Richtlinien für die Planung einer öffentlichen oder Community-Veranstaltung

Welche Veranstaltungsplaner können von der Stadt Chicago lernen?

Nachbarschaftsorganisationen in Städten im ganzen Land veranstalten spezielle öffentliche und kommunale Veranstaltungen wie Outdoor-Festivals, Straßenfeste und Karneval. Viele dieser öffentlichen Veranstaltungen - insbesondere die erfolgreichen - werden zu vorweggenommenen Feierlichkeiten und manchmal zu einem Punkt des Stolzes für die Gastgebergemeinschaft. Zwar gibt es Aspekte der Planung und Durchführung von Veranstaltungen , die bei allen Arten von Veranstaltungen von Hochzeiten bis hin zu Unternehmenskonferenzen genutzt werden. Öffentliche Veranstaltungen haben jedoch ihre eigenen Bedürfnisse und Herausforderungen. Einer dieser einzigartigen Faktoren für die Planung öffentlicher Veranstaltungen besteht darin, mit Regierungsbehörden zusammenzuarbeiten und deren Genehmigung zu erhalten.

Manchmal ist der beste Weg zu lernen, einfach hineinzuspringen. In anderen Zeiten lohnt es sich, aus den Lektionen und Erfahrungen anderer zu lernen. In diesem Fall werden wir von der Stadt Chicago lernen. Mit Erfahrung bei der Organisation von etwa 350 Sonderveranstaltungen in ganz Chicago hat das Büro für Sonderveranstaltungen des Bürgermeisters seinen Ressourcenleitfaden für besondere Ereignisse und das Genehmigungspaket für besondere Ereignisse erstellt, das praktische Ideen enthält, die andere Städte in ihre Gemeindeveranstaltungen aufnehmen möchten. Hier sind die Top-Tipps für die Planung erfolgreicher Community-Events von den Meistern selbst.

  • 01 - Haben Sie einen formellen Bewerbungsprozess

    Getty Sawaya Fotografie

    In Chicago schreibt der kommunale Kodex vor, dass Organisationen, die eine Community-Veranstaltung ausrichten möchten, einen formellen Antrag einreichen, der bestimmten Veranstaltungsrichtlinien entspricht, wie:

    • Für die Aufnahme kann keine Gebühr erhoben werden (Spendenbetrag festlegen)
    • Lebensmittelverkäufer müssen lizenziert sein und eine Zertifizierung besitzen
    • Likörverkäufer müssen lizenziert sein (nur Bier und Wein)
    • Warenhändler müssen lizenziert sein
    • Chicago Transit Authority muss benachrichtigt werden

    Ein formeller Bewerbungsprozess für öffentliche und kommunale Sonderveranstaltungen kann die Arbeitsbelastung reduzieren und Genehmigungen straffen, was für alle Beteiligten eine Win-win-Situation darstellt.

  • 02 - Erfordern eine Special Event Permit

    Die Stadt Chicago verlangt zusätzlich zum Eventantragsverfahren, dass die Organisatoren einen Antrag auf eine besondere Veranstaltungserlaubnis einreichen, der seine eigenen Anforderungen beinhaltet, wie:

    • Die Bewerbung muss mindestens 45 Tage vor der Veranstaltung eingereicht werden
    • Anträge müssen notariell beglaubigt werden
    • Die Organisatoren müssen eine Versicherungsbescheinigung über 1 Million US-Dollar für kommerzielle allgemeine Haftpflichtversicherung vorlegen, in der die Stadt Chicago als zusätzliche Versicherung genannt wird

    Während es zunächst den Anschein hat, als ob Chicago einfach nur ein paar bürokratische Hürden schafft, wenn es um Community - Events geht, ohne dass die Bewerbungen übermäßig schwierig werden, hat die Stadt dafür gesorgt, dass alle öffentlichen Veranstaltungen ihre Anforderungen erfüllen - viele davon die sich auf die Sicherheit beziehen.

  • 03 - Erfordern eine Event Map mit Genehmigung Anwendung

    Im Rahmen eines Antrages für eine besondere Veranstaltungserlaubnis sollten die Organisatoren eine Ereigniskarte einreichen, die die Sperrgebiete der Straße und den Plan für die Umleitung identifiziert. Es sollte öffentliche Garagenplätze, Zufahrtszugang und Brandspurraum berücksichtigen. Umwegschilder und Barrikaden müssen den städtischen Anforderungen entsprechen, und die Organisatoren müssen diese Lieferungen direkt beziehen. Folgende Punkte werden bei der Ausstellung einer Genehmigung berücksichtigt:

    • Öffentliche Sicherheit
    • Nähe eines anderen Ereignisses in der Umgebung zur gleichen Zeit
    • Vorherige Ausstellung einer Genehmigung für ein anderes Ereignis auf der gleichen Karte
  • 04 - Erfordern Zelt und Canopy Genehmigungen

    In Chicago benötigen Zelte oder Vordächer, die bei öffentlichen Veranstaltungen größer als 240 Quadratfuß sind, Genehmigungen von der Stadt. Wenn sie größer als 600 Quadratfuß sind, müssen die Zeichnungen von einem lizenzierten Architekten oder Bauingenieur abgestempelt werden, und Ausstiegs- und Notfallpläne einschließlich Schilder und Beleuchtung müssen eingereicht werden. Wenn die Größe 4.000 Quadratfuß überschreitet, muss die Erlaubnisanforderung von der Firma eingereicht werden, die für das Errichten der Struktur verantwortlich ist. Dieser Prozess gewährleistet, dass Sicherheitsmaßnahmen ernst genommen werden.

  • 05 - Erfordern Partnerschaften mit Beamten der öffentlichen Sicherheit

    An besonderen Ereignissen in Chicago müssen Polizei und Feuerwehr beteiligt sein. Die Organisatoren müssen sich mit dem Polizeikommandanten (und / oder seinem oder ihrem Vertreter) treffen, um Fragen wie eine Fahrspur für Einsatzfahrzeuge, Sicherheitspläne und einen bestimmten Kommandoposten bei der Veranstaltung zu klären. Die Organisatoren sollten eine Person benennen, die als Verbindungsstelle zur Polizei, der Feuerwehr, den Straßen- und Sanitärabteilungen, dem Büro für besondere Veranstaltungen und anderen fungiert. Es wird helfen, eine sachkundige und erfahrene Person in Ihrem Team zu haben, die als Koordinationsstelle für all diese öffentlichen Abteilungen dient.

  • 06 - Geben Sie eine Checkliste für den Brandschutzcode an

    Festival- und Outdoor-Event-Organisatoren in Chicago erhalten eine Checkliste und müssen bestimmte Anforderungen an den Brandschutz erfüllen:

    • Zelte müssen aus feuerhemmendem Material sein (Zertifizierung erforderlich)
    • Feuerlöscher sind in jeder Kabine erforderlich
    • Temporäre Sitzreihen sollen Platz für 5 bis 14 Personen (maximal)
    • Temporäre Sitzplätze müssen mindestens 36 Zoll betragen
    • Brennbare Flüssigkeiten dürfen nicht in einem Zelt, einer Überdachung oder einer Kabine aufbewahrt werden
    • Müll darf sich nicht ansammeln
    • Elektrische Kabel sollten abgeklebt und mehrere Steckdosen empfohlen werden
    • Feuerwege für Einsatzfahrzeuge empfohlen (10-Fuß-Feuerspur)
    • Für die Mitarbeiter werden grundlegende HLW- und Erste-Hilfe-Kurse empfohlen

    Erfahrene oder neue öffentliche Veranstaltungsplaner schätzen alle eine gute Checkliste.

  • 07 - Sicherer Umgang mit sicheren Lebensmitteln sicherstellen

    Die Stadt Chicago verlangt, dass Händler eine Klasse vom Gesundheitsministerium besuchen, bevor sie Anträge einreichen. Außerdem müssen Anbieter eine Schulung und Zertifizierung zum Summer Festival Sanitation erhalten (angeboten von der Illinois Restaurant Association). Der Gesundheitsbeauftragte, der feststellt, ob ein Verkäufer eine Betriebserlaubnis erhält, behält sich die Befugnis vor, eine Genehmigung jederzeit auszusetzen.

    Die Stadt legt detaillierte Regeln für Lebensmittel, Behälter, Etiketten, Lebensmittelschutz, persönliche Personalhygiene, Nahrungsmittelausrüstung, Abfall, Standbau und toxisches Material fest. Außerdem müssen Anbieter ein obligatorisches Sanierungsseminar besuchen.

    Bei einer damit zusammenhängenden Note muss die Spirituosenlizenz 20 Tage vor der Veranstaltung eingegangen sein.

  • 08 - Haben Sie einen Plan für die Contracting City Services

    Öffentliche oder private Auftragnehmer müssen für eine Reihe von Dienstleistungen angestellt werden, darunter das Anbringen von Parkschildern, Barrikaden, Abschleppen, Mülltrommeln, Recyclingtrommeln, Linern, Kehren, Müllabfuhr, elektrische Dienste und / oder Tontechnik. In Chicago steht das Department of Streets and Sanitation zur Verfügung, um diese Dienstleistungen auf Grundlage eines stündlichen Honorars anzubieten, das auf der Grundlage von Fachwissen geplant ist.

    Auch ein Recycling-Programm ist im Rahmen des Special-Event-Genehmigungspakets in Chicago erforderlich. Mit der steigenden Beliebtheit von Green Events ist das keine schlechte Idee!

  • 09 - Tierrechte benötigen

    Wenn Tiere in irgendeiner Weise an der Veranstaltung beteiligt sind, verlangt die Stadt Chicago, dass der Name eines lokalen Tierarztes, der bei der Veranstaltung anwesend sein wird, zusammen mit dem Ereignisantrag eingereicht werden muss. Diese Person ist verantwortlich für die Versorgung kranker oder verletzter Tiere. Außerdem kann die Kommission für Tierpflege und Tierkontrolle Tiere vor ihrer Verwendung bei öffentlichen Aktivitäten kontrollieren.

  • 10 - Verwalten Sie Event Signage und Promotion

    Öffentliche Event-Veranstalter in Chicago haben die Möglichkeit, mit Lichtmast-Bannern zusätzliche Event-Präsenz zu erhalten. Natürlich verwaltet die Stadt diese Anforderungen, die von den Veranstaltern verlangt werden, die einen Antrag auf Bannergenehmigung ausfüllen, der eine Kopie der vorgeschlagenen Bannergrafiken, das Datum des Ereignisses und andere wichtige Aspekte der Anfrage enthält. Die Abteilung Straßen und sanitäre Einrichtungen verwaltet diese Arten von Anfragen.

  • Besonderen Dank

    Besonderer Dank geht an das Büro des Bürgermeisters für besondere Ereignisse in Chicago für die Erweiterung der Erlaubnis, um seine Anforderungen an Ressourcenführer und Genehmigungsanträge hervorzuheben.