sich bei dieser Agenda um eine Liste von Fragen, die schnell und ohne Diskussion behandelt werden können. Die Liste kann Minuten aus der vorherigen Sitzung, Finanzen und Berichte von Ausschüssen oder dem CEO enthalten.
Die Einverständniserklärung sowie die Berichte und sonstigen Informationen müssen vor der Sitzung verteilt werden, damit die Mitglieder sie lesen können. Dann, bei dem Treffen, ist die Einverständniserklärung Teil des Prozesses des Treffens. Jedes Vorstandsmitglied kann eine Frage oder ein Anliegen bezüglich der Zustimmungsagenda stellen, aber wenn es keine Probleme gibt, kann über die gesamte Zustimmungsagenda gleichzeitig abgestimmt werden.
Die falsche Art von Entscheidungen
Ein Unternehmensvorstand trifft Entscheidungen über die Gesamtpolitik. Die täglichen Entscheidungen werden von den Führungskräften des Unternehmens basierend auf dieser Richtlinie getroffen. Manchmal überfordern Boards und versuchen Entscheidungen zu treffen, die dem Management überlassen bleiben.
Das Protokoll nicht genehmigen
Es ist verlockend, in der Hektik der Vorstandssitzungen zu vergessen, das Protokoll zu genehmigen. Es ist jedoch wichtig, dass das Protokoll den Buchstaben und den Geist des Treffens korrekt wiedergibt. Protokolle gelten bis zur Genehmigung als "Entwurf".
Aufzeichnungen über Besprechungsprotokolle nicht aufbewahren
Nach all den Schwierigkeiten, die Sie haben, um gute Minuten für Ihr Unternehmen zu behalten, vergessen Sie nicht, Ihre Besprechungsprotokolle an einem sicheren und zugänglichen Ort zu verwahren. Richten Sie einen Prozess ein, um Protokolle in einem korporativen Datenbuch oder "in der Cloud" in einer kennwortgeschützten Datei zu speichern.
Vergessen, die Rolle des Corporate Secretary anzuerkennen
Die meisten Aufgaben im Zusammenhang mit dem Protokoll des Unternehmens fallen in den Zuständigkeitsbereich des Sekretärs des Unternehmens. Eine gute Corporate Secretary zu sein, ist eine Kunst und diese Personen werden oft nicht genug anerkannt. Sagen Sie dieser Person regelmäßig "Danke".
Ohne einen Anwalt als Berater Ihres Board of Directors
Die Informationen in diesem Artikel sind nicht als Steuer- oder Rechtsberatung gedacht und der Autor ist kein Anwalt. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen privat oder öffentlich ist (mit öffentlich gehandelten Aktien), sollten Sie einen Anwalt haben, der Sie berät, wie Sie Firmenprotokolle nehmen und an wichtigen Vorstandssitzungen teilnehmen, um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Vorstand geschützt sind.