Eine gute Steuererklärung kann der wichtigste Nachweis für Ihr Unternehmen sein. Der Internal Revenue Service (IRS) erfordert, dass Sie bestimmte Steuersätze für bestimmte Zeiträume und andere Aufzeichnungen für unterschiedliche Zeiträume behalten. Sie möchten keine Steuerzeit haben und müssen in Panik geraten, weil Ihre Firma ihre Steuerunterlagen nicht in Ordnung hat. Unvollständige Steuerunterlagen können Sie Abzüge kosten und wenn Sie geprüft werden, kann dies zu einem Problem führen und Geld kosten. Schließlich möchten Sie alle möglichen Abzüge erhalten und in der Lage sein, sie zu sichern.
Hier finden Sie acht Tipps, welche Steuern Sie aufbewahren, wie Sie sie behalten und wie lange Sie sie behalten sollen:
01 - Richten Sie ein gutes Buchhaltungssoftwaresystem ein
Ihre endgültige Steuererklärung ist ein Produkt Ihrer guten Buchführung durch Ihre Buchhaltungssoftware im Haus.
02 - Beweislast für Gewerbesteuer
Wenn Sie in Ihrer Steuererklärung einen Eintrag vornehmen, z. B. Einnahmen, Ausgaben und Abzüge, haben Sie die Beweislast für sie. Sie müssen nachweisen können, dass Sie Anspruch auf bestimmte Abzüge und Auslagen haben, um als Abzüge in Anspruch genommen zu werden.
Wie stellen Sie Beweise her? Durch gute Aufzeichnungen natürlich. Wenn Sie Aufzeichnungen haben, die diese Abzüge und Ausgaben belegen, haben Sie Ihre Verantwortung erfüllt, um die Beweislast für die IRS zu haben. Nehmen Sie keine Abzüge oder Einkünfte ein, ohne Unterlagen zu haben, die belegen, dass Sie die Beweislast haben.
03 - Quelldokumente für Accounting-Journale
Die Quelldokumente für Käufe für Ihre Unternehmen, wie z. B. stornierte Schecks, Quittungen, Kassenbänder und andere, machen Sie aus Ihren Buchhaltungsbuchhaltungen und Journalbuchungen. Sie sind auch Ihre Dokumentation für Steuerabzüge für Ihr Unternehmen, die Sie am Ende des Steuerjahres nehmen. Quelldokumente, die ordnungsgemäß aufbewahrt werden, können bei guter Dokumentation einen langen Weg zurücklegen.
Die Originalpapierdokumente sollten in den Büchern aufbewahrt werden, in denen Sie die Transaktion aufzeichnen. Als Backup sollte im Falle eines Brandes oder eines anderen Desasters jedes Quelldokument in die richtige Computerdatei gescannt und auf einem Flash-Laufwerk gespeichert werden.
04 - EFT und Ihre Geschäftszahlungen
Technologie verändert die Art, wie wir unsere Geschäfte betreiben. Anstatt Papierschecks für Transaktionen zu schreiben, verwenden wir häufig Kredit- oder Debitkarten oder elektronische Geldüberweisungen (EFT), um die Rechnungen zu bezahlen. Wie stellen wir sicher, dass wir unter diesen Umständen die richtigen Quelldokumente für den IRS haben?
Wenn Sie entweder EFT- oder Kredit- / Debitkarten verwenden, verwenden Sie die von Ihrer Bank ausgestellten Jahresabschlüsse als Quelldokumente. Für EFT muss die Abrechnung Folgendes enthalten: Überweisungsbetrag, Name des Zahlungsempfängers und Datum, an dem die Überweisung vom Finanzinstitut auf das Konto gebucht wurde. Bei Kredit- / Debitkarten muss die Abrechnung folgende Angaben enthalten: Rechnungsbetrag, Name des Zahlungsempfängers, Transaktionsdatum.
Der Nachweis der Zahlung allein bedeutet nicht zwangsläufig, dass Sie Anspruch auf einen Steuerabzug haben. Bewahren Sie Kreditkartenabrechnungen und Rechnungen auf, um Ihren Anspruch auf Abzug zu begründen.
05 - Tägliche und monatliche Zusammenfassung der Bareinzahlungen und -auszahlungen
Ihr tägliches und monatliches Kassen- und Barauszahlungsarbeitsblatt ist Gold wert. Alles, was Sie in Ihren Buchführern und Journalen vermisst haben, finden Sie wahrscheinlich hier. Auch hier benötigen Sie die Quelldokumentation. Auszahlungen wie Kosten für Telefon- und Internetdienste und für LKW / Auto-Ausgaben können hier als mögliche Steuerabzüge abgeholt werden.
06 - Achten Sie auf Ihren Kleingeld-Fonds
Alle Transaktionen aus dem Kassamittel müssen als Barauszahlungen mit einem Quelldokument behandelt werden. Einige können steuerlich absetzbar sein .
07 - Steuerabzüge für Arbeitnehmerabrechnungen
Lohnsteuerabzüge von Mitarbeitern sind komplex. Der Steuerleitfaden konzentriert sich in der Regel auf persönliche Steuern, aber dieser Artikel fasst die steuerlichen Auswirkungen der Arbeitnehmer Unternehmenssteuer zusammen. Halten Sie außergewöhnlich gute Aufzeichnungen für Ihre Mitarbeiter bereit.
08 - Wie lange sollten Sie Ihre Steuerunterlagen behalten?
Gemäß dem Internal Revenue Tax Code müssen Sie Ihre Aufzeichnungen so lange aufbewahren, wie sie für die Verwaltung eines Teils des Steuercodes benötigt werden.
Wenn Sie Angestellte haben, müssen Sie ihre Aufzeichnungen einen Zeitraum nicht weniger als 4 Jahre behalten. Um sicher zu sein, halten Sie die Aufzeichnungen der Mitarbeiter in einem Zeitraum von nicht weniger als 7 Jahren. Wenn Sie Steuern schulden, behalten Sie Ihre Aufzeichnungen für nicht weniger als 3 Jahre. Wenn Sie Eigentum besitzen, bewahren Sie Ihre Unterlagen auf, bis die Verjährungsfrist für das Jahr endet, in dem Sie über die Immobilie in einer steuerpflichtigen Disposition verfügen. Wenn Sie kein Einkommen melden, sollten Sie sich melden und es sind mehr als 25% des Bruttoeinkommens auf der Steuererklärung, halten Sie Ihre Aufzeichnungen für 6 Jahre.